Numai 5 Instrumente de care aveți nevoie pentru a implementa GTD

Dacă vizitați în mod regulat Lifehack, atunci sunt sigur că ați observat seria Getting Things Done, care a fost prezentată aici în ultima vreme. În ultimele săptămâni am discutat metodologia în sine și cum să o folosesc în eforturile dvs. zilnice (atât lucrări, cât și proiecte personale).

Ceea ce nu am făcut, totuși, vă indică instrumentele specifice pe care le puteți utiliza pentru a vă ușura viața GTD. Ei bine, exact asta voi face astăzi.

Permiteți-mi să vă reamintesc că există 7 elemente principale ale GTD: Lista de proiecte, Lista următoarelor sarcini, Lista viitoare / probabil, Calendar, “În așteptare” Lista, Fișierele de resurse și elementul intangibil - încredere.

Fiecare dintre acestea poate fi manipulată utilizând cele mai simple unelte posibile - stilou și hârtie. Dar din moment ce trăim în secolul 21, atunci probabil că nu este cel mai eficient mod de abordare pentru unii oameni.

Ceea ce urmează este o listă de instrumente excelente care sunt fie GTD-friendly direct de la get-go, fie pot fi ajustate cu ușurință pentru a se potrivi cu modul de lucru GTD.

Mesajele primite

Așa cum am spus în unul dintre posturile din seria GTD (graficul zilnic al activității), majoritatea oamenilor încep de obicei munca lor în căsuța de e-mail.

Aceste intrări nu trebuie să fie intrări reale (e-mail sau cutiile poștale tradiționale). După cum este definit în GTD, este o căsuță poștală “pur și simplu locul în care toate lucrurile care sosesc”. Acest lucru ne oferă multe posibilități în ceea ce privește instrumentele sau software-ul real pe care vrem să le folosim pentru mesajele primite.

Unele instrumente și software care tind să funcționeze cel mai bine sunt: ​​Publicitate

1. Fiecare software de e-mail

Acest lucru este evident, dar cele mai simple soluții sunt adesea cele mai bune. Software-ul dvs. de e-mail (indiferent de ce folosiți) este setat perfect pentru a fi folosit ca o căsuță poștală pentru unele lucruri de intrare deoarece ... ei bine, are pur și simplu o căsuță poștală - și fiecare e-mail pe care îl primiți vă așteaptă să-l citiți.

Un lucru important de reținut, totuși, este că, atunci când se ocupă cu e-mail-uri noi, trebuie să luați măsuri imediat asupra acestora.

Dar ce să faceți atunci când întâlniți o nouă solicitare care nu a fost trimisă prin e-mail? Aici intră și alte instrumente.

2. Ține minte laptele

Amintiți-vă Laptele (sau RTM) este un instrument excelent și are mult mai multe aplicații GTD decât să se comporte ca o inbox.

În primul rând, RTM este în esență o cerere de listă de sarcini. Este disponibil online (pentru toate sistemele de operare) și are și o mulțime de versiuni pentru alte platforme (iPhone, iPad, Android).

Cu toate acestea, pentru a numi pur și simplu a “la-do listă” este destul de subevaluat. Poate fi folosit pentru orice activitate în care liste de lucruri vin la îndemână.

De exemplu, deoarece există o versiune pentru iPhone, o puteți utiliza ca listă de produse alimentare atunci când faceți cumpărături sau ca un simplu notepad pe care îl puteți utiliza în deplasare, astfel încât nici o idee strălucitoare să nu vă scape de minte. Sau puteți să o utilizați ca o primită suplimentară. Ori de câte ori vă împiedicați o nouă solicitare care nu a fost trimisă prin e-mail, o puteți pune într-o listă separată în interiorul RTM (preferabil un nume “Inbox”). reclamă

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Revenind la RTM în sine. Instrumentul este foarte ușor de utilizat. Acesta susține mai multe liste, patru nivele de priorități, etichete, multe comenzi rapide de la tastatură (acestea fac lucrul cu fulgerul rapid RTM odată ce ai atârnat de ele), fluxuri RSS, feeduri iCal, mementouri și multe altele.

Lista proiectelor

Adesea, lista de proiecte este o piesă destul de extinsă a bunurilor imobile GTD ... ca să spunem așa. Trebuie să fie perfect organizată, astfel încât fiecare proiect să fie ușor de înțeles și ușor de utilizat.

Pentru mine, există o singură modalitate de a face acest lucru în mod corespunzător - folosind hărțile minții.

Doar pentru a vă reaminti (prin amabilitatea Wikipedia), aharta minții este “o diagramă folosită pentru a reprezenta cuvinte, idei, sarcini sau alte elemente legate și aranjate în jurul unui cuvânt-cheie central sau idee”. Sau în limba engleză - este cel mai bun mod de a vă da gândurile o formă fizică (în acest caz, creați o reprezentare digitală a gândurilor dvs.).

Cele mai multe proiecte sunt doar semi-organizate în jurul multor gânduri diferite care fac sens toate împreună, dar sunt greu de pus într-o listă tradițională sau document text. Cu toate acestea, hărțile de minte pot face față unei astfel de situații în mod excepțional. Acesta este motivul pentru care hărțile minții sunt perfecte pentru a vă gestiona lista de proiecte.

