14 Șabloane de gestionare a timpului pentru a vă ajuta să vă organizați

Managementul timpului este abilitatea care deschide toate celelalte abilități. În plus, dacă vrei să avansezi mai bine, gestionarea timpului îți va ajuta. Dacă doriți o mai bună echilibrare a vieții profesionale sau vieții private, gestionarea timpului este răspunsul. Dacă doriți să vă simțiți mai puțin copleșiți și mai mult în control, gestionarea timpului dvs. este mai bine răspunsul. În centrul gestionării mai eficiente a timpului este un sistem de gestionare a timpului și un sprijin care este un set de liste. Aceste șabloane de gestionare a timpului vă pot ajuta să creați aceste liste.

Dacă cel mai bun prieten al tău ar folosi sistemul de management al timpului, ce-ar spune ea?

Citirea acestui articol este probabil să se încadreze în una din cele 3 grupuri;

• Cei din Denial - "Sunt atât de ocupat că nu am timp să-mi îmbunătățesc gestionarea timpului".
• Cei din Ignoranță - "Sistemul meu de gestionare a timpului funcționează bine de 15 ani".
• Cei care au nevoie - "Dacă asta îmi poate ajuta, o să-i dau un drum, pentru că sunt sigur că pot face unele îmbunătățiri".

Revenind la grupul "Cei în nevoie", aceste șabloane de gestionare a timpului vă vor ajuta. Ele sunt simple, practice și le puteți folosi imediat. Dacă ați avea timp să creați șabloane similare. E greu când ești în tranșee.

Pasiunea mea este să-i ajut pe ceilalți și să fiu un student pasionat și un antrenor de gestionare a timpului timp de 14 ani, am vrut să împărtășesc câteva din ceea ce învățasem. Învățați calea grea, astfel încât să nu aveți nevoie.

Cum se utilizează fiecare dintre cele 14 șabloane de gestionare a timpului

Șabloanele sunt proiectate în funcție de modul în care trebuie utilizate. Primul este cel mai dur, Domeniile cheie de rezultate (KRA) și apoi devin progresiv mai ușor. De exemplu, "Lista zilnică de făcut", "Lista proiectelor" și "Evaluarea săptămânală".

1. Zonele cu rezultate cheie Șablon de gestionare a timpului

Imaginați-vă echipa de fotbal pe care o susțineți sau dacă nu aveți una, o echipă pe care o susține un prieten sau doar una despre care ați auzit. Mina este Oxford United (Cue abuzul blând!). Rating-ul KPI al Oxford United (Key Performance Indicator) este probabil să câștige liga. Aceasta este o echipă pe care toată lumea din echipă dorește să o atingă. Această țintă nu este pentru un individ. Oxford United ar putea câștiga liga, dar a făcut fiecare jucător "să-și tragă greutatea"? Aici sunt importante KRA-urile. O zonă cu rezultate cheie (KRA) este o țintă individuală. Ideea este că, dacă fiecare persoană lucrează pentru realizarea KRA, echipa trebuie să-și atingă KPI-ul. Revenind la echipa noastră de fotbal, portarul KRA ar putea fi o foaie curată. KRA-ul Strikerului trebuie să înscrie câte un gol pe joc, iar KRA-ul Defenderului trebuie să câștige 80% din ei. Care este KRA dvs.??

Acțiune: Finalizați-vă KRA utilizând șablonul de gestionare a timpului # 1, astfel încât acum să vă aflați de ce sunteți în plată - KRA. reclamă

