Căutarea pentru aplicația mea Ideal GTD

În ultimele câteva săptămâni, am căutat un serviciu online care să mă ajute să stau organizat. Sistemul meu este în prezent un mozaic de hârtie, aplicații pentru desktop și voință care a funcționat destul de bine în trecut, dar a început să se desprindă de cusături, deoarece îmi asum un număr din ce în ce mai mare de responsabilități. Deoarece lucrez în mai multe locații diferite, trebuie să pot accesa o singură sursă în care pot accesa sarcini, fișiere și informații de referință - de oriunde s-ar întâmpla. reclamă

Am găsit încă sistemul care funcționează cel mai bine pentru mine, deși există o mulțime de aplicații slick care arată promițătoare până când mă duc până la lucru cu ei. După câteva zile de emoție, mă găsesc în fața barierelor legate de productivitate - unele din cauza designului slab, unele din cauza diferențelor de filozofie dintre mine și programatori, cel mai mult pentru că eu pur și simplu nu sunt clientul țintă - și găsesc am petrecut timp cautând soluții pentru a face sistemul să funcționeze, mai degrabă decât să facă lucruri de făcut. reclamă

Privind și evaluând toate aceste aplicații m-au forțat să mă gândesc exact la ceea ce căutam într-o aplicație ideală GTD. Iată câteva dintre caracteristicile pe care le consider importante: publicitate

• Materialele suport ar trebui să fie legate de proiectele: Majoritatea proiectelor mele implică crearea de documente, iar multe dintre ele au și materiale de referință asociate. Aș dori să văd un proiect sau o sarcină în cadrul unui proiect și cu un clic creați sau deschideți un document asociat. De exemplu, lucrez la un articol academic lung pentru o carte; Aș dori să fiu disponibilă toate notele mele, PDF-uri cu materiale de cercetare, schițe și alte materiale de fiecare dată când deschid acest proiect. Foldera face acest lucru într-un fel, dar mi sa părut dificil să lucrez și este orientat mai mult spre colaborarea în afaceri decât spre gestionarea individuală a sarcinilor.
• Editare documente: Vreau să pot crea și edita documente din interiorul aceleiași interfețe pe care le folosesc pentru a vă uita la proiectele și sarcinile mele. Dacă acest lucru utilizează un editor de documente interne sau un link către un serviciu terță parte, cum ar fi Google Docs sau Zoho, nu contează, atâta timp cât documentul este salvat înapoi în proiectul din care face parte. Prin urmare, folosind exemplul de mai sus, dacă lucrez la un proiect al articolului meu, vreau să pot deschide documentul, să scriu și să salvez documentul înapoi în proiectul din care face parte.
• Încărcare în bloc: De ce pe pământ atât de multe aplicații online vă permit să încărcați documente doar unul câte unul? Ceea ce mi-ar plăcea foarte mult să văd este o aplicație desktop care mi-ar permite să sincronizez fișierele, probabil prin faptul că le-am semnalat pe desktop într-un fel și apoi le-aș fi încărcat în fundal - dar aș soluționa un manager de fișiere care fie mi-a permis să trag și să renunț la mai multe fișiere sau să le ctrl selectați pentru a le încărca simultan.
• Integrarea cu instrumente desktop cum ar fi Outlook: Aș dori să pot lucra în aplicații Outlook sau în alte aplicații desktop și să văd munca să apară în spațiul meu online - și invers. Deci, atunci când verific un element listă todo “Terminat” online, este de asemenea marcat “Terminat” în Outlook. Mai multe aplicații on-line fac importuri dintr-o direcție din Outlook și câteva fac sincronizări manuale - nu văd de ce acest lucru nu a putut fi automatizat.
• Integrarea cu instrumente mobile: Pentru mine, ca multe altele, un PC nu este singurul instrument cu care lucrez. Eu folosesc un Treo, iar alții folosesc dispozitive iPhone, Blackberry și chiar dispozitive Windows Mobile (este adevărat!) Atunci când un PC nu este la îndemână. Cu toate acestea, câteva aplicații online încearcă foarte mult să se integreze cu ele. Chiar dacă nu poate fi accesat “Trăi”, ar fi frumos să ai lucruri care să apară cel puțin când dispozitivul este sincronizat. Ceea ce mi-ar plăcea, totuși, este integrarea cu aplicațiile smartphone-ului meu sau cu aplicații terță parte ca Google - Google a arătat că este posibil să se facă aplicații online sofisticate care funcționează pe o varietate de dispozitive mobile.
• Promovarea automată a sarcinilor viitoare: Când dezvolt o schiță a proiectului, în general, scriu o listă de sarcini care trebuie făcute pentru a finaliza proiectul. Dar când mă uit la lista mea de discuții, vreau doar să știu ce să fac acum. Cele mai multe dintre aplicațiile pe care le-am văzut arunca toate todulele din toate proiectele mele într-o singură listă principală, ceea ce este inutil pentru mine - cum pot revizui primul proiect al unui articol când nu am fost nici măcar la bibliotecă pentru a verifica cărțile pe care trebuie să le cer încă? Vreau ca aplicația mea GTD să promoveze următoarea acțiune a listei mele de discuții ori de câte ori marchez articolul imediat înainte ca acesta să se termine.
• Legături către alte servicii: Mi-ar plăcea cu adevărat să văd o modalitate de a transmite date între servicii online, dar cu restricția că aș vrea cel puțin să adaug linkuri în interfața cu alte servicii online. Este surprinzător pentru mine cât de multe aplicații GTD nu au unde să pună legături.
• Funcții fără sarcină: Îmi place să programez timpul sau să-ți pun aminte de lucruri pe care trebuie să-ți amintesc doar o singură dată. De exemplu, timpul de conducere - îmi programez comutarea în mod regulat în calendarul meu și, uneori, am nevoie de un memento (“Hei, trebuie să mergi, prietene!”), dar dacă mi-e dor de memento, asta e pentru că probabil că deja conduc. Aș dori să fiu în măsură să creez o categorie de memento-uri care se dezactivează odată și dacă nu sunt acolo să le răspund, ele dispar.
• O strategie de ieșire Cum primesc datele mele afară a unei aplicații online este cel puțin la fel de importantă cum o obțin în. Nevoile mele sunt obligate să se schimbe în viitor, sau programatorii ar putea decide să schimbe ceva într-un mod care nu mai satisface nevoile mele neschimbate - sau compania care găzduiește serviciul poate ieși din afaceri sau poate anula serviciul. Dacă datele mele sunt prinse în sistemul lor, sunt înșelată. Am nevoie de o modalitate de a descărca în vrac totul în formatele lor originale (pentru documente, fișiere etc.) sau în standarde web documentate (xml, RSS) care pot fi portate într-un nou sistem sau cel puțin deschise pe desktop-ul meu transferați informațiile în mod manual.

Și tu? Ce caracteristici căutați într-o aplicație GTD? Ce servicii folosiți și ce ați schimba pentru a le face mai potrivite nevoilor dvs.? Există un serviciu excelent în afara căruia îi lipsesc? Dacă ați putea să vă proiectați propriul serviciu online perfect, ce ar face? reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Spuneți-ne gândurile în comentariile dvs..