11 Sfaturi simple pentru gestionarea eficientă a e-mailurilor

Cât timp cheltuiți în gestionarea e-mailurilor în fiecare zi? O oră? 30 minute? Cateva ore? Poate o jumătate de zi?

În timp ce e-mailul este destinat să faciliteze comunicarea, bănuiesc că uneori devine un instrument contraproductiv, deoarece ne petrecem atât de mult timp pentru gestionarea e-mailurilor! De exemplu, gândiți-vă la aceste situații:

• Încercați uneori să faceți clic în căsuța de e-mail, chiar dacă ați verificat-o doar acum 5 minute?
• Economisiți mult timp pentru gestionarea mesajelor dvs. de e-mail în fiecare zi, cum ar fi căutarea prin e-mail, sortarea, organizarea și ștergerea mesajelor vechi?
• Efectuați de multe ori e-mail-urile priorității dvs., mai degrabă decât să faceți lucrurile?
• Există zile în care petreceți mai mult timp în căsuța de e-mail decât să faceți munca potrivită?

La sfârșitul zilei, e-mailul este doar un instrument pentru a vă îndeplini sarcinile. Mai jos sunt 11 sfaturi pentru a vă îmbunătăți gestionarea e-mailurilor:

1. Procesați-vă mailul o dată pe zi

Chiar dacă îmi verific poșta de mai multe ori pe zi doar pentru a fi în buclă (în cazul în care există ceva ciudat, cum ar fi site-ul meu merge în jos, sau dacă există o cerere urgentă), nu le proces imediat. Fac doar o dată pe zi, fie la începutul zilei, fie în seara.

Anulați un interval de timp zilnic pentru a procesa e-mailurile. Dacă nu terminați în intervalul de timp, continuați a doua zi. Prioritizați cele mai importante și eliberați restul. (Vezi # 2).

Dacă vă aflați într-o poziție de lucru la nivel în care obțineți o mulțime de e-mail-uri sensibile la timp, puteți încă pune acest lucru în practică. Ideea nu este de a lăsa e-mailul să ruleze peste viața ta. Amintiți-vă, este un instrument care vă ajută să vă faceți munca și nu munca în sine. reclamă

2. Prioritizează 20% e-mailuri; Anulează 80%

Nu toate e-mailurile sunt aceleași. Îmi place regula 80/20 deoarece se aplică fiecărui domeniu al vieții noastre. Inclusiv e-mailuri. 80/20 este ideea că 20% din intrările sunt responsabile pentru 80% din rezultatele obținute în orice situație. Prin urmare, pentru a fi eficienți, ar trebui să ne concentrăm asupra unei contribuții de 20% care să ducă la rezultate de 80%. De asemenea, ar trebui să ne concentrăm asupra unor e-mailuri cu valoare ridicată de 20% care conduc la o producție maximă.

E-mailurile mele de 20% sunt cele care îmi dau următoarea descoperire în munca mea. Acestea pot fi solicitări de presă, spoturi de interviu, oportunități de networking, oportunități de afaceri, oportunități de vorbire și alte lucruri care duc la obiectivele de afaceri de 20%. E-mailurile mele de 20% includ, de asemenea, persoane care au investit în munca mea, cum ar fi clienții mei de coaching 1-1, angajamentele de vorbire și cititorii care mi-au cumpărat cursurile și produsele. Nu în ultimul rând, corespondențele cu prietenii mei buni, de asemenea, cad aici. Orice altceva se duce în corespondența de 80%.

Pentru e-mailurile de 20% le dau o prioritate semnificativă. De obicei le răspund imediat (mai ales dacă îndeplinesc regula de 1 minut din # 9); dacă nu, voi ajunge la ele în 1-3 zile. Pentru mesajele de 80%, am mai mult timp să răspund, uneori nici măcar nu răspund (vezi punctul 4).

