Cum să utilizați o listă Todo pentru a vă face anul 2008 cel mai bun an vreodată

Ah, lista umilă de todo. Cu toate aplicațiile high-tech, whiz-bang de productivitate, gadget-uri mobile, instrumente de birou și planuri originale de zi cu zi din piele corintană, acolo, pentru a ne cheltui banii și atenția asupra, în cele din urmă instrumentul unic cel mai productiv pe care îl putem folosi se reduce la o listă de prostii pe care trebuie să le facem. Priviți sub capota oricărei aplicații GTD sau a unui sistem de productivitate, iar motorul care le conduce pe toate este lista cu todo - fie organizată după dată, prioritate, proiect, fie doar după ce ați crezut că o faceți.

Așa cum spune aproape fiecare guru de productivitate, undeva în fața fiecărei cărți, motivul principal pentru care majoritatea oamenilor nu reușesc, se copleșesc sau se îndreaptă către cardiolog cu îngrijorare și stres este că nu au o bună aderență în ceea ce privește ceea ce trebuie să facă. Așa că se trezesc în mijlocul nopții (dacă pot dormi deloc) într-o stare de panică asupra faptului dacă au făcut tot ce trebuie să facă în acea zi sau că se uită peste grămezi de agitate în jurul lor și se întreabă cum vor ajungeți în partea de jos.

Când sunt aproape la punctul lor de rupere, ei ajung pentru un tampon și stilou și începe să scrie o listă todo. Ei scriu tot ce se pot gândi, îl pot lipi alături de PC-ul lor sau îl împing în buzunar, lucrează în lista lor, simt un moment de simț al ușurării și se întorc la starea lor obișnuită de a fi copleșiți până când vor ajunge punctul lor de rupere. reclamă

Acest ciclu de ineficiență și ineficiență este nebun și prost - și este viața celor mai mulți oameni. De aceea, ruperea acestui ciclu este primul ordin de afaceri în aproape fiecare sistem, menit să ajute oamenii să devină mai productivi, fie în munca lor, în viața creativă, în viața de familie, fie în general.

Cheia pentru o listă eficientă de todo nu este lista în sine, cum este organizată și gestionată, dar obicei de utilizare, adăugare și revizuire a listei. Oamenii care fac liste sporadice numai atunci când sunt aproape complet copleșiți tind să facă o treabă bună de a-și scrie listele și de a lucra prin ele - și de obicei sunt foarte productivi în timpul în care lucrează pe lista lor. Cu alte cuvinte, ei cunosc valoare a listelor todo, și chiar mai mult sau mai puțin cum să le creezi, dar nu și cum să le răspândi în toată viața lor de zi cu zi.

Ca orice obicei, folosirea zilnică a unei liste de todo durează ceva timp pentru a se stabili până la punctul în care este automat. Asa de prima ordine de afacere este de a pune lista dvs. de cadouri undeva intruziv. Nu vă bazați pe voință, logică, mândrie sau noroc pentru a vă ajuta să continuați. Pune-ți lista in fata ta, în fiecare moment al zilei, astfel încât să vă avea să se ocupe de ea într-un fel. De exemplu:

• Păstrați un notebook în buzunarul din spate, unde o veți simți de fiecare dată când vă așezați.
• Puneți-vă de buzunar un teanc sau un teanc de cărți de index în portofel sau buzunar, așa că va trebui să îl eliminați de fiecare dată când ajungeți la bani, la un card de credit, la o identitate, la o carte de vizită sau la tot ce vă păstrați în portofel.
• Utilizați o listă on-line pentru a servi cum ar fi Amintiți-vă laptele, Tada, Toodledo sau Todoist și setați-o ca pagină de pornire.
• Încărcați lista dvs. ondo online pe desktop (consultați instrucțiunile pentru XP aici [flash video]; ​​nu puteți face acest lucru în Vista)
• Instalați un browser separat cu lista dvs. de discuții ca pagină principală și setați-o să se deschidă automat când porniți computerul. Nu închideți-o niciodată și nu o utilizați pentru nimic altceva. Deci, dacă utilizați în mod regulat Firefox, utilizați IE sau Opera sau Safari pentru lista dvs. cu todo și continuați să rulați ori de câte ori sunteți la computer.
• Utilizați un sistem de mementouri (fie că este integrat în serviciul de listă on-line sau că utilizați un serviciu precum Sandy sau cu ajutorul unui cronometru pentru desktop sau când setați o alarmă pe telefonul smartphone) pentru a vă oferi mementouri orare pentru a vă verifica lista.
• Plasați lista de hârtie pe biroul din fața dvs. cu un stilou sau creion în timp ce lucrați.
• Utilizați un obiect gadget sau un widget bara laterală în Windows Vista, în Google Desktop sau în alt software widget pentru desktop. Setați-l să fie mereu în partea de sus.