3. FreeMind

Când vine vorba de cartografiere minte digital (pe un computer), există multe instrumente care pot face posibil. Cu toate acestea, într-adevăr merită verificat. Se numește FreeMind.

Numele oferă o bună sugestie că instrumentul este gratuit - și asta e un lucru bun. Dar există mai multe vesti bune - există versiuni disponibile pentru cele mai populare platforme și sisteme de operare. Nu numai că, dar puteți, de asemenea, descărca “binarele” (FreeMind este un adevărat proiect open source).

Dar cea mai buna veste despre toate este aceasta: FreeMind este cel mai usor de utilizat, cel mai rapid si cel mai mic (in ceea ce priveste spatiul de memorie si spatiul folosit pe disc) disponibil. În esență, acesta este cel mai bun instrument pentru cartografierea minții disponibilă. reclamă

(Dacă preferați instrumentele online pentru a trata fișierele locale de pe computer, puteți să verificați MindMeister. Arată destul de impresionant. Acesta oferă toate funcționalitățile importante pentru cartografierea minții și are o mulțime de chestii suplimentare, cum ar fi capacitatea de a include atașamente, imagini, PDF-uri și alte fișiere. Dar nu este gratuit. Planul mai puțin costisitor disponibil este de 4,99 USD pe lună.)

Lista următoare a sarcinilor, Lista viitoare / probabil, “În așteptare” Listă

Listele tale, cu lista următoare a sarcinilor care conduc, sunt locul în care îți petreci cea mai mare parte a timpului când lucrezi cu GTD. Prin urmare, acestea trebuie să fie ușor accesibile și ușor de utilizat. Fiind capabil să le accesați online de pe orice computer și sistem de operare este un lucru frumos, de asemenea.

Aici e locul Amintiți-vă Laptele intră în joc încă o dată. Am descris RTM în detaliu mai devreme în acest post, așa că sunt sigur că-i vedeți valoarea atunci când este vorba de a lucra cu toate tipurile de liste.

Un avantaj suplimentar al utilizării unui singur instrument pentru toate listele dvs. este că nu trebuie să jucați cu miriade de nume de conectare diferite și fișiere locale. Cea mai eficientă modalitate este să vă concentrați întotdeauna pe un număr minim de instrumente și să le potriviți în obiceiurile de lucru.

Calendar

Acest lucru este simplu, și sunt sigur că puteți vedea că vine ...

4. Google Calendar

Nu cred că trebuie să vă conving că Calendarul Google este minunat. Sunt sigur că v-ați înscris deja (sau pentru un instrument / soluție similară).

Cele mai importante caracteristici ale unui instrument de calendar GTD sunt:

• Disponibil de la orice computer (cu acces la Internet)
• Acceptă mementouri
• Suportă mai multe calendare pentru un singur utilizator
• Sprijină partajarea evenimentelor cu alți utilizatori
• Sprijină evenimentele în curs de desfășurare

Și Google Calendar le acoperă pe toate. De asemenea, există o mulțime de aplicații disponibile pentru fiecare platformă mobilă. reclamă

Resurse / Fișiere de referință

Singura problemă cu fișierele de resurse este că ele trebuie să fie destul de bine organizate, accesibile și, de preferință, disponibile de la orice calculator cu acces la Internet.

Acest lucru se poate face prin implementarea a două lucruri.

1. Mai întâi, creați un director / folder undeva pe unitatea hard disk a computerului. Acest director va conține toate resursele dvs. - lucruri care ar putea fi folositoare ca referință atunci când lucrați la proiectele dvs. Este treaba voastră să organizați frumos acest director și să îl faceți cât mai ușor de înțeles.
2. Apoi, conectați-l la Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox este un instrument care vă permite să vă sincronizați datele între mai multe dispozitive pe care le utilizați, dar este, de asemenea, excelent pentru accesarea conținutului online direct prin intermediul site-ului Dropbox.

Toate acestea îl fac perfect pentru a acționa ca o bază GTD Reference Files. Nu numai că puteți să vă sincronizați fișierele pe fiecare mașină pe care o utilizați, dar veți obține și o copie de rezervă online pentru a vă putea opri îngrijorarea cu privire la dispariția lucrurilor peste noapte după o defecțiune la hard disk.

Dacă utilizați doar Dropbox pentru a stoca cele mai importante date pe care le puteți utiliza cu planul gratuit (până la 2 GB de spațiu disponibil pe disc, deși puteți obține spațiu de miere invitând alții la serviciu). Mai târziu, puteți să vă îmbunătățiți cu ușurință contul “Pro 50”, unde primiți 50GB pentru o plată modestă de 9,99 USD pe lună.

Concluzie

După cum puteți vedea, aveți nevoie doar de 5 instrumente pentru a implementa pe deplin GTD în viața voastră. (Apropo, “fiecare software de e-mail” contează ca unul.) Și acest lucru este bun, deoarece cu cât mai puține instrumente folosiți, cu atât este mai ușor să vă păstrați jocul împreună și să-i faceți să funcționeze pentru dvs. Dacă începeți să utilizați prea multe instrumente, acestea devin o povară în loc de o eficiență și de amplificare a productivității.

Ce instrumente utilizați ca parte a abordării dvs. GTD? Vă rugăm să le distribuiți în comentariile de mai jos.

(Photo credit: Set murdar de unelte de mână prin Shutterstock)