Timothy Sherman
3689 
23819
271
Pentru articolul complet original needitat, vizitați blogul lui Leo Babauta, Zen Habits
"Și nimeni nu va auzi baterea poștașului
Fără înrăutățirea inimii.
Căci cine poate suporta să se simtă uitat?
~ W.H. Auden
E-mailul poate fi un instrument excelent, iar e-mailul poate fi un instrument de amânare sau de copleșire.
Nu este e-mail-ul însuși care decide, așa îl folosiți. reclamă
A fost un moment în care am declarat falimentul prin e-mail, dar în zilele astea am făcut-o de 2-3 ori pe zi și puterea prin ea rapid și minim.
Am dezvoltat un set de obiceiuri care lucrează pentru mine, ajutându-mă să păstrez e-mailurile minime și productive și să fiu în continuare capabil să mă concentrez pe o muncă mai importantă. Pot spune sincer că cel puțin o dată pe zi, căsuța mea de e-mail este goală și este un sentiment plăcut. reclamă
Le oferim aici să nu spunem că acestea sunt obiceiurile de e-mail pe care trebuie să le urmați, ci să arătați modul în care o persoană face lucruri.
Principalele mele obiceiuri de e-mail
Modelele de e-mail care funcționează pentru mine: Publicitate
- Timpi de procesare limitată a e-mailurilor. Nu păstrez e-mailul deschis toată ziua, nici nu îl deschid frecvent. Am ajuns la pace cu ideea că pot lăsa e-mailul să adune până la 20-30 de mesaje și lumea mea nu se va prăbuși și nici nu va fi dificil să se proceseze pentru a fi golit. Rețineți că o numesc “timpul de procesare a e-mailului”, nu “e-mail lectură timp” - Eu deschid e-mail-ul meu și procesul de golire, în loc să citesc lucrurile și să le las în căsuța de e-mail.
- Ia măsuri. Când deschid un e-mail, iau o decizie rapidă: ștergeți / arhivați, acționați acum (dacă durează un minut sau două) și apoi răspundeți / arhivați, trimiteți un răspuns rapid (și apoi arhivați), adăugați la lista mea de discuții pentru a face mai târziu (și stea și apoi arhiva). În niciunul din aceste cazuri, e-mailul nu a mai rămas în căsuța de e-mail.
- Adaugă imediat lucrurile în calendar. Unul dintre cele mai bune obiceiuri ale mele este să-mi deschid calendarul imediat când există o dată dintr-un e-mail pe care trebuie să-l amintesc. Dacă cineva dorește să se întâlnească sau Skype sau să facă un antrenament, acesta merge în calendar. Dacă am nevoie să urmez ceva săptămâna viitoare, ea merge în calendar. Acum este automat, așa că rareori uit nimic.
- Comenzi rapide de la tastatură. Eu folosesc Gmail, care are un set mare de comenzi rapide pentru prelucrarea email-urilor. Am petrecut cateva minute invatandu-le, si daca le folositi in mod constient, in curand devin memorie musculara. Cele mai importante pentru mine: 'gi' să se întoarcă în căsuța poștală, 'a' pentru arhivă, Shift-3 pentru a șterge, 'c' pentru compunere, 'r' pentru răspuns, 'f' răspundeți tuturor, "gs" pentru a merge la mesajele mele cu stea, Tab Return când compun un mesaj pentru a le trimite și arhiva. Am, de asemenea, setat să meargă la următorul mesaj în căsuța poștală după ce șterg sau arhiv un mesaj, mai degrabă decât să mă întorc în căsuța de e-mail, așa că am procesat rapid de sus în jos.
- Păstrați scurtele e-mailuri. De obicei, răspund cu 1-3 propoziții. Rareori am să trimit un mesaj cu mai mult de 5 propoziții și, dacă o fac, trebuie să-mi justiționez cu adevărat. Dacă trebuie scris ceva în formă mai lungă, aș prefera să deschid un nou document Google, să îl scriu și să îl împărtășesc cu persoana (documentele sunt mai bune pentru partajare, colaborare, editare, citire). Menținerea scurtă a e-mailurilor înseamnă că este rapid să răspundeți, iar cealaltă persoană nu trebuie să treacă printr-un eseu pentru a obține informațiile cheie.
