Aceasta este una dintre cele mai gratuite 10 sfaturi tehnice de bază care fac o diferență

Coaching-ul este, de obicei, despre "schimbarea mare": generarea de noi strategii de afaceri semnificative sau comportamente de conducere. Dar de-a lungul drumului există zeci de mici ajustări care fac și ele o mare diferență. Multe dintre acestea sunt în domeniul tehnologiei.

Mai ales atunci când lucrăm cu întreprinderi mici și antreprenori singuratici, sugerez o varietate de instrumente și abordări pentru a construi capacități și a elimina obstacolele. Iată 10 sfaturi care sunt trase din interacțiunile pe care le am cu clienții în fiecare zi.

Un cuvânt despre securitate. Acest articol nu se ocupă de problemele de securitate. Dacă utilizați servere în afara amplasamentului, conexiuni Bluetooth, stocarea de date pe telefonul dvs. etc., există probleme semnificative de securitate. Lifehack, Google, About.com și alte site-uri pot furniza informații importante, actuale despre aceste probleme. Sau vorbiți cu guru-ul dvs. local de tehnologie. Doar ca sa stii.

Acestea fiind spuse, aici mergem:

1. Aflați cum să partajați și să exportați fișiere

• Indiferent de ce software de contabilitate utilizați, învățați cum să exportați într-o foaie de calcul Excel sau într-un fișier CSV (valoare separată prin virgulă). Acest lucru permite unui antrenor sau unui consultant să vă revadă cu ușurință situația financiară (fără a vă taxa pentru reintroducerea manuală a datelor!). Cele mai multe programe financiare vor avea un articol "Salvați ca ..." sau "Exportați ..." sub "Fișier". Verifică.
• Fișierele CSV sunt, de asemenea, un format standard pentru a exporta informațiile de contact de la PIM (Personal Information Manager) precum Outlook sau Entourage. Când exportați, de exemplu, informațiile dvs. de contact, îl puteți încărca într-o foaie de calcul pentru fuzionarea de e-mailuri sau o puteți încărca în servicii precum Contact permanent pentru a crea campanii electronice de newsletter.
• Când trimiteți documente (cum ar fi CV-uri, rapoarte sau planuri de afaceri) prin e-mail pentru examinare, doriți să fiți sigur că documentul ajunge exact în modul în care l-ați trimis. De asemenea, doriți să vă protejați documentele de alterare rău intenționată sau accidentală. Cel mai bun mod de a avea grijă de ambele preocupări este salvarea documentului ca format PDF (Portable Document Format). Un document PDF blocat vine în căutarea exact ca și cum l-ați trimis și nu poate fi ușor modificat. Versiunile mai noi ale majorității software-urilor de birou și grafică pot salva, imprima sau exporta într-un format PDF. Există, de asemenea, un număr de programe gratuite sau partajate pe care le puteți descărca, ceea ce va transforma aproape orice document sau fișier de imagine într-un PDF.

2. Fiți sistematic în utilizarea dosarelor și fișierelor

• Fie că este vorba de nume de documente individuale sau de sisteme de fișiere întregi, creați un sistem de nume și locație pe care îl puteți repeta. Veți economisi timp și veți reduce erorile. De exemplu, am un folder "Client nou" care conține toate subdosajele goale pe care le solicit în mod normal pentru documentele clientului. Când un nou client vine la bord, pur și simplu să copiez și să redenumesc folderul "Client nou" și sunt gata să încep să introduc subfolderele deja numite cu noi documente. În acest fel știu că fiecare document pe care îl creez are aceeași locuință pentru fiecare client.
• Ați căutat vreodată un fișier într-un anumit dosar și nu l-ați găsit acolo? Suntem creaturi de obicei. Probabil ca nu, veti vedea din nou data viitoare cand doriti acest fisier. Cu excepția cazului în care există un motiv clar să nu faceți acest lucru, atunci când găsiți fișierul, vă recomandăm să îl mutați în dosarul pe care l-ați căutat pentru prima oară.
• Când denumiți fișiere, utilizați o structură standard astfel încât a) numele să vă spună ceea ce căutați și b) să sortați corect fișierele atunci când deschideți dosarul. Un sfat pentru acest lucru este să denumiți fișierele "year-month-date-filename.doc" pentru fișierele pe care aveți mai multe versiuni (de exemplu, 2009-07-23-newsletter.doc) și să setați criteriile de sortare pentru acel director "data - cea mai recentă". Astfel, de fiecare dată când deschideți dosarul, fișierele sunt sortate astfel încât să puteți vedea fișierul pe care ați lucrat cel mai recent în partea de sus a listei.

