Utilizarea Planului de îmbunătățire a productivității 7 Reguli care să nu uită niciodată

Cât de eficient ne folosim timpul, putem face o diferență semnificativă față de productivitatea noastră personală și profesională. Lucrul mai inteligent, nu mai greu, este cheia productivității eficiente și, la rândul său, la rezultate mai bune și o viață îmbunătățită.

Când am lucrat într-un mediu corporativ, am lucrat timp de aproximativ 14 ore pe zi. Lucrul la aceste ore lungi mi-a oferit ocazia de a avansa cariera mea și de a lucra cu numeroase mărci globale.

Pe măsură ce m-am mutat în mai multe poziții de conducere, am început să gândesc și să lucrez diferit. Mi-am dat seama că am pierdut timp prețios cu familia mea. Foarte multe mese ratate, nopti de baie si lectura cu copiii mi-au schimbat gandul.

Mai degrabă decât să luăm aceste ore lungi ca normă, am decis că trebuie să existe o cale mai bună către succes.

Am creat câteva instrumente și sisteme care mi-au permis să fiu mai eficient și mai productiv la locul de muncă, dar mi-a dat mai mult timp libertatea de a petrece cu cei care au avut cea mai mare importanță. Am inceput sa inteleg ca munca mai putin ar putea de fapt sa ofere rezultate imbunatatite.

Când am început activitatea de coaching, lucrez cu antreprenori de succes, mi-am dat seama că mulți dintre aceștia lucrau și ei mult timp, dar nu vedeau rezultatele pe care le doreau.

Mai degrabă decât să-și folosească timpul pentru a obține cele mai productive rezultate, au fost blocați într-un ciclu nesfârșit de ore lungi și ocupație.

Toți avem 24 de ore pe zi. Unii dintre noi pot obține o cantitate enormă de muncă productivă realizată în fiecare zi și încă mai au timp să se bucure de viață și să facă mai mult din lucrurile pe care le iubim.

Cu toate acestea, alții nu au timp și își petrec cea mai mare parte a zilei fără a se simți frustrați și copleșiți de ceea ce au pe farfurie.

Toată lumea vrea să facă cea mai bună utilizare a timpului și să fie cât mai productivă posibil. Cât de eficient ne gestionăm timpul poate aduce o diferență semnificativă succesului carierei sau afacerii noastre.

Ce ar fi dacă ați avea o strategie pentru maximizarea timpului și îmbunătățirea productivității?

Dacă ați putea petrece mai mult timp concentrându-vă asupra activităților dvs. de cea mai mare valoare; au timp să planifice pentru viitor; au timp să stabilească obiective; să fie capabil să creeze un plan care să le facă să se întâmple; aveți mai mult timp să petreceți cu cei dragi; și au timp să facă mai multe lucruri pe care le iubești cum ar simți?

Cheia pentru a vă îmbunătăți productivitatea este să înțelegeți de ce doriți să o faceți și să aveți claritate cu privire la diferența pe care o va face în viața personală și de afaceri.

Vrem cu toții să lucrăm puțin mai puțin, să facem mai mult din munca pe care o iubim și să câștigăm mai mulți bani, dar cum putem să o facem?

În timpul muncii mele cu antreprenori și lideri am dezvoltat 7 Regulile de productivitate care ajută oamenii să-și atingă cea mai productivă zi de lucru, indiferent de ce implică ziua.

1. Obțineți Clarity în față

Pentru a crea un Plan de îmbunătățire a productivității, trebuie să înțelegem și să măsuram mai întâi locul unde suntem acum înainte de a dezvolta planuri de îmbunătățire. Trebuie să ne uităm la factorii interni și externi atunci când ne gândim la măsurarea și îmbunătățirea productivității.

Cea mai bună modalitate de a măsura este să revizuiți performanțele noastre de la momentul actual până la momentul când am început. Acest lucru ne dă un adevărat simț al îmbunătățirilor pe care le-am făcut, a ceea ce facem cu adevărat bine și a lucrurilor pe care am vrea să le îmbunătățim. Se concentrează inițial asupra punctelor forte, oferindu-ne încrederea pentru a face îmbunătățirile de productivitate pe care vrem să le facem.

