Cum să construiți o agendă de întâlnire a ucigașilor, care este simplă și eficientă

Ați participat vreodată la o întâlnire și ați rămas confuzi ce a trebuit să se întâmple după ce sa încheiat?

Este un eveniment obișnuit; participați la întâlnirea dvs. regulată de organizare lunară, la o ședință specială a grupului de lucru sau la o reuniune a comitetului de grup social care a continuat și a continuat. Când sa încheiat, ați fost lăsați să vă zgâriați capul întrebându-vă ce să îndepărtați de la întâlnire.

Ți-ai făcut diligența și ai purtat un stilou și hârtie, dar nu sa spus nimic important că poți să scrii. S-ar putea să vă amintiți câteva chipsuri amuzante de către cineva care a întrerupt întreruperea vorbitorului sau anecdotele personale ale scaunului care au dat prea multe opinii proprii, dar în cele din urmă ați lăsat să vă simțiți obosiți, nemulțumiți și nesiguri în ce scop a avut loc întâlnirea:

“Ce trebuia să realizeze această întâlnire? A fost o agendă de întâlnire?”

Dacă acest lucru este ceva pe care l-ați experimentat, este un semn al unei ședințe prost conduse. Din nefericire, multe întâlniri sunt o pierdere de timp.

Nu e de mirare că mulți dintre noi se tem de întâlniri în general.

Cuprins

1. Cum să vă schimbați întâlnirile de la plat până la minunat
2. Pași pentru a crea o agendă solidă pentru orice întâlnire
3. Linia de fund

Cum să vă schimbați întâlnirile de la plat până la minunat

Problema cu întâlniri ineficiente este că oamenii nu le planifică în mod corespunzător și totuși se așteaptă ca întâlnirile să aibă succes. Ca cele mai multe lucruri din viață, dacă nu planificați activități importante pe care intenționați să le eșuați.

Pentru ca o întâlnire să aibă succes, trebuie să ai un plan bun pentru asta. Aceasta presupune stabilirea unei agende clare, acționabile și distinctive, care va direcționa cursul întâlnirii astfel încât să nu dispară pe o tangență.

Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați în cadrul întâlnirii înainte de timp. În acest fel, veți pregăti un mesaj potrivit, participanții vor avea puncte cheie pentru a vă îndepărta de la întâlnirea care abordează direct problemele la îndemână și toată lumea va pleca de la întâlnire, simțindu-se că timpul a fost bine petrecut.

Dar cum construiești o agendă solidă pentru o întâlnire care merită timpul? reclamă

Pași pentru a crea o agendă solidă pentru orice întâlnire

Potrivit psihologului organizatoric, vorbitorului și consultantului echipei de conducere Roger Schwarz, o agendă eficientă stabilește așteptări clare pentru ceea ce trebuie să aibă loc înainte și în timpul unei întâlniri. Schwarz scrie într-un articol de la Harvard Business Review:^[1]

“Ajută membrii echipei să se pregătească, să aloce timp cu înțelepciune, să devină rapid pe toată lumea pe același subiect și să identifice când discuția este completă ... Dacă în timpul întâlnirii apar probleme, o agendă bine concepută mărește capacitatea echipei de a se adresa în mod eficient și rapid.”

Desigur, nu există baghetă magică care să facă agendele de întâlnire pop. Dar, următoarele sugestii vă vor ajuta să creați o agendă simplă și eficientă, care face ca fiecare întâlnire pe care o conduceți să fie mai eficientă și mai plăcută pentru toată lumea:

1. Definirea scopului întâlnirii

Vino cu un scop clar și definitiv pentru întâlnire în prealabil.

Care este scopul organizării întâlnirii? Este vorba de introducerea de noi orientări de politici, de generare de noi oferte promoționale potențiale, de detalierea problemelor care necesită rezolvare, de planificare a unei activități ca o acțiune de donare pentru o organizație de caritate locală sau altceva?