2. Listă zilnică de a face Șablon de gestionare a timpului

Acest șablon de gestionare a timpului este cel mai ușor de înțeles, deoarece necesită doar o listă a ceea ce veți face în fiecare zi. Provocarea este că mulți oameni scriu o listă continuă de a face și nu o listă de lucru pentru fiecare zi. Având o listă de a face în fiecare zi se concentrează mintea. Dacă nu aveți o listă de a face în fiecare zi, două lucruri au tendința să se întâmple. În primul rând, veți fi blocați în căsuța poștală de e-mail, deoarece acest lucru ne face să credem că muncim din greu și, prin urmare, "ocupați". În al doilea rând, altcineva vă va umple ziua cu sarcini dacă nu ați ales singuri sarcinile. Aceste sarcini ar putea veni sub forma unor e-mailuri, a unei cereri de șef sau a unor acțiuni pe care le primiți în cadrul unei întâlniri. "Aveți un plan în fiecare zi sau cineva va avea unul pentru dvs.". O listă zilnică de activități reprezintă baza fiecărui sistem de gestionare a timpului. Utilizați acest șablon în fiecare zi.

Acțiune: Completați o listă a ceea ce veți face mâine folosind șablonul de gestionare a timpului # 2, astfel încât să aveți planul dvs. - Lista zilnică de acțiune.

3. Lista de proiecte Șablon de gestionare a timpului

Foarte puțini oameni au o listă de proiecte "viață și respirație". Unii au unul, dar a fost scris o dată și de atunci nu a fost actualizat. Lista de proiecte este un mijloc de a ști ce lucruri mari sunt. Acele lucruri care vor avea cel mai mare impact pozitiv asupra KRA noastre. Este legătura dintre Lista zilnică de lucru și motivul pentru care vă aflați pe salarizare, care reprezintă zonele cu rezultate cheie. Prin a avea o listă de proiecte, aveți transparența chestiunilor importante și importante. Cercetarea ne spune că fiecare persoană are între 50 și 70 de proiecte în mișcare în orice moment (acasă și de muncă). Acest șablon cere doar 14.

Acțiune: Completați o listă de proiecte pe care lucrați utilizând modelul de gestionare a timpului # 3 pentru a urmări "lucrurile mari" - Lista de proiecte.

4. Acțiuni de întâlnire Șablon de gestionare a timpului

Reuniunile sunt răul necesar al oricărui lucrător de cunoștințe. Nu putem scăpa de ele. Ele par a fi în cazul în care orele sunt pierdute și nimic nu este realizat. Unul dintre motivele principale pentru aceasta este că acțiunile nu sunt capturate sau nu sunt capturate suficient de bine pentru a face să se întâmple ceva substanțial. Desigur, obiectivele de întâlnire, participanții potriviți, atenția, etc., sunt totuși și motive valabile. Acest șablon începe cu obținerea acțiunilor capturate. Acest lucru se datorează faptului că prin luarea unor acțiuni clare capturate, oamenii nu vor avea niciun loc să se rătăcească spunând: "M-am gândit că face asta", "Sau ce înseamnă acea acțiune?" Sau "Am primit doar acțiunile de ieri. Întâlnirea acum 2 săptămâni ".

Acțiune: Șablonul # 4 de gestionare a timpului complet, astfel încât să puteți crește probabilitatea finalizării acțiunilor - Acțiuni de întâlnire.

5. Așteptați lista Șablon de gestionare a timpului

Tu deleagă oamenilor. Oamenii de mai sus. Oamenii de mai jos. Oamenii din lateral. Cum țineți evidența celor cărora le-ați cerut să faceți ce dată? O listă de așteptare vă ajută să urmăriți. Acest șablon oferă un loc pentru a parca ceea ce ați cerut pentru a fi făcut, astfel încât să nu păstrați hounding persoana și astfel încât acestea au fost clare atunci când ați vrut sarcina completate de. Și astfel, bineînțeles, nu uitați. Cheia pentru o listă de așteptare pentru succes este de ao evalua. Acest lucru ar putea fi în fiecare zi în timp ce este o piesă nouă în sistemul dvs. de gestionare a timpului. "În continuare pe drum" ar putea fi doar la începutul și la sfârșitul săptămânii, când vă veți simți confortabil folosind acest șablon. reclamă

Acțiune: Completați o așteptare Pentru utilizarea șablonului de gestionare a timpului # 5 pentru a vă controla ceea ce ați delegat - În așteptare pentru listă.