- Adăugarea listei cu listă rapidă. O căsuță poștală de e-mail nu este o listă foarte bună pentru că: 1) todulele dvs. sunt amestecate cu tot felul de alte lucruri, ceea ce face greu să dau seama ce trebuie făcut; 2) liniile de subiect ale e-mailurilor nu conțin adesea acțiunea reală necesară, deci trebuie să vă amintiți ce trebuie făcut atunci când scanați liniile subiectului; și cel mai important, 3) pe măsură ce verificați lista dvs. de todo (căsuța de e-mail), alte mesaje vin să vă solicite atenția și astfel sunteți întotdeauna distrași. Este mai bine să păstrați un document text simplu. Eu folosesc Launchbar pentru a adăuga textul la lista mea de todo, deci adăugarea unui element todo este o chestiune de câteva apăsări de taste. Asta face ca efortul să fie fără efort, ceea ce înseamnă că pot să formez rapid o listă drăguță, fără distragerea unei căsuțe poștale.
- Păstrează numai e-mailuri necitite în căsuța de e-mail. Aceasta este doar pentru utilizatorii avansați, dar am spart inbox-ul meu Gmail, astfel încât numai e-mailurile necitite sunt în căsuța mea de e-mail. Ceea ce înseamnă asta este că dacă citesc un e-mail și nu acționez pe el, acesta dispare din căsuța mea primită. Asta mă forțează să acționez acum, sau voi pierde e-mailul către eter. Aceasta este o motivație încorporată pentru a procesa efectiv e-mailul, iar în practică acest lucru vă ajută să vă păstrați inbox-ul gol. (hat-tip la dbuntix)
- Marcați sau citiți mai târziu. Adesea cineva îmi va trimite ceva de citit (ceva ce a scris sau un articol care îi place). Voi deschide link-ul, apoi marcheaza-l pentru a citi mai tarziu, sau adauga la Instapaper pentru a citi mai tarziu. În acest fel nu petrec o tona de timp în e-mail, deoarece am o mulțime de lectură de făcut.
- Filtruți nemilos. Când un e-mail apare în căsuța de e-mail că nu trebuie să văd și este probabil că se va întâmpla din nou, voi lovi “de dezabonare”, sau să creeze imediat un filtru, astfel încât să nu mai vină în cutia mea de mesaje. Acest lucru reduce drastic e-mailurile mele. Sunt nemilos în privința asta și o voi aplica și celor care mă deranjează.
- Închideți e-mailul când ați terminat. Când îmi procesez e-mailurile cât de mult pot, o închid. Nu trebuie să o deschid din nou decât după ore, dacă e deloc.
Dacă dosarul dvs. de poștă electronică este într-adevăr plin, iată cum să-l ștergeți rapid: pentru dos-urile care se află în căsuța dvs. poștală, le puteți marca, le puneți pe o listă de sarcini și arhivați. Arhivați și ștergeți alte persoane, faceți câteva răspunsuri rapide, puneți totul într-un “a citi” sau “a procesa” dacă aveți nevoie. Acum aveți o căsuță poștală goală pe care o puteți păstra goală cu obiceiurile din acest articol.
Citiți Următorul
7 moduri de a scăpa de energia negativă și de a deveni pozitivi
10 lucruri pe care o persoană fericită le face diferit
7 obiceiuri puternice pentru a câștiga în politica de birou
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul reclamă
Având obiceiuri bune de e-mail este importantă pur și simplu pentru că dacă aveți încredere în dvs. pentru a procesa e-mailurile în mod eficient, nu vă veți îngrijora. Puteți să-l lăsați să se îngroape pe măsură ce faceți mai multă muncă importantă, cu liniștea de spirit care vine din faptul că știți că o veți face goală când veți decide să ajungeți la ea.