3. Backup

Stiu. Incredibil plictisitor. Dar, într-adevăr, dacă nu vă susțineți lucrurile, vă cereți probleme. Și astăzi, cu diferitele soluții de back-up disponibile, nu există niciun motiv pentru a avea acel sentiment de răceală înghețat în spatele gâtului când realizezi că ceva foarte rău sa întâmplat cu calculatorul tău. reclamă

• Dacă software-ul dvs. are o funcție de salvare automată, utilizați-l. Cât timp ar trebui intervalul să fie între auto-salvează? Nu știu. Cât de mult lucrați în regulă? 10 minute? 20 de minute? 2 minute?
• Back-up-uri de sistem complete. Astăzi puteți obține hard-uri externe, copii de rezervă în afara rețelei și copii de rezervă care apar în timpul somnului sau în timp ce lucrați. Una dintre utilitarele mele de backup preferate este SyncBack SE. Tehnologia este ieftină și ușor de folosit. Nu există nici o scuză.
• Telefonul inteligent ca rezervă. Telefonul dvs. inteligent poate face multe lucruri interesante. Știați că o puteți utiliza pentru a stoca informațiile de contact și calendarul dvs.? Un smartphone bun, cum ar fi Blackberry, IPhone sau Palm, va stoca cu ușurință toate informațiile dvs. de contact și calendarul dvs. și va fi actualizat. Aceste telefoane vin cu software pentru a vă permite să sincronizați datele cu computerul principal. Puteți asigura că ambele dispozitive au aceleași informații de calendar și de contact. Niciodată o idee rea. Ceea ce mă aduce la următorul punct ...

4. Sync sau chiuveta!

Știați că telefonul dvs. vă poate sincroniza contactele, calendarul, sarcinile, notele și multe altele cu computerul? Dacă telefonul și computerul au Bluetooth încorporat, nici măcar nu trebuie să conectați nimic. În ce mai mult prin serverele off-site și Bluetooth, aveți posibilitatea de a stoca procesarea de cuvinte cheie, foaia de calcul, PDF-ul și alte documente pe telefon ca bine.

Prin sincronizarea computerului cu telefonul dvs., nu numai că vă veți ține la curent cu elementele PIM, dar ați creat o altă formă de copiere de rezervă!

5. Sapa un pic mai adânc

Un coleg sau client va menționa uneori că intenționează să cumpere o bucată de software scump pentru a rezolva o problemă specifică. De cele mai multe ori, software-ul pe care îl ia în considerare este o suprasolicitare. Nu este faptul că software-ul nu este bun sau că nu va rezolva problemele pe care le doresc, este pur și simplu o chestiune de ROI. Investiția în bani și timpul de instruire nu este adesea justificată de rentabilitatea productivității.

Soluția? Sapa un pic mai adânc în software-ul pe care îl aveți deja. Ați urmărit / citit vreun tutorial de bază pentru suita dvs. de birou sau software-ul de contabilitate? Majoritatea oamenilor sunt surprinși de cât de mult pot face cu ceea ce au deja pe computerele lor.

Dacă lipsește o anumită funcționalitate, există o șansă foarte bună ca cineva să fi conectat acea gaură cu software-ul gratuit pe care îl puteți descărca sau utiliza online. Experimentez cu Tungle, de exemplu, o soluție online care permite oamenilor să-și rezerveze rezervările în sloturile mele gratuite. Rezervările online sunt sincronizate automat cu calendarul Outlook. Și este gratuit.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

6. Aflați-vă sumele

În timp ce foile de calcul au fost inițial inventate pentru a gestiona funcțiile de bază de contabilitate, unde strălucesc cu adevărat în ceea ce privește posibilitățile de modelare și opțiunile. Lucrurile mai sofisticate sunt pentru specialiștii cu foi de calcul de zi cu zi, dar există principii pe care le folosesc aproape în fiecare zi pentru a face recomandări financiare clienților. reclamă

Foile de calcul mi permit să comparăm diferite medii și rapoarte, să schimbăm unele numere și să vedem instantaneu diferitele rezultate, fără a trebui să repetăm ​​calculele de fiecare dată.

Știind cum să creezi un buget de bază, inclusiv sume, medii și rapoarte, într-o foaie de calcul vă poate oferi un control mai mare asupra finanțelor.

