Arta pierduta a e-mailului Cum e-mailul ne poate face mai productivi si mai eficienti din nou

Sunteți unul dintre acei oameni care văd că e-mailul este o enervare și nu un instrument de productivitate? Veți vedea e-mailul ca o barieră pentru a face lucrurile făcute? Atunci cu siguranță nu sunteți singuri. Milioane de oameni au crescut pentru a ură adresa de e-mail, deoarece se strânge într-un flux nesfârșit de mesaje, semnale sonore și alerte. Văd atât de mulți oameni cu bulele de alertă în aplicația lor de e-mail care arată patru cifre. Acești oameni au renunțat pur și simplu la e-mail și răspund numai la e-mailurile pe care le primesc de la seful lor sau de la cei mai importanți clienți. În schimb, se îndreaptă spre alte instrumente de comunicare, cum ar fi Slack și Twist, și găsind rapid că, mai degrabă decât rezolvarea problemelor lor, aceste aplicații exasperează

De ce oamenii nu mai folosesc e-mailuri

Problema pentru majoritatea oamenilor este că nu au învățat cum să-și gestioneze e-mailurile sau dacă știu cum să-și gestioneze e-mailurile, ei nu practică aceste metode de gestionare zilnic. Și, ca orice altceva, dacă nu reușești, devine curând într-o mizerie nerealizabilă. reclamă

Cu toate acestea, e-mailul nu ar trebui să fie văzut în acest fel. Email-ul este pur și simplu cea mai bună tehnologie de comunicații creată în ultimii patruzeci de ani sau cam asa ceva. Ne permite să comunicăm fără efort cu oamenii din cealaltă parte a lumii, este timpul real și ne-a permis să putem lucra de oriunde, oricând. E-mailul este destul de probabil cel mai bun instrument de productivitate.

Cum să utilizați e-mailuri pentru a deveni mai productiv din nou

Deci, în spiritul aducerii de e-mail înapoi în viața dvs. ca un instrument de productivitate fundamentală vă place să utilizați, aici sunt cinci sfaturi pentru a obține e-mail de lucru pentru tine. reclamă

1. Tratați-vă căsuța poștală ca punct de colectare

Mesajele primite nu sunt o cutie de depozitare. Mesajele primite reprezintă un loc unde e-mailurile noi sunt colectate și apoi procesate. În zilele anterioare trimiterii de e-mail, când am primit poștă, nu ne-am uitat doar la plic, am decis că nu era important și că lucrurile erau înapoi în cutia poștală. Am mutat-o ​​undeva. Biroul nostru, gunoiul de gunoi sau pe mantlepiece pot fi tratate ulterior. Dacă ai umplut corespondența în cutia poștală, poștașul ar fi crezut că ești ciudat. Deci, nu face asta prin e-mail. Când vine un e-mail, decideți ce trebuie făcut cu el și mutați-l în locul corespunzător. De-a lungul timpului, veți obține mai bine la luarea acestor decizii și în curând veți găsi că aveți de-a face cu e-mailul este o briză.

2. Configurați câteva foldere de bază

E-mailurile primite zilnic se încadrează în câteva categorii foarte clare. Există e-mailuri care vă cer să faceți ceva, e-mailuri care conțin informații, care nu necesită nicio acțiune din partea dvs. decât să le citiți cândva și să actualizați e-mailurile care conțin informații despre care trebuie să știți, dar nu aveți nevoie de nici o acțiune de la dvs. Deci, singurele foldere de care aveți nevoie sunt: “Acțiunea de azi”, “Referinţă” și “Arhiva”. Asta e. Doar trei dosare și veți avea un loc pentru a vă pune toate e-mailurile și pentru a păstra căsuța poștală curată. reclamă