Stabilirea scopului exact al întâlnirii stabilește un obiectiv clar și concentrat, astfel încât întâlnirile dvs. să nu se oprească și să ia o întoarcere nestocată sau fără rost.

Dacă trebuie să cercetați și să adunați mai multe informații despre scopul întâlnirii, faceți mai bine înainte de începerea întâlnirii. În felul acesta veți ajunge înarmați cu toate informațiile necesare pentru a conduce bine întâlnirea.

2. Discutați subiecte de discuție

Listează subiectele, temele sau problemele care vor fi discutate în cadrul întâlnirii.

Alegeți subiecte care afectează întreaga echipă, spre deosebire de indivizi, și care necesită o contribuție a întregii echipe la rezolvarea adecvată, cum ar fi “Cum alocăm cel mai bine resursele partajate?,” sau “Cum putem îmbunătăți relațiile cu angajații??”

Păstrați discuțiile de întâlnire la mai puțin de 5 subiecte. Prea multe subiecte de discuție duc la agende lungi, care par a fi descurajante și nu ar putea fi citite. reclamă

Feriți-vă că subiectele agendei care nu sunt interdependente pot determina membrii să se debaraseze în discuții sau să nu participe la ședință.

3. Identificați cine urmează să participe

Denumiți persoanele care ar trebui să participe la întâlnire. Atașarea membrilor în acest mod ajută la motivația acestor indivizi și a altora să participe.

Contactați membrii înaintea timpului pentru a elimina rapid ordinea de zi și pentru a le atribui roluri. Acest lucru îi va atrage mai mult în agenda ședinței și poate ajuta la dezvoltarea unor noi lideri din cadrul echipei.

Dacă altcineva decât tu prezentați o parte din ordinea de zi sau moderând întâlnirea, enumerați și acești oameni. Trimiteți-le numele pe ordinea de zi cu cel puțin o săptămână înainte de timp pentru a le ține pe toți informați și pe aceeași pagină.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum să fii fericit și să te bucuri de viață

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

4. Cereți informații de la ceilalți membri

Încurajați-i pe toți ceilalți care participă la întâlnire să se implice în stabilirea elementelor de pe ordinea de zi, în loc să elimine scopurile și obiectivele stabilite numai de lideri într-o întâlnire cu ușile închise.

Adresați-vă grupului sau membrilor echipei să-și prezinte sugestiile pentru elementele de pe ordinea de zi, întrebările despre problemele care vor fi discutate în cadrul următoarei întâlniri sau alte aspecte care trebuie abordate în cadrul echipei.

Încurajarea participării membrilor la stabilirea agendei îi ajută să devină mai investiți în întâlnire și să fie motivați să atingă obiectivele. Schwarz recomandă:

“Dacă decideți în cele din urmă să nu includeți un element, răspundeți - explicați raționamentul dvs. membrilor echipei care au sugerat-o.”

5. Alocați timp pentru fiecare element de discuție

Decideți cu privire la intervalul corespunzător de timp alocat fiecărui element de pe ordinea de zi și informați-i pe membri cât timp va fi cheltuit pe fiecare subiect de discuție.

Aveți grijă să nu programați prea mult timp pentru elementele agendei. Lăsați ponderea și prioritatea subiectului să dicteze timpul corespunzător alocat acestuia. În acest fel, membrii nu vor petrece prea mult timp pe probleme mai puțin importante, în detrimentul problemelor mai mari, iar întâlnirea nu va depăși. reclamă

Agenda este harta dvs. de parcurs. Ar trebui să indicați toate opririle pe drumul spre atingerea obiectivului dvs., fără a permite prea multe opriri inutile și călătorii laterale.

6. Indicați modul în care membrii trebuie să se pregătească pentru întâlnire

Întâlnirile adesea suge deoarece oamenii sunt nepregătiți.

Instruiți membrii echipei să vă gândiți la motivele întâlnirii care se întâmplă și la rezultatul dorit înainte de timp. Aceasta înseamnă că trebuie să trimiteți ordinea de zi cu suficient timp înainte de întâlnire.