Concentrați-vă pe specific

Aveți un scop clar în ceea ce privește îmbunătățirile de productivitate pe care doriți să le faceți. Aveți claritate cu privire la ceea ce faceți, de ce faceți acest lucru și cum arată rezultatul ideal?

Odată ce sunteți clar despre acest lucru, puteți crea mai multă "productivitate intenționată" și puteți stabili îmbunătățiri specifice și măsurabile pe care doriți să le faceți.

Cu cât aveți mai multă claritate în orice situație sau proiect dat, cu atât mai bine și mai repede puteți obține rezultatul dorit.

Când sunteți clar cu privire la rezultatul dorit și sunteți motivați pentru a obține acest rezultat, veți începe să lucrați mai eficient pentru a obține acest rezultat.

Înțelegeți diferența mare pe care o va face

Este important să înțelegeți modul în care îmbunătățirea specifică va aduce o diferență în afacerea dvs. și în viața dvs. reclamă

Fără această motivare axată pe viitor, puteți face schimbări pentru o perioadă scurtă de timp și apoi să vă întoarceți în vechile căi.

• Vei fi mai fericit?
• Doriți să lucrați mai puțin ore și să petreceți mai mult timp cu familia? Dacă da, ce veți face cu acel moment?
• Crearea unei echipe eficiente o prioritate? Dacă da, ce ați putea obține cu o echipă mai bună?
• Te concentrezi pe progresul în carieră?
• Vrei mai mult timp să călătorești?
• Te concentrezi să te eliberezi?
• Este vorba despre obținerea unor niveluri mai ridicate de venituri?

2. Concentrați-vă pe Punctele forte

Când petrecem mai mult timp folosind forțele noastre unice, avem mai multă fericire, suntem mai productivi și oferim o valoare mai mare.

Efectuarea mai multor lucruri pe care le place să le producă rezultate mai bune, sporind în același timp energia, încrederea și creativitatea.

Identificați potențialele dvs. de productivitate

Începeți prin a vă concentra pe punctele forte:

Obțineți o foaie de hârtie și doar scrieți toate lucrurile pe care le faceți bine, unde v-ați simțit în vârful jocului dvs., unde v-ați simțit încrezători și ați produs rezultate pe care ați fost mulțumiți de.

Mai degrabă decât să căutați să dezvoltați slăbiciuni, în loc să vă concentrați pe punctele dvs. forte personale și pe cele ale echipei dvs., dacă aveți una.

Când am lucrat pentru o agenție de marketing și am avut un pas important, am reunit cei mai buni oameni cu punctele forte și abilitățile complementare pentru a răspunde la întrebarea.

Am înțeles că fiecare persoană avea talente specifice, că atunci când a fost adusă împreună cu alte talente complementare, a creat un rezultat mult mai puternic.

Uitați-vă să vă concentrați pe punctele forte și să reuniți alte puncte forte pentru a crea un efect de multiplicare.

3. Delegați și externalizați

Pentru a-ți maximiza productivitatea și a-ți folosi timpul, trebuie să înțelegem că nu putem face totul pe cont propriu.

Trebuie să determinăm ce este important, atât personal, cât și profesional, și să eliminăm activitățile cu valoare redusă.

Principiul Pareto (80:20)^[1] afirmă că 80% din rezultate provin din 20% din acțiuni, totuși ocupația ne desparte adesea de activitățile de valoare înaltă acolo unde se află cele mai productive energii.

Dacă petrecem mari cantități de timp făcând lucruri pe care pur și simplu nu suntem foarte bune și nu ne bucurăm, este mult mai productiv să lăsăm pe cineva sau pe o echipă să o ia.

Când pur și simplu avem nevoie de ajutor pentru a finaliza un proiect, mai degrabă decât pentru a crește stresul prin încercarea de a face totul, pur și simplu cere ajutor atunci când aveți nevoie de el.

În loc să vă pierdeți timpul și energia care vă supraîncărcați, permiteți altora să vă ajute, astfel încât să vă puteți concentra timpul asupra celor mai importante și mai valoroase sarcini. Alte persoane au abilități și puncte forte, de aceea este important să se identifice cine poate ajuta și unde pot aduce valoare.

