10 sfaturi pentru îmbunătățirea aptitudinilor dvs. de setare a numirii

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul >

Indiferent de afacerea în care te afli, șansele sunt că cheltuiești cel puțin o dată în întâlniri. Numirile dvs. pot fi întâlniri mari la nivel de grup, întâlniri individuale sau chiar interviuri de angajare. Puteți chiar să sărind aspectul față-în-față al întâlnirii și să luați apeluri de conferință sau să utilizați Skype. Indiferent de tipul de întâlnire pe care l-ați programat, aceste sfaturi vă pot ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de setare a programărilor.

1. Setați agendele înainte de timp. Știind ce intenționați să realizați într-o întâlnire vă poate ajuta să decideți cât timp doriți să vă mențineți la această întâlnire - presupunând că vă puteți menține la ordinea de zi. Poate fi dificil să-i atragi pe ceilalți, dar nimeni nu vrea să-și petreacă toată ziua într-o singură întâlnire. În plus, completarea unei agende convenite este într-adevăr singura modalitate de a fi sigură atunci când întâlnirea dvs. sa încheiat.
2. Oferiți opțiuni de timp și dată pentru întâlniri. Mai degrabă decât trecerea printr-o lungă perioadă de timp înainte și înapoi, fie la telefon, fie prin e-mail, alegeți două sau trei ore de programare care lucrează pentru dvs. și le prezentați celeilalte jumătăți ale numirii. Dacă aveți de-a face cu un grup mai mare, este aproape garantat că cel puțin o opțiune nu va funcționa pentru cineva și dacă aveți mai multe opțiuni este o modalitate mult mai rapidă de a ajunge la un consens.
3. Evitați aplicațiile software fanteziste. În timp ce există programe de setare foarte rapide pentru întâlniri, încercați să evitați să folosiți ceva neobișnuit. Excepția de la această regulă este partidele sau întâlniri foarte mari. În general, utilizarea acestor aplicații necesită mai mult timp decât merită - există o curbă de învățare pentru utilizatorii noi și trebuie să vizitați un site pentru a răspunde poate dura mai mult decât dublul răspunsului la un e-mail. Cu toate acestea, atunci când încercați să coordonați grupuri mari de persoane, utilizarea unei aplicații poate oferi o locație centrală, mai degrabă decât trimiterea unor loturi uriașe de e-mailuri.
4. Asigurați-vă că într-adevăr aveți nevoie de o întâlnire. O mulțime de întâlniri sunt stabilite pentru lucruri simple, cum ar fi predarea unui document spre aprobare. Cu excepția cazului în care documentul este suficient de scurt pentru a fi examinat complet în timpul întâlnirii, ar putea fi mai util să renunți la document și să reveniți mai târziu pentru a răspunde la întrebări și pentru a rezolva procesul de aprobare. Înainte de a vă stabili numirea, gândiți-vă dacă problema ar putea fi tratată într-un mod mai rapid.
5. Minimizați timpul de călătorie. Unul dintre motivele pentru care întâlnirile consumă atât de mult timp în calendarele noastre este necesitatea călătoriei. Trebuie să călătorim în birourile clienților, în cafenele sau oriunde ne întâlnim. Putem minimiza acest angajament, sugerând că ne întâlnim la locurile noastre, că ne întâlnim la jumătatea drumului sau că ne vom reîntâlni personal. Opțiunile precum apelurile telefonice sau videoconferințele se pot ocupa adesea de toate cerințele acelei întâlniri pe care urma să o conduceți în oraș.
6. Programați timpul pentru pregătirea și dezbaterile. Când vă stabiliți întâlnirea, gândiți-vă la ce ar trebui să faceți pentru a vă pregăti pentru aceasta - consultați un raport, pregătiți o prezentare sau călcați tricoul - și programați timpul pentru fiecare dintre aceste activități înainte de a vă numi în mod real. De asemenea, merită să programați o sesiune de pregătire de cincisprezece minute, chiar înainte de programare, pentru detalii de ultim moment. Același lucru se întâmplă și după aceea: este posibil să aveți anumite sarcini de urmat după întâlnire. Programarea la cel puțin câteva minute după o întâlnire garantează că veți avea timp să vă asigurați că notele dvs. sunt complete și că orice fel de acțiune ulterioară o va face cel puțin pe calendarul dvs. (dacă nu o puteți face atunci).
7. Separați întâlniri personale și de afaceri. Mulți dintre noi încearcă să încarce toate întâlnirile noastre în afara biroului într-o singură zi. Dacă ignorați problema a ceea ce se întâmplă dacă un singur lucru se întâmplă târziu, aveți problema încercării de a schimba vitezele între prezentarea pe care tocmai ați dat-o clientului și împușcătura pe care medicul așteaptă să vă dea. Acest tip de comutator mental poate face mai greu să te ocupi de întâlnirile ulterioare. Încercați să programați întâlnirile dvs. personale și de afaceri în zile diferite.
8. Păstrați actualizările programatorilor pentru întâlniri. Dacă nu sunteți singura persoană care vă planifică întâlnirile, este vital să le țineți pe ceilalți în buclă. În caz contrar, ceilalți semnificativi vă pot aștepta la o cină de familie, în același timp finalizând un proiect major. Îmi place calendarele partajate, cum ar fi Google Calendar, din acest motiv, dar există modalități de a împărtăși aproape orice tip de calendar, dacă vă bazați pe propriul sistem. Programatorii de programare pot include managerul dvs., altul dvs. semnificativ, un asistent administrativ (dvs. sau departamentele) și o întreagă serie de alte persoane.
9. Limitați invitații. Este posibil să nu aveți nevoie de întreaga companie prezentă pentru un raport de progres. În schimb, decideți cine trebuie de fapt să fie în întâlnirea dvs. - puteți trimite întotdeauna un mesaj de e-mail în masă mai târziu dacă oamenii se simt lipsiți. Am fost în situații anterioare în care s-au simțit mai mari decât dacă nu le-ați adus în fiecare întâlnire pe care o înființați. Cel mai bun pariu pare să fie prezentarea întâlnirii ca ceva care nu ar fi o utilizare valoroasă a timpului.
10. Confirmați totul! Confirmați când și unde este întâlnirea, ce acoperă ordinea de zi, cum să ajungeți acolo. Tot ce aveți cu adevărat nevoie este un scurt e-mail o zi sau două înainte de numirea care schițează numirea și cereți un simplu da în răspuns dacă totul este corect.