Cereți membrilor să facă cercetări și să citească materialele de fond pe elementele de pe ordinea de zi. Spune-le să vină pregătite cu gândurile lor inițiale despre fiecare subiect.

De asemenea, listați materialele sau instrumentele de care au nevoie pentru a aduce împreună cu ei întâlnirea, dacă există, cum ar fi un înregistrator de voce, stilou și hârtie.

7. Adăugați o secțiune Q & A pentru discuții live

Acest lucru trebuie adăugat la sfârșitul agendei dvs. de întâlnire, unde lăsați participanții să pună întrebări.

Potrivit unui studiu publicat în revista Management Research Review,^[2] angajații găsesc întâlniri cele mai productive atunci când câștigă din ele resurse care îi ajută să aibă performanțe mai bune în rolurile lor.

La acest lucru spunem: alocați timp membrilor să adreseze întrebări pertinente sau chiar să ridice subiecte legate de subiect spre sfârșitul întâlnirii.

Live Q & As oferă satisfacție imediată pentru participanți. Cei care sunt capabili să-și exprime întrebările simt că sunt auziti și îi ajută să obțină feedbackul pe care doresc să-l exceleze.

În plus, puteți obține informații valoroase despre sentimentele, frustrarea sau lipsa de informații care există în anumite domenii din întrebările participanților, care pot ajuta la informarea agendei pentru următoarea întâlnire. reclamă

8. Setați data, ora de începere și sfârșit și locația

Asigurați-vă că respectați timpul de începere și de sfârșit al întâlnirii, chiar dacă în cameră există doar trei persoane. Cuvântul se va răsplăti că sunteți mereu punctual și că oamenii vor veni la timp sau nu vor veni deloc.

Dacă oamenii se vor arăta până târziu sau nu vor apărea deloc, aceasta ar putea fi o întâmplare pentru a schimba locația, ora sau agenda.

9. Prevedeți o revizuire a reuniunii

Dacă echipa sau grupul dvs. se întâlnește în mod regulat, două întrebări pot indica o examinare simplă și eficientă a întâlnirii în cele din urmă: “Ce am făcut bine?” și “Ce vrem să facem în mod diferit pentru următoarea întâlnire?”

Investigarea a cinci sau 10 minute pentru a răspunde la aceste două întrebări simple va cultiva un sentiment de progres în întâlniri, va spori performanța echipei și, în final, va înlătura remușcarea participanților.

10. Lăsați loc pentru a sărbători realizările

După ce ați organizat o întâlnire reușită și interesantă, faceți un punct de evidențiere și sărbătorire a realizărilor pe care le-ați făcut în cadrul întâlnirii.

Ați atins obiectivele pe care le-ați stabilit pentru întâlnire? Sărbătați acest succes și toate celelalte succese ale întâlnirii, ca o modalitate de a încuraja spiritul de echipă și moralul.

Luați în considerare și etapele individuale ale membrilor. Poate că unul dintre membrii timizi a avut o contribuție semnificativă pentru prima dată în cadrul întâlnirii. Sărbătați-vă și asta, ca o modalitate de a da recunoaștere participanților. Studiile arată că 83% dintre angajați găsesc mai multă împlinire în recunoaștere decât în ​​recompense și daruri.^[3]

Linia de fund

Oamenii se tem de întâlniri atunci când întâlnirea nu are structură și organizare. Veți putea depăși această provocare, fiind proactiv în elaborarea unei agende de întâlniri clare și concentrate.

Luați sfatul în acest articol și aplicați sugestiile înainte de a vă găzdui următoarea întâlnire.

Credit de fotografie recomandat: Štefan Štefančík prin unsplash.com

Referinţă

[1]	^	Harvard Business Review: Cum de a crea o agendă pentru o reuniune eficientă
[2]	^	Sentimentele angajaților despre mai multe întâlniri: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands și Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psihologia de azi: Studiul unui nou angajat arată că recunoașterea este mai importantă decât banii