Consumate răspunsuri Care e-mailuri ar trebui să standardizați?

Am o mulțime de răspunsuri standard pe care le taie și le lipesc în e-mailuri. Există anumite cereri de informații, de exemplu, că mă ocup destul de regulat. Nu prea am interesul să reintroduc același mesaj de mai multe ori, așa că mi-am salvat e-mailurile utilizate în mod obișnuit și tocmai am tăiat și lipit. Gmail a făcut acest proces mult mai ușor în această săptămână cu noua caracteristică Canned Response disponibilă de la Google Labs. Am pornit-o și am transformat toate mesajele mele salvate în răspunsuri consistente. Mi-a oferit o ocazie să arunc o privire la mesajele pe care le folosesc în mod obișnuit și m-am gândit că le voi împărți cu voi. reclamă

E-mailurile mele standard

1. Disponibilitate - Ori de câte ori cineva dorește să se întâlnească, fie personal, prin telefon sau online, mi se pare mai ușor să mă lipesc în disponibilitatea mea normală și în cele mai bune momente pentru întâlniri. Am modifica e-mail după ce am primit lista mea normală de disponibilitate; la urma urmei, s-ar putea să am o întâlnire non-reoccuring pentru a lua în considerare. Dar, pentru mulți dintre noi, un e-mail general despre ce oră de zi suntem liberi nu va varia foarte mult de la o săptămână la alta.
2. Formulare - Am câteva rapoarte pe care trebuie să le trimit o dată pe săptămână. Am creat formulare de bază de text, în care adaug doar informațiile săptămânii curente. Fac ceva similar cu facturile mele, dar trebuie să fiu foarte atent să mă asigur că cărțile și e-mailurile mele se potrivesc.
3. Nagging Emails - Există un întreg set de e-mailuri pe care chiar nu-mi place să le trimit și le-am concentrat pe toate într-o grămadă de emailuri "nagging". Am e-mailuri de formă pentru a le reaminti clienților că plățile sunt întârziate, că cineva mi-a încălcat drepturile de autor și toate celelalte scrisori pe care acum zece ani le-aș fi făcut doar Xeroxed și umplute într-un plic.
4. Scrisori de intentie - Ca un freelancer, sunt aproape mereu în căutare de lucru. Știu și câțiva angajați cu normă întreagă, care sunt de asemenea pe vânătoare perpetuă. Cu toții ne facem obiceiul de a căuta o muncă care ne va potrivi și de a răspunde cu o scrisoare de intenție, un CV și câteva mostre. Este extrem de rar să scriu o scrisoare de intenție de la zero. Sunt destul de încrezător în scrisoarea mea de intenție; mi-a dat deja o mulțime de lucruri. Există câteva locuri de muncă pe care nu le fac mai mult decât să schimb numele în partea de sus înainte de a-mi trimite e-mailurile.
5. Site-uri Web - aparțin unor site-uri Web pe care le primesc în mod obișnuit e-mailuri de la care trebuie să răspund. Unul, de exemplu, este un site care îmi permite să comercializez cărți. Trebuie să adresez e-mail altor membri pentru a face schimb de informații de transport maritim în mod regulat. Această categorie de e-mailuri este unul dintre motivele pentru care sunt deosebit de entuziasmat de răspunsurile conservate: Vreau să înființez filtre care să se ocupe de răspunsul la astfel de e-mailuri în mod automat, fără să fiu nevoit să fac altceva decât să mă duc la oficiul poștal. Craigslist este un fel de site pe care un răspuns conservat este ideal în special pentru.
6. Proiecte - Când încep un nou proiect, există o întrebare generală la care îmi place să încep, astfel încât toți cei implicați să aibă o idee similară asupra a ceea ce lucrăm. În timp ce aceste întrebări nu constituie, în general, un e-mail complet care începe un proiect, îmi place să pot să le dau cu ușurință. Am câteva fragmente de text care sunt utile pentru e-mail-uri pentru o mulțime de proiecte diferite, cum ar fi cererile pentru anumite tipuri de informații necesare pentru a continua.

Cheia este personalizarea

Am multe e-mail-uri standard. Dar nu vreau să-ți dați ideea că voi trimite doar e-mailuri de formă - că nu mi-am pus niciodată gândul în mesajele pe care le trimit. Cu doar câteva excepții, este destul de rar să trimit unul dintre răspunsurile mele standard, fără a adăuga, modifica sau schimba în general. Răspunsurile standard sunt mai multe șabloane decât literele de formă, în majoritatea cazurilor. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Am început să folosesc șabloanele ca o modalitate de a reduce durata de timp petrecută uitându-mă la inboxul meu de e-mail. Dacă am cel puțin un punct de plecare pentru cele mai frecvente e-mailuri pe care le primesc, pot să-mi folosească e-mailul complet în scurt timp. Pot să răspund la un e-mail de o zi întreagă, în jumătatea timpului pe care mi-ar lua-o dacă am porni de la zero la fiecare. În ultimul timp, se pare că durează mai mult timp pentru mine să copiez și să lipesc un răspuns decât pentru mine pentru a schimba mesajul pentru destinatarul său. reclamă

Dacă cred că trebuie să răspund la aceeași întrebare de două ori, în general, salvez răspunsul meu. Am un dosar destul de sănătos acum - chiar dacă unele dintre răspunsurile mele nu sunt de fapt utile în mod regulat. Dar am constatat că, pe măsură ce stack-ul meu de e-mail-uri standard a crescut, am un fel de răspuns șablon pentru 90% din email-ul pe care-l primesc.

Canned Response va face șablonul mai ușor de gestionat, cred că: Am folosit fișiere text simple, TextExpander și chiar schițe în contul meu Gmail pentru a încerca să-mi gestionez răspunsurile standard. În timp ce toate aceste opțiuni sunt în regulă, nici unul dintre ele nu este mare - nu au fost create într-adevăr cu o astfel de sarcină în minte. Însă Canned Response este într-adevăr făcut cu această abordare a e-mailului în minte. Celelalte metode vor continua să funcționeze, însă, dacă nu sunteți interesat să utilizați Gmail.