Patru întrebări instructive pentru instrucțiuni

Indiferent dacă îi spui noului stagiar la locul de muncă doar modul de a depune un dosar al unui nou client sau de a oferi surorii dvs. o scurtă descriere a modului în care Fido îi place cina pregătită, dați instrucțiuni. Ca regulă generală, este mai ușor să dai instrucțiuni în persoană - instructorul poate cere clarificări cu privire la orice nu înțelege.

Când scrieți instrucțiuni, totuși, poate fi mult mai greu să explicați fiecare pas necesar pentru a finaliza sarcina. Gândiți-vă la a vă face propriile taxe: instrucțiunile IRS sunt suficiente pentru a conduce pe unii dintre noi să plătească sute de dolari doar pentru a evita să se ocupe de lucrurile distruse. Pe măsură ce scrieți instrucțiunile, țineți cont de următoarele întrebări, pentru a le face să le scrieți și să le urmați cel puțin ușor. reclamă

Care este rezultatul final??

“Se clătește. Spălați repetați.” Instrucțiunile tipice pentru șampon mă deranjează la un nivel fundamental. Mai ales că nu sunt sigur când trebuie să nu mai repet. Cât de strălucitor ar trebui să fie părul meu în cele din urmă? Cum o să știu când este suficient de curată pentru a opri spălarea? Încerc să evit existența în duș, dar acest set de instrucțiuni arată problema cu jumătate din direcțiile care trec pe biroul meu. Nu există nici un scop, nici un scop, nici un produs care să facă ușor pentru persoana care urmează de-a lungul acasă să știe că ea poate opri.

Când scrieți un set de instrucțiuni, primul lucru pe care trebuie să-l notezi este rezultatul final. Chiar și un titlu bun poate avea grijă de această sarcină: un bucătar urmând instrucțiunile “Cum să fierbeți un vas de apă” poate da seama probabil că se poate opri când apa începe să fiarbă. Doriți să demonstrați acest punct? Lăsați un set de instrucțiuni fără titlu pe biroul unui asistent de birou și ieșiți în weekend. Cu mult înainte de a ajunge la plajă, veți primi un telefon pentru a întreba exact ce stă pe birou.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Aveți același punct de pornire?

Odată mi-am dat drumul la aproape cincisprezece kilometri de drumul meu încercând să ajung la casa unui prieten. Am urmat instrucțiunile sale la scrisoare - m-am gândit. Se pare că mi-a dat indicații de la un loc destul de aproape de casa lui, presupunând că aș putea ajunge singur. Și probabil că aș fi putut ajunge atât de departe fără direcții, dacă aș fi știut că trebuie să încep de acolo. reclamă

Asigurați-vă clar punctul dvs. de plecare, indiferent dacă dați indicații de conducere sau le spuneți cuiva cum să le cupleze noul televizor. Punctul de plecare nu poate fi chiar o adresă; poate fi o listă cu ingredientele sau echipamentele necesare pe care utilizatorul dvs. ar trebui să le aibă înainte. Gândiți-vă la rularea unui combinat la fermă. Dacă ar fi trebuit să conduci unul, ați putea fi capabil, cu instrucțiuni bune. Dar ați recunoaște combinația în primul rând?

Vorbești aceeași limbă?

Versiunea mea a limbii engleze nu se potrivește cu unul dintre clienții mei. Am menționat că ar trebui să folosim rețelele sociale pentru a-și comercializa afacerea. El a fost cu mine la acel moment, dar când am făcut o listă de pași pentru cum ar trebui să procedăm, el nu era familiarizat cu un întreg set de termeni: “Ce naiba e tweeting? Trebuie să cumpăr o pasăre?” Uneori suntem atât de obișnuiți cu jargonul sau dialectul conversațiilor noastre de zi cu zi încât nu ne dăm seama că cineva nou în concept - tipul exact al persoanei care are nevoie de instrucțiuni - nu folosește aceleași cuvinte în același cale.

Instrucțiunile dvs. nu trebuie să devină în sarcini în cadrul sarcinilor și încearcă să introducă un nou intern la toate terminologia de birou dintr-o dată. Doar scrieți-vă instrucțiunile către o audiență mai puțin informată - gândiți-vă la draga bunică, care nu se ocupă de argouul de astăzi în timp ce scrieți. reclamă

Aceste întrebări se pot aplica instrucțiunilor vizuale la fel de mult ca instrucțiunile scrise. Simbolurile și icoanele nu comunică întotdeauna bine, în ciuda afirmației că "o imagine este în valoare de o mie de cuvinte". Un exemplu de durată este semnul pe ușa camerei doamnelor - această instrucțiune foarte importantă cu privire la cine este permis accesul. În S.U.A., avem acea figură funky cu aripioarele de pe ambele părți, destinate să reprezinte o fustă. În multe țări din Orientul Mijlociu, însă, camera doamnelor este indicată cu un voal. Icoanele ne pot desprinde la fel de ușor ca și cuvintele.

Puteți să-l testați?

Un set de instrucțiuni nu necesită aceeași testare a utilizatorilor pe care site-ul dvs. de design nou ar trebui probabil să o suporte. Dar dându-l la tipul de la biroul de lângă și întrebându-l “Are vreun sens?” poate accelera timpul necesar ca cineva să vă urmeze indicațiile în funcție de ore. Chiar și treizeci de secunde de corecții minore nu este un efort prea mare, mai ales dacă plătiți pe cineva până la oră pentru a finaliza această sarcină. În anumite situații, desigur, testarea este imposibilă. Merită efortul dacă îl puteți aranja.

Dacă intenționați să utilizați același set de instrucțiuni de mai multe ori, merită să cereți persoanei care a efectuat sarcina să vă informeze despre orice probleme specifice. Goliți-le acum și puteți să minimalizați problemele de pe drum. reclamă

Ultimele gânduri

Și instrucțiunile chiar perfect formulate nu reprezintă o garanție că toată lumea va da seama ce vreți să spuneți. Dar ei fac până șansa ca noul dvs. intern să supraviețuiască în prima zi în birou și că veți reuși să vă păstrați tot părul. Așadar scrieți-vă instrucțiunile, respirați adânc și relaxați-vă cu cunoștințele că ați scris un set bun de instrucțiuni.