6. Lista de distragere Șablon de gestionare a timpului

Una dintre cele mai mari provocări ale managementului timpului, și mai ales într-un birou de plan deschis, începe o sarcină și o completează. Cursanții din cursul nostru de instruire în managementul timpului ne spun că acesta este motivul pentru care simt că nu fac nimic. O parte din motivul pentru aceasta este că lucrătorii de cunoștințe trebuie să jongleze atât de multe bile. Parțial este pentru că ne amâna pentru că nu ne place o sarcină. În principal, este pentru că nu au un mod structurat de a face față gândurilor rătăcite. O "listă de distragere" este un șablon simplu pe care îl veți păstra pe birou. Apoi, pe măsură ce vă concentrați asupra unei sarcini și apoi vă gândiți la minte, le scrieți, scoateți-le din cap, permițându-vă să reveniți la sarcina în mână. Peste 50% din timpul este adăugat la o sarcină prin neînceperea și completarea acesteia într-o singură etapă. Imprimați și mențineți acest șablon pe biroul dvs. sau păstrați-l deschis pe ecran.

Citiți Următorul

Luați provocarea de gestionare a timpului de 7 săptămâni

10 strategii simple pentru a vă face viața mai bună începând de astăzi

30 Citate cele mai bune pentru amânare pentru a te întoarce la muncă

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Acțiune: Completați șablonul # 6 pentru gestionarea timpului de distragere a listei, astfel încât să puteți fi concentrat pe completarea unei sarcini de la început până la sfârșit - Lista de distragere.

7. Obiective săptămânale Șablon de gestionare a timpului

Imaginați-vă o echipă de vânzări fără ținta vânzărilor sau echipa de fotbal a echipei Oxford United a ieșit să joace în fiecare sâmbătă "doar pentru o lovitură de picior". Este același lucru cu gestionarea timpului. Probabil că aveți ținte (KPI și KRA) pentru anul sau trimestrul. Aceste șabloane vă provocă să aveți obiective pentru săptămână. La începutul săptămânii, aceste șabloane întreabă: "Dacă ar trebui să te uiți înapoi la săptămâna asta, cu ce te-ai fi bucurat că ai reușit?". Prin scrierea obiectivelor noastre pentru săptămâna aceasta ne ajută să ne concentrăm asupra a ceea ce este important în timp ce ne "lipim în tranșee" de e-mailuri, apeluri telefonice și întâlniri. În mod ideal, obiectivele săptămânale ar avea un impact pozitiv asupra proiectelor prioritare, care, la rândul lor, au un impact asupra KRA dvs., care au un impact asupra KPI-urilor. Dacă acest lucru se întâmplă aveți un lanț de oțel de link-uri care rulează chiar prin gestionarea timpului dvs. păstrându-l conectat și puternic.

Acțiune: Finalizați obiectivele săptămânale pentru această săptămână, astfel încât să fiți identificat ce doriți să obțineți utilizând șablonul de gestionare a timpului # 7 - Obiective săptămânale.

8. Evaluarea săptămânală Șablon de gestionare a timpului

La începutul săptămânii, ați finalizat șablonul "Obiective săptămânale" cu cele 7 lucruri pe care doriți să le atingeți săptămâna aceasta. La sfârșitul săptămânii este logic să vezi cum ai făcut-o. Șablonul de evaluare săptămânală vă pune întrebarea dacă ați realizat aceste obiective săptămânale cu un instrument simplu numit "PMI" - pozitiv, minus și interesant. La sfârșitul săptămânii, scrieți 3 lucruri pozitive despre săptămână, 3 lucruri care au fost minus sau nu atât de bune despre săptămână și 3 lucruri interesante despre săptămână. De exemplu, "P: Întâlnire mare cu noul client ABC", "M: A obținut doar 4 din 7 goluri", și "I: Două din echipa mea sunt bolnave". Ultima casetă vă solicită să luați apoi o acțiune de gestionare a timpului, evaluându-vă săptămâna, de ex. "Voi programa în jurnalul meu o oră pe săptămână pentru proiectul XYZ".