7. Calendare, sarcini și alarme

Mințile noastre pot conține doar 4 - 7 informații la un moment dat. De ce să luați în considerare această capacitate prețioasă de memorie, amintindu-vă să vă opriți la curățătorul de curățătorie atunci când ați putea să vă gândiți cum să aprofundați relațiile cu clienții?

Există multe instrumente disponibile pentru telefonul dvs. inteligent și pentru computerul dvs. care vă poate gestiona programele și listele de sarcini. Prefer aceste instrumente pentru folosirea hârtiei. De ce? Pentru mine, marele avantaj al instrumentelor digitale PIM pe hârtie sunt:

• Informațiile pot fi sincronizate între dispozitive (nici o carte nu poate pierde sau uita);
• Ei vă pot aminti activ lucrurile care trebuie făcute (deci nu trebuie să vă amintiți să vă verificați cartea pentru a vă aminti ce trebuie să faceți);
• Ele pot fi programate pentru a programa evenimentele și memento-urile dvs. repetate, zilnic, săptămânal, lunar etc. Acest lucru vă economisește timpul de a scrie fiecare eveniment repetat în jos. Când se modifică programul, nu trebuie să ștergeți și să rescrieți.

8. E-mail și text SMS

E-mailul este mai mult decât o modalitate de comunicare. Unul dintre cele mai puternice beneficii ale e-mailului este că este o modalitate excelentă de urmărire și organizare a comunicării.

Îmi place conversația față în față, dar sunt momente când mă bucur că există o modalitate de urmărire exactă a ceea ce sa spus atunci când există un dezacord. Chiar și puține dispute precum data și ora unei întâlniri pot fi confirmate într-un mod care nu este posibil altfel. reclamă

E-mailul este, de asemenea, cel mai ușor de organizat. Pur și simplu creați foldere care reprezintă modul în care vă organizați informațiile (consultați punctul 2 de mai sus) și trageți / mutați mesajele e-mail.

O mulțime de profesioniști nu au prins pe SMS (serviciu de mesaje mici) “scriind” ca un canal de comunicare. Textul obsesiv despre lucrurile triviale este un timp uriaș și poate da iluzia că are loc o comunicare semnificativă. În plus, mesajele text nu pot fi ușor organizate, cum ar fi e-mailurile. Cu toate acestea, textul este un instrument util pentru că se poate face între diferite tipuri de telefoane, nu doar telefoanele inteligente mai scumpe și mai complexe și pentru că este rapid și discret. Dacă încercați să vă dați seama ce cineva te întâlnește în fața dvs., este posibil să nu doriți să trimiteți un e-mail. În plus, există momente când doriți să trimiteți pe cineva un scurt mesaj rapid și un apel telefonic nu este adecvat (de exemplu, dacă se află deja în teatru). Trimiterea unui mesaj text poate face acest lucru.

Apelurile telefonice, e-mailurile și mesajele text au fiecare puterea lor. La fel ca Social Networking trucul este să știi când să folosești instrumentul potrivit.

9. Rețele sociale

Acest subiect este mult mai mare decât poate fi acoperit cu ușurință într-o listă scurtă ca aceasta. Dar fiecare persoană de afaceri ar trebui să fie conștientă de asta. Din experiența mea există patru platforme principale de socializare pe care fiecare proprietar și lider trebuie să le înțeleagă.

Facebook. Aceasta este până acum cea mai puțin orientată spre afaceri a platformelor de rețea. Îi recomand celor mai mulți clienți să păstreze Facebook pentru rețeaua socială personală. Știu că Facebook lucrează din greu pentru a se repoziționa și există un număr din ce în ce mai mare de experți care oferă motive și abordări pentru utilizarea Facebook în afaceri, dar până acum nu am văzut suficient potențial pentru revenire pentru a investi timpul.

Există o excepție: Facebook este un mod puternic și eficient de a face publicitate. Facebook vă permite să faceți publicitate unor persoane demografice prestabilite și vă permite să setați un buget fix care se referă la numărul de apariții a anunțului dvs. în paginile persoanelor care se potrivesc profilului pe care îl căutați. Pentru produsul sau serviciul potrivit acest lucru poate fi puternic. reclamă

YouTube. Ca Facebook, YouTube a început ca platformă non-business. Cu toate acestea, recent, un număr tot mai mare de companii utilizează YouTube pentru a posta promoții video de tip low-cost, în stil ghirlandei. Dacă aveți o afacere care are o componentă vizuală semnificativă sau poate educa publicul prin intermediul videoclipului, Youtube poate fi un instrument puternic. Nu știu cum să filmez și să postez un videoclip despre afacerea dvs.? Obțineți unul dintre angajații dvs. din generația Y pentru a vă arăta cum se face! Ele pot chiar să vă arate instrumente care vă permit să fotografiați, să publicați și să promovați videoclipuri pe YouTube, toate de pe telefoanele lor inteligente!