Pentru a face această parte a planului dvs. de îmbunătățire a productivității pe termen lung, uitați să eliminați, să delegați sau să externalizați 3 proiecte sau sarcini la fiecare 90 de zile pentru a vă elibera timpul și pentru a îmbunătăți productivitatea chiar mai mult.

4. Gestionați-vă

Puteți alege să reacționați în mod constant la declanșatoarele externe sau să vă creați strategia din zi spre exterior.

Când sunteți clar în ceea ce privește prioritățile dvs. și cum puterile dvs. unice pot oferi rezultatele pe care le doriți, vă veți simți mai energic, mai concentrat, mai productiv și veți obține rezultate de înaltă performanță în fiecare zi.

Creați-vă versiunea pentru o zi productivă

Cheia pentru o zi productivă este intenția dvs. de a avea o zi productivă, mai degrabă decât să reacționați doar la ziua dvs. și să lucrați în lista dvs. de sarcini pentru a vă stabili ziua în avans.

În loc să lucrezi la lucruri pe care te gândești “ar trebui să” faceți, alegeți ceea ce doriți să faceți, gândiți-vă intenționat să o faceți și apoi urmați și faceți-o.

Alegeți doar trei lucruri de făcut în fiecare zi

Creșterea productivității vine prin stabilirea priorităților. Mulți oameni folosesc un planificator zilnic sau păstrează liste cu lucrurile pe care vor lucra în fiecare zi. Acest lucru îi ajută să elimine distragerile și să elimine unele din complexitățile din viața lor.

Aflați cum să scăpați de toate distragerile din acest ghid: Publicitate

Usor distrat? Iată soluția ta

Dar problema pentru mulți este că această listă de sarcini este pur și simplu o listă de lucruri pe care doresc să le facă sau simt că trebuie să se facă. Atunci când nu există claritate, nu se pune accentul pe sarcinile pe care trebuie să le rezolvăm și de ce sunt importante în primul rând.

O modalitate simplă de a crește productivitatea este să obțineți mai multă claritate cu privire la prioritățile dvs. Vă recomandăm să alegeți și să lucrați numai pe 3 sarcini cheie sau proiecte în fiecare zi, cele mai importante fiind întâi.

Citiți Următorul

Ghidul de rutină pentru noaptea finală: Sleep Better și Wake Up Productive

Ai căzut în capcana "ocupată"? Iată calea voastră

Usor distrat? Iată soluția ta

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Concentrați-vă pe o sarcină odată

În ciuda a ceea ce ați putea crede, pur și simplu nu puteți multitasking în mod eficient. În schimb, concentrați-vă asupra unui singur lucru la un moment dat.

Pornirea unui lucru, oprirea și comutarea sarcinilor vă reduc energia și productivitatea.

Sarcinile neterminate pot crea un mediu de îndoială de sine și de auto-vină. Alegeți cele mai importante din partea de sus 3 și lucrați la ea până când ați terminat.

Lucrați în blocuri de timp

Pentru a vă susține munca concentrată și productivă pe un singur lucru, începeți să lucrați în blocuri de timp.

Uitați-vă la sarcina pe care lucrați și decideți cât timp trebuie să investiți în finalizarea acestuia.

Dacă vă va lua patru ore de făcut și este o prioritate mare în aceste patru ore.

Vă sugerez să folosiți metoda 60-60-30. Lucrați timp de 50 de minute, faceți o pauză de câteva minute. Urmați din nou același proces și apoi faceți o pauză de 30 de minute.

Urmați același proces din nou până când proiectul a fost finalizat pentru a crește productivitatea.

Luați mai multe pauze

Pentru a face ca strategia de mai sus să funcționeze, trebuie să vă asigurați că sunteți strictă în a lua aceste pauze.

Puteți folosi tehnica Pomodoro sau setați doar un ceas pe ceas (nu telefonul dvs., prea multe distrageri).

Veți găsi că acest lucru mărește de fapt concentrarea, concentrarea și productivitatea. Se asigură că energia dvs. este întotdeauna ridicată.