Acțiune: Finalizați evaluarea săptămânală, astfel încât să știți dacă ați realizat obiectivele săptămânale utilizând modelul de gestionare a timpului # 8 - Evaluarea săptămânală. reclamă

9. Obiective lunare Șablon de gestionare a timpului

Similar cu "Obiective săptămânale". Acest șablon vă solicită să scrieți lucrurile mari pe care doriți să le realizați în acea lună.

10. Evaluarea lunară Șablon de gestionare a timpului

Șablonul de gestionare a timpului "Evaluare lunară" vă solicită să evaluați obiectivele pe care le-ați scris pe șablonul "Obiective lunare".

11. Obiectivele anuale Șablon de gestionare a timpului

Șablonul "Obiective anuale" completează seria de obiective; Săptămânal, lunar și apoi anual. Provocarea cu stabilirea unor obiective anuale este de a le face suficient de mari pentru a justifica un obiectiv anual, dar nu prea mare, pentru ca acestea să fie "obiective de viață". Obiectivele de viață nu sunt discutate în cadrul acestor șabloane.

12. Evaluarea anuală Șablon de gestionare a timpului

Finalizată în ianuarie, "Evaluarea anuală" are în vedere revenirea la anul plecat. Identificarea a ceea ce a funcționat, a ceea ce nu a funcționat și a lecției învățate pentru scrierea obiectivelor anuale de anul viitor.

13. Unele zile poate lista Șablon de gestionare a timpului

Acest șablon este esențial pentru a atinge unul dintre mintea cheie a unui manager de timp eficient. Modul de gândire este rezumat cel mai bine de expresia "cei mai de succes oameni sunt cei cu capul golurilor". Lista zilnică de lucru și lista de proiecte sunt șabloane excelente pentru gestionarea sarcinilor imediate și mari. Ziua poate fi o listă este un loc pentru a pune toate lucrurile pe care doriți să le faceți, dar ele nu sunt urgente sau importante acum. Câteva exemple ar putea fi: "Depunerea tuturor documentelor de la domiciliu", "Obțineți o pensie", "Scrieți un plan de succesiune pentru companie".

Acțiune: Completați lista de oarecare posibil pentru a avea un loc pentru a pune "orice altceva" folosind șablonul de gestionare a timpului # 13 - Unele Zile Poate Lista.

14. Managementul timpului proiectului Format

Managerul mediu de cunoștințe gestionează proiectele și, dacă este cinstit cu ei înșiși, experiența lor în gestionarea proiectelor este ceea ce ei au auto-predat. S-ar putea să fi auzit de mari proiecte IT gestionate cu diagrame Gantt sau calificări precum Prince2. Cu toate acestea, ei doresc un lucru simplu, care le dă controlul fără a fi prea greoi de utilizat. Acest șablon de pagină vă ajută să vă gestionați mai bine proiectele importante, pregătindu-vă mai bine și evitând principalele motive pentru care proiectele nu reușesc. reclamă

Acțiune: Finalizați modelul 14 pentru gestionarea timpului de proiect pentru a vă pregăti mai bine pentru proiectele importante și pentru a le menține pe drumul cel bun - Șablon de proiect.

Descărcați și utilizați aceste șabloane de gestionare a timpului

Descărcați aceste 14 șabloane de gestionare a timpului pentru a le utiliza cu un stilou și hârtie.

Descărcați aceste 14 șabloane de gestionare a timpului pentru a finaliza pe ecran.

Începeți prin încorporarea unuia dintre aceste șabloane în sistemul de gestionare a timpului. Apoi, o săptămână mai târziu, până când utilizați șablonul în mod obișnuit. Este nevoie de 21 de ori pentru a forma un obicei. Acum puteți deveni mai organizat. Mult noroc!

Credite foto recomandate: Sonovate prin sonovate.com