7 modalități de a vă exorciza pe demonii dvs. de e-mail

E-mailul a devenit o parte integrantă a vieții noastre, încât este aproape imposibil să mergem fără ea. Nu puteți să le ignorați și să continuați să funcționați în mod normal. La fel ca orice altceva, e-mailul trebuie gestionat și integrat în planificarea dvs..

Un hack de productivitate popular pentru gestionarea e-mailului este ideea unui Inbox Zero. Asta înseamnă să ajungi la un punct în care nu mai ai emailuri în căsuța de e-mail. Din păcate, acest lucru este destul de nerealist și obositor. Întotdeauna va fi un nou e-mail în căsuța de e-mail și, dacă obiectivul tău este să ajungi la Inbox Zero, vei avea șansa să-ți petreci întreaga zi doar pentru a șterge fiecare e-mail așa cum vine. O roată perpetuă de hamster.

În loc să fiți lipit pe telefon sau pe computer, urmărind mesaje noi ca un șoim, aici sunt șapte moduri de a gestiona mai realist e-mailurile: Publicitate

1. Fii clar, concis, acționabil și relevant cu e-mailurile. Ideea aici este de a tăia înapoi și înapoi. Cu e-mailuri ambigue și deschise, veți primi numai persoane care vă trimit mesaje prin e-mail, pentru a vă putea aștepta un nou e-mail pentru fiecare persoană pe care o trimiteți. Doriți ca destinatarii să înțeleagă în mod clar adresa dvs. de e-mail și nu trebuie să răspundă.

2. Utilizați căsuța de e-mail cu prioritate din Gmail. Se încearcă automat să vă separați e-mailurile importante de orice altceva. Mesajele primite afișează ce e-mailuri sunt importante pentru dvs. pe baza istoricului dvs. de e-mail și a e-mailurilor pe care le marcați ca importante. În modul implicit, acesta vă separă automat mesajele "Important și necitit", "Cu stea" și "Totul", dar puteți schimba cu ușurință aceste setări la ceva care vă convine. Filtrarea e-mailului vă arată exact ceea ce aveți nevoie, restul fiind, de obicei, junk sau distragere a atenției.

3. Nu verificați prea des e-mailul. Acesta este cel mai mare criminal de productivitate. De fiecare dată când adresa dvs. de e-mail vă distrage atenția, veți avea nevoie de aproximativ 5-15 minute pentru a vă recupera concentrarea asupra sarcinii pe care o efectuați. Configurați intervale regulate, dar rare, pentru a vă verifica e-mailurile. Unii oameni încearcă să acționeze prin muncă la prima dimineață și apoi să efectueze o verificare prin e-mail înainte de prânz. Apoi, o ultimă verificare rapidă la sfârșitul zilei de lucru. Crearea acestor abateri de timp ajută la zero în e-mailuri care necesită o atenție imediată. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

4. Utilizați mesajele Boomerang atât de importante încât nu se încadrează în partea de jos a căsuței poștale. Este un plug destul de frumos, care vă permite să programați e-mailuri și vă reamintește să urmați. O caracteristică particulară vă permite să eliminați mesajele e-mail din căsuța de e-mail și să le aduceți înapoi la început într-un timp mai târziu și mai convenabil. Aplicația Cutie poștală pentru telefonul smartphone are și această funcție.

5. Primiți mai puține e-mailuri prin trimiterea unui e-mail mai puțin - practică ceea ce predici. Desenarea de la punctul 1, trimiterea de e-mail înseamnă că veți primi e-mail. Deci, dacă trimiteți mai puțin, veți primi mai puțin. Nu numai că te ajuți singur, dar îi ajuți și pe beneficiari să se comporte mai bine - toți câștigă.

6. Aveți o rutină de e-mail. În plus, atunci când vă decideți să vă verificați adresa de e-mail, cât timp vă este permis să cheltuiți citirea sau scrisul ar trebui, de asemenea, să fie limitată. Prin stabilirea unei rutine stricte, veți ști când va veni timpul și vă veți întoarce la lista dvs. de lucru imediat, în loc să fiți urmăriți de o problemă presupusă a fi urgentă. Dacă este cu adevărat urgentă, probabil că veți primi un apel. reclamă

7. Vorbind de apeluri, nu se ocupă de subiecte controversate sau extrem de sensibile prin e-mail. E-mailul este cel mai prost mediu pentru a comunica emoția. Toți destinatarii văd textul, astfel încât aceștia tind să completeze contextul și emoțiile din jurul unui e-mail. Dacă aveți ceva foarte controversat, sunteți mai bine să discutați acest lucru telefonic sau personal pentru a evita interpretările greșite și comunicarea necorespunzătoare.

În cele din urmă, trebuie să realizăm că e-mailul este pur și simplu unul dintre multele instrumente pe care le folosim pentru a comunica cu oamenii. Este important să nu ne gândim la asta ca la slujba noastră și să devenim un sclav al acesteia. Prin utilizarea acestor sfaturi, veți putea să o gestionați mai eficient și să fiți mai productivi. Scapa de acei demoni de e-mail o dată pentru totdeauna.

Aveți alte sfaturi pentru gestionarea e-mailurilor? Spuneți-ne în comentariile de mai jos! reclamă