3. Au a “Răspunde de Ziua XX” pliant

Fișierul de e-mail care au nevoie de răspuns în a “Răspunde de Ziua XX” , unde XX este ziua săptămânii. Am pus deoparte 3 zile în fiecare săptămână pentru a răspunde la e-mailuri - Mar, Thu și Sat. În acest fel nu sunt presat să răspund imediat când primesc corespondența. L-am citit, l-am recunoscut mental și am gândit-o până a venit timpul să răspund (în medie, 3-8 zile de la primirea corespondenței).

4. Realizați că nu aveți nevoie să răspundeți la fiecare e-mail

În ciuda a ceea ce credeți, nu este nevoie să răspundeți la fiecare e-mail. Uneori, nici un răspuns după o anumită perioadă de timp nu poate fi considerat un răspuns în sine.

Am un volum mare de poștă pentru cititori și pentru o perioadă de timp am răspuns la fiecare e-mail care a venit. Nu mi-a făcut nimic. Aș fi petrecut toată ziua răspunzând doar la poștă, iar până la sfârșitul zilei mi-aș fi drenat, în imposibilitatea de a face o muncă reală. Și interesant, aproape toată e-mailul pe care-l răspund nu va primi niciodată un răspuns de întoarcere (nici măcar o recunoaștere sau vă mulțumesc), chiar și atunci când post de întrebări follow-up pentru a le ajuta în continuare. Bănuiesc că jumătate din corespondență nu se citesc, iar cealaltă jumătate eo corespondență pe care oamenii o trimit impuls și răspunsurile nu contează. Oricum, mi-am dat seama că este mult mai eficient să folosești timpul pentru mai multe sarcini de mare valoare, cum ar fi lucrul la produse cu valoare ridicată și bogate în conținut, sprijinirea clienților mei de coaching, proiecte noi și scrierea de articole noi. reclamă

Nu stresați prea mult despre răspunsul la fiecare e-mail. Răspunde dacă vă ajută, dar dacă costurile de răspuns nu depășesc avantajele, atunci poate că nu merită să vă faceți griji. Lăsați-o să fie și lucrurile se vor sorta în timp.

5. Creați răspunsuri șablon dacă trimiteți adesea răspunsuri similare

Dacă vă uitați prin dosarul trimis, veți găsi probabil o tendință în ceea ce vă răspundeți. Mesajul pe care îl primesc pe site-ul meu poate fi clasificat în mod obișnuit într-una din cele câteva categorii (1) feedback / vă mulțumesc mail (2) 1-1 coaching (3) cereri pentru recenzii de carte / produs (4) . Pentru (1) și (2), folosesc șabloanele pe care le-am scris înainte și pe care le folosesc în răspunsurile mele. După cum răspund, le-aș personaliza în consecință, pentru a se potrivi cu nevoile originale. Acest lucru mi-a salvat cantități uriașe de timp, comparativ cu trecutul, când aș scrie e-mailuri de la zero.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

6. Citiți numai e-mailurile relevante

Mă abonez la mai multe buletine de știri - cum ar fi fitness, auto-ajutor, bloguri și afaceri, dar nu citesc toate mesajele pe care le trimit. Nu le șterg, nici pentru că știu că au informații valoroase. În schimb, am setat Gmail să le arhiveze automat în diferite etichete (foldere). Mesajele din bloguri sunt arhivate în dosarul de bloguri, mailurile de fitness sunt arhivate în dosarul de sănătate și fitness și așa mai departe. De acum, am aproximativ 30 de dosare. Le citesc doar când vreau să obțin mai multe informații pe această temă.

Nu este nevoie să citiți fiecare e-mail care vine. Alegeți și selectați ce este relevant pentru dvs..

7. Structurați mesajele dvs. în categorii

Dosarele (sau etichetele, dacă utilizați Gmail) sunt acolo pentru a vă ajuta să vă organizați mesajele.