Vă recomand să mergeți la o plimbare, să luați un pranz sănătos sau să faceți ceva care vă întinerește în timpul pauzelor. Dacă vă simțiți obosit și vă concentrați prea mult, puteți lua întotdeauna un pui de somn rapid.

5. Gestionați-vă energia

Este esențial să vă păstrați și să vă îngrijiți puterea fizică și mentală pentru a vă asigura că sunteți energizați, concentrați și productivi în fiecare zi.

Mai jos sunt câteva sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a vă stabili performanța de vârf:

Dormi suficient

Este important să dormi mult, astfel încât să te pregătești pentru o zi cât mai productivă pe zi. Am scris mai devreme despre beneficiile somnului.

Dacă vă luptați pentru a obține destul de somn și doriți să vă treziți productiv încercați această rutină de noapte de la CEO Lifehack:

Ghidul de rutină pentru noaptea finală: Sleep Better și Wake Up Productive

Mai mult timp oprit

Antreprenorul fundației strategice, Dan Sullivan, crede că există două modalități de a privi lumea: prin lentilele timpului și efortului sau prin obiectivul rezultatelor.

Pentru el, este vorba de maximizarea rezultatelor, reducând în același timp timpul și efortul implicat pentru a le produce. Sistemul său de timp vizează concentrarea timpului, a energiei și a creativității pentru a produce cele mai bune rezultate. reclamă

El sugerează că veți lua în mod regulat "zile libere" (o zi de 24 de ore, de la miezul nopții până la miezul nopții, în timpul căreia nu există activități legate de muncă) pentru a vă stabili perioade de productivitate ridicată și creativitate.^[2]

“În loc să văd timp de lucru ca recompensă, o considerați o condiție prealabilă necesară pentru succes.” - Dan Sullivan

Acest timp vă ajută să vă asigurați că vă odihniți bine, vă întoarceți și sunteți gata să vă ocupați de cele mai mari provocări.

Creați o oră de dimineață

Crearea unei rutine de dimineață vă poate oferi motivația intenționată de a avea o zi productivă. Mai degrabă decât să reacționați la ziua dvs., vă stabiliți strategic ziua pentru a fi una de inspirație de înaltă performanță.

Luați o oră sau 90 de minute pentru a vă concentra asupra dvs. și asupra celor mai importante sarcini. Aceasta ar putea fi o combinație de meditație, exercițiu, lectură, consumul unui mic dejun sănătos, exprimarea recunoștinței și stabilirea celor mai importante sarcini ale zilei.

Găsiți o rutină care funcționează pentru dvs. Se amestecă și se amestecă câteva lucruri diferite până când găsiți sensul, motivația și scopul care se simte bine.

Pentru sfaturi despre crearea rutinei dvs. de dimineață citiți rutina Ultimate Morning pentru a vă face fericit și productiv toată ziua

Începeți să nu mai spuneți mai des

În loc să lucrăm mai mult și mai greu, ar trebui să ne concentrăm timpul și energia asupra activităților care oferă cele mai bune rezultate și ne aduc mai multă fericire.

Nu mai spuneți da oamenilor, proiectelor și lucrurilor care vă scad energia și care aduc rezultate puțin sau deloc.

“Diferența dintre oamenii de succes și oamenii foarte de succes este faptul că oamenii spun foarte de succes “Nu” la aproape totul.” - Warren Buffett

Nu te îngrijora despre perfecțiune

Mulți oameni se pregătesc continuu pentru a începe. Ei așteaptă momentul perfect pentru a acționa.

Dacă așteptați momentul perfect, este posibil să nu începeți niciodată. Perfecționismul este alcătuit în mintea noastră. Este un scop inaccesibil.^[3]

Este mult mai mulțumitor să începeți pur și simplu și să finalizați un proiect pur și simplu făcând o treabă excelentă.

Dacă locuiți într-o lume a "Ar trebui să faceți", s-ar putea să nu fiți vindeți deloc pe proiect și să fiți angajați emoțional suficient pentru a-l completa în primul rând.

Cu toate acestea, dacă veniți dintr-un loc de "Vrei să", ați ales să faceți din acest proiect un domeniu de interes pentru dvs..