3. Procesați-i în loc să verificați

Problemele legate de mesajele primite de la poștă electronică se corelează atunci când verificați e-mailul și nu îl procesați. Verificarea e-mail-ului este locul în care majoritatea problemelor se acumulează. Dacă vă uitați la un e-mail din căsuța dvs. poștală și nu faceți nimic împreună cu acesta, atunci problemele de e-mail vor crește rapid. În schimb, atunci când intrați în căsuța de e-mail, decideți pe fiecare e-mail despre ce este și apoi mutați-l în dosarul corect. Dacă aveți nevoie să faceți ceva cu acesta, fie imediat și arhivați e-mailul sau, dacă nu aveți timp, mutați-l în dosarul Action Today. Nu durează decât o secundă sau două pentru a muta un e-mail, așa că intrați în obișnuință chiar acum. Verificarea e-mailului înseamnă că vă uitați la un e-mail și nu luați decizii cu privire la acel e-mail. Aceasta este o pierdere de timp. Uită-te la e-mail o dată, ia o decizie ce are nevoie de a face cu e-mail pentru a le elimina din căsuța de e-mail și a face-o.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

4. Creați un cont separat de e-mail pentru achizițiile și promoțiile online

O parte din motivul pentru care primim atât de multe e-mailuri este că ne dăruim fericit adresa noastră de e-mail oricui o cere. Nu v-ar oferi o adresă privată unui străin care o cere, de ce atât de mulți oameni își dau adresele de e-mail atât de ușor? În schimb, configurați un cont webmail cu Gmail, Outlook sau altă companie și utilizați-l pentru achizițiile online, pentru abonamente și alte lucruri care necesită o adresă de e-mail. reclamă

Nu puneți această adresă de e-mail în aplicația dvs. de e-mail. Am o adresă de e-mail pe care o accesez numai pe web. Nu este conectat la aplicația de e-mail a telefonului meu și nici nu este conectată la aplicația de e-mail a calculatorului meu. Dacă vreau să văd ce este acolo, mă conectez prin web și o verific. Singurul moment în care am verificat cu adevărat este că atunci când aștept o livrare și o dată pe săptămână pentru a citi prin buletinele de buletin la care mă abonez. Pentru mulți, acest singur șmecherie va elimina în fiecare zi 50% din e-mailuri care intră în cutia poștală.

5. Scrie pentru cititor, nu pentru tine

Unul dintre motivele pentru care mulți oameni verifică constant e-mailurile sunt că așteaptă un răspuns la un e-mail. Dacă doriți un răspuns rapid, atunci trebuie să faceți mai ușor pentru destinatar să răspundă cu informațiile corecte. Structura pentru obținerea rapidă a informațiilor este “ce și de ce”. Atunci când scrieți e-mailul dvs. începeți cu ceea ce doriți - “Bună Nicola, ai putea să-mi trimiți o copie a cifrelor de vânzări din ultimul trimestru?” - și, dacă este necesar, în paragraful următor spuneți de ce - “trebuie să finalizăm conturile Q3 înainte de sfârșitul lunii ... ” - Ceea ce face acest lucru este permite receptorului să vadă exact ceea ce doriți din ecranul de notificare și poate lua rapid o decizie cu privire la răspunsul la dumneavoastră. Dacă îți începi e-mailul cu un preambul referitor la cât de bun a avut un weekend și când speri să vezi destinatarul, e-mailul tău va fi în partea de jos a listei de priorități a destinatarului. Amintiți-vă: ce vreți? Și de ce vrei asta??

Prin adoptarea acestor cinci sfaturi simple, relația dvs. cu e-mailul se va schimba pentru totdeauna. Veți opri repede urărea emailului și afacerea dvs. de dragoste va înflori din nou. E-mailul va deveni o sursă de productivitate și energie. Veți ști ce trebuie să faceți și nu veți mai pierde din nou un e-mail important.

E-mailul nu este problema, este modul în care gestionăm e-mail-urile care reprezintă problema. Dacă luăm câțiva pași simpli pentru a organiza e-mailurile noastre, ne putem concentra mai puțin pe crearea unui e-mail de munte și mai mult pe bucuriile și uimirea de e-mail.