Nu va trebui întotdeauna să vi se reamintească să utilizați lista dvs.; în cele din urmă, aceasta va deveni o parte obișnuită a rutinei zilnice. Dar pentru prima lună sau cam asa ceva, setați-vă lista prea sus într-un mod care vă perturbe munca, forțându-vă să o acordați atenție. S-ar putea să vă pierdeți puțin timp, dar câștigul total de productivitate va depăși mult. reclamă

Citiți Următorul

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Cum să fii fericit și să te bucuri de viață

Deci, acum că lista dvs. de todo vă atrage atenția, ce ar trebui să faceți cu ea?

Răspuns scurt: scrie Tot trebuie să faceți. Repeta. Pentru restul vietii tale.

Răspuns ușor mai lung: adăugați la lista dvs. toate sarcinile, indiferent cât de mici, în momentul în care vă gândiți la ele. Părăsiți sarcinile mari în bucăți discrete, posibile - adică nu adăugați “Rulează lumea” la lista ta de todo, adaugă “Sunați la Bob pentru a discuta estimările fiscale trimestrului 3.” Dacă va trebui să obțineți numărul de telefon al lui Bob înainte de a putea face acest lucru, scrieți “Uită-te la numărul de telefon al lui Bob” și scrie-l lângă “Sunați Bob ... ”. Când terminați sarcinile, trageți-le de pe listă; după cum vă gândiți la cele noi, adăugați-le. Continuă să faci asta.

Răspuns complet: folosiți-vă lista ca un depozit central pentru toate sarcinile, gândurile și planurile pe care trebuie să le realizați în viață. Utilizați categoriile pentru a vă organiza lista și pentru a vă menține ținta. Întrerupeți sarcinile complexe în pași mici, reali și folosiți listele pentru a planifica pașii pe care trebuie să le urmați pentru a vă atinge obiectivele. Examinați lista dvs. pentru câteva minute în fiecare zi, adăugând noi sarcini și eliminând cele vechi și evidențiind cele 3 sau 4 cele mai importante sarcini pe care trebuie să le finalizați pentru a vă considera ziua bine petrecută. În fiecare săptămână, faceți o analiză mai detaliată, planificați proiecte noi, luând în considerare fiecare aspect al vieții și ceea ce trebuie să faceți în fiecare pentru a vă face viața mai completă, mai bogată și mai reușită. reclamă

• Utilizați lista dvs. ca depozit central: Utilizați lista dvs. nu doar pentru sarcinile pe care trebuie să le lucrați imediat, ci pentru planificare, înregistrarea unor gânduri aleatorii pentru o analiză ulterioară și înregistrarea obiectivelor. Mi-am împărțit Moleskine-ul cu ajutorul separatoarelor de tab-uri Post-It în patru secțiuni: partea frontală este pentru sarcini imediate, o secțiune mijlocie de câteva pagini este pentru cărți și muzică pe care le-am auzit și despre care vrei să te uiți, este pentru a enumera toate proiectele pe care le lucrez și le împărtășesc, iar ultima este pentru note și gânduri. Dar m-am trezit folosind ultima secțiune mai puțin și mai puțin frecvent - în schimb, am început să pun notele direct în lista mea de todo cu prefața “T / A” (“gandeste-te”). De asemenea, folosesc lista mea pentru a înregistra lucrurile pe care le aștept, fie că este vorba despre un pachet pe care l-am comandat, o informație pe care am solicitat-o ​​de la cineva, un depozit bancar sau orice; Eu folosesc prefața “W / F” (“de așteptare”) și puneți data la care am adăugat-o în paranteze la sfârșit, după cum urmează:
  

  [] W / F: răspuns de la Barbara despre noua asigurare de sănătate deductibilă (12/17)

  Când îmi revizuiesc lista, știu cât timp am așteptat - dacă simt că a fost prea mult timp, adaug o listă de urmărire la lista de discuții, cum ar fi:

  [] Sunați la Barbara despre informațiile solicitate privind deductibilitatea nouă a asigurării de sănătate

  În cele din urmă, dacă o sarcină este legată de un anumit proiect, cum ar fi un articol pe care lucrez, adaug “pentru [proiect]” la sfârșitul sarcinii, după cum urmează:

  [] Căutați o carte de Ruth Behar pentru articolul despre sex și sex

• Categorii de utilizare: Am gasit folosirea categoriilor dintr-o lista de hartie pentru a fi o risipa de efort (desi etichetele pe care le-am folosit mai sus sunt un fel de categorizare, presupun). Cu toate acestea, am început de curând să folosesc un manager de listă ondo online, iar cei buni fac categoric mult mai bine. Persoanele care urmează sistemul GTD al lui David Allen utilizează contexte pentru listele lor, clasificând sarcinile după locație sau ocazie în care pot fi făcute. De exemplu, ei ar putea avea un “@telefon” categorie, care afișează tot ceea ce pot face la telefon, astfel încât atunci când au un moment liniștit atunci când pot folosi telefonul, se pot concentra pe lucrul prin toate apelurile lor la o dată. Contextele nu funcționează cu adevărat pentru mine; în schimb, listele mele sunt clasificate în funcție de proiect și blochez timpul în programul meu pentru fiecare proiect și lucrez prin listă pentru fiecare. Consider că mentalitatea la care intru în a lucra la o sarcină dintr-un anumit proiect mă ajută să-mi dezvoltăm impulsul de a lucra prin alte sarcini conexe, chiar dacă acestea sunt diferite în natură - adică aș prefera să fac un telefon despre un proiect și apoi să scrieți un raport pentru proiectul SMA decât să faceți un telefon despre un proiect și apoi să faceți un alt proiect despre un proiect diferit.
• Părăsiți proiectele în sarcini mici, discrete: Când ne uităm la lista noastră de discuții, trebuie să vedem instrucțiuni clare despre ce trebuie să faceți în continuare. Dacă trebuie să întrebi “cum să fac asta” despre o sarcină, nu l-ai destrămat suficient. Ca regulă generală, doriți să reduceți totul la nivelul activității chiar deasupra instinctivului - adică dacă aveți nevoie să scrieți ceva, veți ajunge mai mult sau mai puțin instinctiv pentru un stilou și hârtie, vă așezați, scoateți pen cap, și să-și asume o înțelegere scrisă; orice dincolo de asta ar trebui să fie o sarcină separată.
• Cele mai importante sarcini (MIT): Examinați primul lucru pe listă dimineața sau ultimul lucru pe timp de noapte și subliniați câteva lucruri pe care trebuie absolut necesare să le faceți sau care vor avansa cel mai mult un proiect important în ziua următoare. Puteți utiliza un marcator, le puteți muta în partea de sus a listei dvs., marcați-le “prioritate ridicată” în software-ul de gestionare a sarcinilor, nu contează atâta timp cât știți că acestea sunt MPT-urile dvs. Faceți aceste lucruri mai întâi. Dacă nu faceți nimic altceva în timpul zilei, veți termina totuși ziua în care ați realizat ceva important.
• Sondaj săptămânal: Comentariile mele nu sunt exact săptămânale; în schimb, am tendința de a face una câte o dată la 4 sau 5 zile, dar, indiferent de frecvența pe care o alegeți, faceți o perioadă neîntreruptă într-un program mai mult sau mai puțin regulat pentru a vă uita lista și a vă gândi la “imagine mai mare”. Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați în săptămâna următoare, luați în considerare obiectivele dvs. de bază în viață și dacă există ceva nou pe care l-ați putea face pentru a vă deplasa spre aceste obiective, scrieți planuri detaliate pentru fiecare dintre proiectele dvs., asigurați-vă că “de așteptare” elementele sunt închise, gândiți-vă de toate “gandeste-te” obiecte și așa mai departe.

Nu durează prea mult timp sau efort pentru a păstra o listă bună cu todo. Ceea ce are nevoie este un pic de gândire, astfel încât atunci când vă întoarceți la lista dvs., este clar ce trebuie să faceți și cum se potrivește în viața dvs. de ansamblu. Odată ce ați dezvoltat obiceiul de a folosi o listă todo, totuși, devine aproape fără efort, cum ar fi mersul pe jos sau vorbind - ceva ce tocmai ați do.

Ia-ți puțin timp în acest an pentru a intra în acest obicei și începe să-ți folosești timpul și energia pentru a te deplasa spre obiectivele tale, în loc să-l arzi, încercând cu disperare doar să rămâi acolo unde ești. Începeți acum și faceți anul 2008 cel mai bun an vreodată - până în 2009!