10 trucuri de productivitate simple pentru gestionarea informațiilor supraîncărcate

Trebuie să gestionați informațiile supraîncărcate? Trucuri de productivitate simple vă poate ajuta să vă ocupați de informația din locul de muncă și din viața personală și socială.

Iată cum să facem față. Aveți nevoie de sisteme care să vă ajute să urmăriți totul. Odată ce ați instalat un sistem de încredere, vă puteți relaxa. Să analizăm zece trucuri de productivitate simple care vă vor ajuta.

1. Obțineți lista obișnuită.

Listele sunt esențiale pentru a vă ajuta să gestionați informațiile dvs. supraîncărcate. Probabil că utilizați liste de a face tot timpul; totuși, listele vin în mai multe forme diferite. Exemplele includ: liste de verificare, liste de planificare, liste de parole, liste de lectură, liste de referință, liste de back-burner și liste de obiective. Toate informațiile dvs. pot fi adăugate la o listă sau la mai multe liste.

Puteți crea chiar liste pentru a urmări listele. De exemplu, este posibil să aveți o listă de liste pentru “muncă” și altul pentru “Acasă.” Listele pot fi bazate pe text sau vizual. Dacă sunteți o persoană vizuală, veți găsi un program de cartografiere a minții precum FreeMind util.

Eu folosesc Evernote pentru a-mi gestiona listele. Puteți utiliza Evernote oriunde, pe multe dispozitive diferite. Este “cuprins” caracteristică este minunat pentru liste. Cu această caracteristică, puteți selecta un număr de note care conțin liste și puteți crea o notă de tabel de conținut pentru toate acestea cu câteva clicuri. Doar glisați notele din listă în bara de comenzi rapide pentru acces ușor.

2. Creați și gestionați colecții de materiale de referință și persoane.

Aveți materialul de referință de care aveți nevoie pentru acces la serviciu, cum ar fi liste de prețuri și manuale de operații. Aveți și materiale de referință pentru acasă. Materialul dvs. de referință la domiciliu ar putea include polițe de asigurare și manuale pentru sistemul dvs. auto și de securitate. reclamă

Dacă materialele dvs. de referință au fost digitizate, păstrați-le în Evernote. Mențineți materialul imprimat într-un dulap de depozitare sau pe un raft.

Majoritatea materialelor dvs. de referință de origine nu vor fi digitizate. Stocați polițele de asigurare într-un seif ignifug și alte materiale, cum ar fi manualele și declarațiile fiscale, pe un raft sau într-un sertar. Digitizați materialul de referință acasă când aveți timp, dar păstrați originalele.

Vital: face liste cu materialele dvs. de referință, astfel încât să știți unde este stocată o referință specifică. Păstrați aceste liste în Evernote.

3. Organizați liste lungi și dosare de la A la Z.

Aveți nevoie de o modalitate de a organiza liste lungi și dosare de materiale. Cea mai ușoară cale este să sortați materialele în ordine alfabetică. De asemenea, puteți sorta materialul după dată. Poate doriți să utilizați o combinație a celor două.

De exemplu, dacă organizați materiale de lucru pe computer, puteți alege să creați un nou dosar pentru fiecare an, apoi sub-foldere pentru fiecare lună sau sub-dosare pentru fiecare client.

4. Arhivați materiale vechi și învechite.

Decideți când veți arhiva materialele pe care nu mai aveți nevoie, atât pe calculatorul dvs., cât și prin materialele tipărite. Puteți alege să arhivați o dată pe an. Cu toate acestea, arhivarea o dată pe lună poate fi mai eficientă. reclamă

Dacă alegeți să arhivați o dată pe lună, programați ceva timp în ultima zi lucrătoare a lunii.

Mutați materialele de pe computer pentru a arhiva dosarele. Cumpărați cutii mari de arhivă din plastic pentru materialele tipărite și mutați materialele din dulapurile de depozitare în cutiile de arhivă. Adăugați etichete în casetele dvs., astfel încât să puteți vedea ce conțin acestea dintr-o privire.