În primul rând, folosiți un sistem de denumire relevant pentru ceea ce faceți. Dacă prioritățile dvs. cele mai mari sunt acum, să zicem: (1) scrierea unei cărți și (2) scăderea în greutate, apoi denumirea folderelor ca atare. reclamă

În al doilea rând, utilizați structura de ierarhie. primele dosare de nivel sunt pentru categoriile mari, iar folderele de nivel 2 sunt pentru subcategorii și așa mai departe. De exemplu, am “admin” ca un dosar de prim nivel, și “Back-Up”, “Contabilitate”, “Conturi”, etc ca dosare de nivel secundar. Dacă este necesar, am dosare de nivel 3 pentru a le segmenta. Gmail are un program de completare care vă permite să utilizați diferite etichete de nivel (Setări> Labs> Labels embedded)

Folosind filtrele (# 8) pentru a organiza automat mesajele în foldere funcționează minuni.

8. Utilizați filtrele

Filtrele sunt instrumente care vă ajută să eliminați automat e-mailurile atunci când acestea intră în corespondența dvs. Există două lucruri de bază necesare pentru un filtru - (1) Termenul de care trebuie să fii atent (2) Acțiune de aplicat în cazul în care termenul se potrivește. Deocamdată, gmail-ul meu are aproximativ 20 de filtre diferite, configurate pentru adrese de e-mail diferite, titluri de subiecte, text corporal și ce nu. În funcție de tipul de filtru, e-mailul va fi sortat automat într-un dosar / arhivat respectiv. Acest lucru minimizează numărul de acțiuni administrative pe care trebuie să le fac.

Iată video tutorialul meu video cum am stabilit filtrele mele de e-mail pentru a obține inbox zero: 3 Sfaturi simple pentru a obține Inbox Zero Utilizarea Filtre de e-mail [Video Tutorial]

9. Utilizați regula 1 minut când răspundeți

Dacă este nevoie de un minut de răspuns, răspundeți-l imediat și arhivați-l. Nu lăsați-o să stea în cutia poștală de-a lungul vârstelor. Va fi nevoie de mai mult efort, permițându-i să se miște în jurul minții dvs. și să vă amintiți constant că trebuie să răspundeți. Asigurați-vă că țineți cont de intervalul de timp de 1 minut atunci când răspundeți, astfel încât nu durează mai mult timp decât este necesar. Acest lucru mă ajută să șterg un lot mare de corespondență într-o perioadă scurtă de timp.

10. Setați o limită a timpului petrecut în căsuța de e-mail

Dincolo de regula de 1 minut, limitați timpul total petrecut în căsuța de e-mail. Data viitoare când vă verificați e-mailul, faceți-vă singur. Vedeți cât timp faceți să procesați, să citiți, să răspundeți și să sortați prin e-mail. Apoi, întrebați-vă cât de mult din acel timp este bine petrecut. Sunt șanse, majoritatea nu au servit absolut nici unui scop. reclamă

Uneori, veți primi e-mailuri care sunt alarmant de lungi. Pentru aceste e-mailuri, scanați, vedeți dacă există ceva relevant pentru dvs., apoi procesați-i corespunzător. Răspunde dacă este necesar (și folosiți regula de 1 minut); arhiva dacă nu intenționați să răspundeți. Dacă aveți de gând să răspundeți, nu simțiți nevoia de a reveni cu o corespondență lungă doar pentru că persoana a scris o corespondență lungă. Ultimul lucru pe care îl doriți este un schimb de e-mailuri de e-mail, care va duce în mod inadecvat la căderea dvs. într-o gaură neagră de e-mail. Conectați-vă la Inbox, faceți ceea ce trebuie să faceți și ieșiți imediat după asta.

11. (Ritual) Dezabonați-vă de lucrurile pe care nu le citiți

În timpul călătoriei dvs. în jurul rețelei web, probabil că vă înscrieți pentru o parte echitabilă de buletine de știri și vă veți alimenta impulsului pe care îl pierdeți după aceea. Dacă vă aflați în mod repetat în ștergerea corespondenței din abonamente, este un indiciu pe care trebuie să-l dezabonați imediat.

Obțineți versiunea de manifestare a acestui articol: [Manifest] 11 sfaturi pentru gestionarea eficientă a e-mailurilor

Articole originale: 11 sfaturi simple pentru gestionarea eficientă a e - mailurilor Excelență personală

Credit de fotografie recomandat: O femeie de afaceri care desenează un plic de e-mail prin shutterstock.com