Dacă doriți mai multe sfaturi cu privire la evitarea perfectionismului, aruncați o privire la acest articol: Cum perfecționismul vă înșală în mod secret

6. Măsurați și revizuiți continuu

Fundamentul oricărui plan de îmbunătățire a productivității trebuie să includă progresele pe care le puteți măsura.

Când facem progrese spre obiectivele noastre și facem îmbunătățiri, ne simțim mult mai fericiți și mai încrezători.

Obiectivele vagi sau generale nu ne vor da același sentiment de realizare ca ceva specific.

Dacă vă stabiliți planul de îmbunătățire a productivității în termeni de progres specific, măsurabil, vă veți simți mai întemeiat și mai puțin copleșit.

Măsurarea progresului personal de productivitate vă asigură că nu vă comparați performanța cu ceilalți.

“Comparația este hoțul bucuriei.” - Theodore Roosevelt

Setați obiectivele de productivitate

Pentru a vă construi obiectivul de stabilire a mușchilor, notați 5 îmbunătățiri specifice ale productivității personale și profesionale pe care doriți să le faceți în următoarele 90 de zile.

Efectuați-le măsurabile astfel încât să poată fi urmărite și revizuite lunar și săptămânal.

Aceasta poate include reducerea orelor de lucru cu un anumit număr sau angajarea de a încerca o rutină de dimineață pentru următoarele 14 zile.

Decideți ce este cel mai important și ce ar putea face cea mai mare diferență.

Examinați performanța proiectului

Obiectivele dvs. de productivitate și planul de acțiune vor crea o diferență tangibilă față de proiectele pe care lucrați.

Înainte de a începe, setați o serie de criterii de succes și apoi revizuiți proiectul finalizat pe baza acelor criterii.

Rețineți îmbunătățirile care au fost făcute prin modificările dvs. de productivitate și orice alte lucruri pentru a lucra la următorul proiect.

7. Simplificați

Cheia pentru îmbunătățirea productivității este simplificarea și simplificarea ulterioară cât mai mult posibil.

Cu toții avem atât de multă complexitate în viața noastră, este dificil să rămânem în control și să ne concentrăm pe cele mai importante activități, atât personal cât și profesional.

Acesta ar putea fi un calendar în afara controlului, o căsuță inbox, o listă masivă de rezolvare a problemelor, dezordine mintală, prea multe solicitări în timpul dvs. sau prea multe termene pentru a vă întâlni.

Acest lucru provoacă un sentiment de a fi blocat sau copleșit și poate duce la oboseală și stres în curs de desfășurare. Am scris despre acest lucru în articolul meu Cum să ajutați anxietatea atunci când viața vă stresează.

Continuați să vă simplificați viața concentrându-vă asupra activităților care oferă cele mai bune rezultate și vă aduc cea mai mare bucurie și satisfacție.

Dacă vă puteți elibera de activitățile de scurgere a energiei, puteți crea un impact mai mare asupra lucrurilor, a oamenilor și a proiectelor care contează cu adevărat.

Acesta este un proces în curs de desfășurare, dar gândiți-vă cât de mult ar fi mai bine viața dvs. dacă se va face tot mai simplu și mai simplu.

Oricare ar fi, îmbunătățirile vor spori încrederea dumneavoastră.

Linia de fund

Aceste 7 reguli și strategii de sprijin pot fi puse în aplicare pentru a vă ajuta să faceți acest prim pas spre creșterea eficienței, încrederea și productivitatea.

De ce nu alegeți una sau două și vedeți cum pot să facă o diferență în afacerea și viața dvs.?

Fiecare bucată de progres și de îmbunătățire a productivității și a fericirii ar putea să vă facă viața mai plăcută și să vă asigurați că rezultatele dvs. se îmbunătățesc.

Cel mai important lucru este doar să începeți planul de îmbunătățire a productivității.

Credit de fotografie recomandat: Damian Patkowski prin unsplash.com

Referinţă

[1]	^	Brian Tracy: regula 80 20 explicată
[2]	^	Dan Sullivan: Cum să rămâi în vârful jocului tău antreprenorial
[3]	^	Lucemi Consulting: Cum să învingă perfecționismul odată pentru totdeauna