5. Adăugați datele tickler-ului pentru a împrăștia lucruri cheie în partea de sus a listelor.

Unele lucruri trebuie să se întâmple la anumite date, deci dacă aveți o mulțime de materiale tipărite, aveți nevoie de un fișier de tickler. Ticklerele sunt dosare cu etichete date, câte una pentru fiecare zi a lunii. Fișierul dvs. de materiale în dosarul zilei corespunzătoare viitor, astfel încât să puteți trata cu conținutul în acea zi. Aveți posibilitatea să creați fișiere separate tickler pentru muncă și pentru acasă.

Aveți nevoie de un fișier calculator tickler? Eminamentele lui Evernote funcționează bine. Vi se va aminti notele cu privire la data pe care o alegeți.

6. Decideți dacă optimizați materialul pentru stocare sau recuperare.

Dacă credeți că rareori trebuie să vă uitați la ceva, arhivați-l într-o casetă de arhivă sau într-un dosar de arhivare de pe computer. Aceste materiale includ declarații fiscale vechi, fișiere de proiect finalizate, materiale pentru evenimente precum nunți după ziua mare și fotografii.

Lucrurile de care aveți nevoie zilnic, cum ar fi parole, calendare și liste de prețuri, trebuie să fie stocate, astfel încât să le puteți prelua în câteva secunde. Puneți materialul de imprimat la îndemână și păstrați materialele digitale pentru a le putea accesa cu un singur clic. reclamă

7. Construiți obiceiurile productive: stabiliți o rutină zilnică pentru gestionarea informațiilor.

Informațiile ajung constant. E-mailul poate fi un hassle, deci stabiliți un “inbox zero” obicei. Fii nemilos. Șterge, șterge, șterge. Programați răspunsurile prin e-mail sau răspundeți imediat, cu un răspuns cât mai scurt posibil. Verificați-vă e-mail-ul nu mai mult de trei ori pe zi.

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

La lucru, dacă nu sunteți sigur dacă aparține un document, stocați-l pe desktop-ul dvs. fizic sau pe computer. Fişier Tot pe ambele desktop-uri la sfârșitul zilei de lucru.

La domiciliu, rezolva imediat poșta de zi și distrugeți ce puteți. Pune tot ce are nevoie de un răspuns în fișierul tău tickler.

8. Reduceți intrarea pentru a vă concentra pe ieșire.

Luați în considerare o dietă informativă, astfel încât să puteți fi mai productivi:

Ca orice dieta buna, dieta de informare functioneaza cel mai bine daca nu te gandesti nici la fel de mult ca sa te refuzi de informatie, dar ca consumand mai multe lucruri potrivite si dezvoltand obiceiuri sanatoase.

Cât de mult din supraîncărcarea informațiilor este doar un obicei? Puteți decide că nu este necesar să verificați Facebook de trei ori pe zi. reclamă

9. Luați pauze regulate pentru a evita copleșirea.

Nu face nimic pentru două minute

Încercați această aplicație Web gratuită utilă: Nu faceți nimic pentru două minute. După cum sugerează și numele, sunteți încurajați să nu faceți nimic pe computer timp de două minute. Dacă atingi mouse-ul sau tastatura, eșuezi.

Această aplicație vă încurajează să faceți pauze. Nu numai că o pauză vă limpezește mintea, reduce stresul. Gândiți-vă la cele două minute ca la o modalitate de a vă restabili creierul.

10. Prioritizați articolele zilnic, săptămânal și lunar.

Veți simți copleșiți și supraîncărcați cu informații dacă nu stabiliți priorități. La începutul fiecărei luni, creați o listă de priorități care vă va ajuta să vă atingeți obiectivele. Apoi rupeți lista în priorități săptămânale și zilnice.

Prioritizați sarcinile dvs. la începutul zilei. Faceți mai întâi sarcinile cu prioritate maximă. Dacă trebuie să completați un raport de vânzări pentru o ședință de consiliu de administrație, aceasta este prioritatea dvs. principală pentru această zi. Verificarea e-mailului poate aștepta până când finalizați raportul.

Incearca astea simple trucuri de productivitate. Deși nu aveți nici o modalitate de a evita o constantă inundație de informații, puteți să o gestionați și să vă simțiți sub control.