LinkedIn. Acesta este un site numai pentru afaceri, care este similar cu Facebook numai la suprafață. Sub capota sunt foarte diferite. Controalele de confidențialitate sunt mai stricte și chiar profilul tău este mai mult ca un CV. Concentrarea individuală a LinkedIn pe rețelele de afaceri și profesionale a creat un mediu care este un teren fertil pentru crearea de rețele, carieră și căutarea de locuri de muncă și dezvoltarea profesională. Sistemele de referire formalizate, grupurile de interes comun, oportunitățile de afaceri și de branding personale etc. sunt bine gândite și funcționează bine. Dacă sunteți proprietar / conducător profesionist sau de afaceri și nu aveți un profil pe LinkedIn, este posibil să nu aveți ocazia să vă dezvoltați într-un mod puternic.

Stare de nervozitate. Acest site de micro-blogare (vă limitează la postări de 142 de caractere) devine rapid un alt instrument puternic de comunicare și comunicare pentru profesioniști. Întreprinderile o utilizează pentru a informa clienții cu privire la noile promoții și mulți profesioniști o folosesc pentru a-și împărtăși idei, link-uri către articole utile și anunțuri despre evenimentele din comunitățile și piețele lor. Când un post captează pe Twitter, acesta poate merge "viral" în ore și poate găsi drumul spre mii de oameni. Din ce în ce mai mult, poveștile despre evenimentele semnificative (așa cum sunt definite de cei care le pasă de ei) se răspândesc rapid pe Twitter, chiar înainte de a ajunge la canalele tradiționale de știri.

O notă interesantă pe Twitter este că, spre deosebire de alte canale de socializare, nu este luată de majoritatea adolescenților / Gen Y. Există o mare dezbatere despre ce înseamnă asta și cei doi cenți ai mei sunt că sunt atât de "conținut" orientați în structura lor și ca un mediu pe care nu-l dăruiesc folosirii repetitive și relativ inerte la care canalele ca SMS scrierea textului este adesea pusă. Este dificil să vă restricționați mesajele către un grup limitat de "prieteni", deci nu funcționează bine ca un instrument pur social. Tweets sunt într-adevăr "micro-bloguri" cu accent pe idei și informații (cel puțin pe cele pe care le citește) și atât utilizatorii, cât și cei care nu le utilizează par să fi întărit în mod inconștient acea realitate (pentru o dovadă hilară că nu toata lumea "a lua it" check out http://tweetingtoohard.com/)

10. Gândiți-vă la telefonul dvs. inteligent ca un cuțit digital Swiss Army Knife

Puteți utiliza telefonul inteligent pentru apeluri telefonice, e-mail și / sau mesaje text. Dar este, de asemenea, un instrument puternic care vă poate ușura viața profesională în multe alte moduri. Iată câteva sfaturi și trucuri:

• Utilizați tonurile de apel unice ale telefonului sau semnalele pentru evenimente diferite. Doriți ca telefonul dvs. să rămână silențios dacă telefoanele sau clienții cheie nu telefonează? Puteți seta telefonul să facă acest lucru.
• Doriți să obțineți un semnal discret că ora dvs. de întâlnire este aproape sus? Setați ceasul sau cronometrul telefonului să vibreze la un moment dat.
• Vrei să-ți amintești unde ți-ai parcat mașina la aeroport? Luați un instantaneu al zonei cu aparatul foto al telefonului.
• Înregistrați note vocale atunci când nu aveți timp să scrieți o notă
• Calculați sfaturile sau împărțirea facturilor la prânz.
• Pe unele telefoane inteligente puteți găsi acum o adresă sau puteți relua pașii folosind GPS-ul încorporat.
• Puteți să stocați și să actualizați liste de cumpărături, să verificați filmele care se joacă în cartierul dvs. și să accesați Facebook, YouTube și Twitter pe telefon.

Amintiți-vă, aceasta este doar o listă de activități și soluții pe care le-am găsit utile în propria mea practică sau în activitatea clienților mei. Nu este nici măcar exhaustiv. Dacă doriți să aflați mai multe despre unele dintre lucrurile pe care le-am menționat sau vă întrebați dacă tehnologia poate rezolva o anumită problemă, nu ezitați să mă contactați!