O abordare diferită a gestionării timpului

În calitate de instructor universitar, deseori am întâlnit perioade lungi de săptămâni neprogramate între sesiuni, pe care trebuie să le folosesc pentru a recupera toate proiectele pe care le-am lăsat să le alunecă în timpul jumătății hectice a semestrului. Ca scriitor independent, am întotdeauna un set de proiecte mici, precum și angajamente permanente (cum ar fi posturile mele de trei ori pe săptămână de la Lifehack) care trebuie să se facă.

Probleme cu MIT și contexte

În timp ce îmi place ideea “Cele mai importante sarcini” (MIT) - unde scrieți cele trei sau patru lucruri pe care trebuie să le faceți absolut în fiecare zi și lucrați mai întâi la acele lucruri, lăsând totul altundeva pentru tot ce este rămas în cele din urmă - este faptul că multe dintre angajamentele mele pot nu pot fi manipulate în acest fel. Am mai mult de trei angajamente permanente, fiecare având nevoie de puțină atenție în fiecare zi. reclamă

De asemenea, am constatat că aceste contexte în sensul GTD nu funcționează cu adevărat pentru mine - da, toate aceste sarcini ar putea fi asemănătoare cu faptul că se întâmplă la computerul meu, dar ele necesită mentalități diferite. Încerc să împărțesc lucruri precum apeluri telefonice și e-mailuri, când pot, dar pentru restul muncii mele, asta nu prea funcționează. Pentru a termina o sarcină de scriere, de exemplu, ar trebui să stau și să citesc puțin, să scriu note și gânduri de mână pe hârtie pentru o vreme, apoi să stau la calculator și să lucrez - înainte de a te îndrepta spre canapea pentru mai multă lectură.

Time Striping: Ca blocarea timpului, dar mai stridier

Ceea ce funcționează pentru mine este o variație a blocării timpului pe care o sun “timp de striping”. În timpul blocării, programați neîntrerupt “blocuri” de timp pentru diferite proiecte din programul dvs. Din moment ce a) multe dintre proiectele mele sunt în curs de desfășurare și b) unele proiecte apar brusc, am nevoie de puțin mai multă flexibilitate decât asta.

Deci, ceea ce am făcut este să creeze un program liber în care fiecare oră este dedicată unui proiect generic, adică. “Proiectul nr. 1”, “Proiectul nr. 2”, etc. Pe măsură ce termin un proiect, am un nou proiect în intervalul său de timp; dacă proiectul # 5 durează doar o oră, atunci mâine va fi ceva diferit. Este posibil ca un anumit bloc de timp să fie utilizat pentru 5 proiecte diferite pe parcursul săptămânii. reclamă

Fiecare slot, apoi, creează o “dunga” de timp de luni până vineri. În unele cazuri, în cazul în care știu că am nevoie de mai mult de o oră pentru un proiect, voi bloca două ore sau mai mult și voi curge restul proiectelor mele în jurul acestuia. De exemplu, în fiecare altă joi dimineață înregistrez Lifehack Live și am nevoie de două ore pentru a-mi pregăti, înregistra și scrie notele mele. Deci este un bloc, în loc de o dungă.

Formularul de timp (cu variații)

Dacă vă întrebați cum arată toate acestea, am aruncat împreună o versiune generică a formularului pe care îl folosesc, pe care îl puteți descărca. Primul este un PDF pe care îl puteți tipări utilizând Adobe Reader sau orice alt cititor PDF; al doilea este un fișier RTF pe care ar trebui să îl puteți deschide și edita cu aproape orice procesor de text (deși în testele mele, formatarea diferă foarte mult de la aplicație la aplicație, am obținut rezultate bune din Word 2007 și WordPad și rezultate teribile de la OpenOffice .org 2). Iată fișierele:

• Formulare de timp în RTF editabil
• Formulare de timp în format PDF

În partea de sus este spațiu pentru a pune orice angajamente fixe pentru săptămână. Masa de jos este cheia dvs., cu spațiu pentru a defini până la 10 proiecte; pe măsură ce terminați un proiect, trageți-l și completați cutia următoare cu noul proiect pentru acel spațiu. Mijlocul este o oră cu oră programată pentru săptămână, cu sloturi de o oră de la 9-6. (Puteți schimba orarul de lucru sau începe calendarul luni, editând formatul RTF.) În general, veți pune “Proiectul nr. 1” la ora 9-10 am și trageți o linie tot parcursul (sau completați-l în fiecare zi); dacă aveți nevoie de două ore, repetați-vă “Proiectul nr. 1” în slotul 10-11am. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Iată cum arată programul meu (faceți clic pentru o vizualizare mai mare):

Din moment ce sunt un baiat lent, am pus deoparte primele trei ore pentru a-mi verifica e-mailurile, uita-te la feed-uri, verifica statisticile site-ului meu, iau micul dejun si imbraca-ma pentru a doua zi. La ora 9 începe ziua mea de lucru - Proiectul # 1 este Lifehack, așa că voi lucra la postări, să vă gândesc la idei, să întrețin site-ul și tot ce trebuie să fac. La ora 10, mă mut pe următorul meu proiect, care în acest moment editează o carte electronică pe care o voi lansa în această vară. Când termin acest lucru, voi înlocui Proiectul # 2 cu altceva. Proiectul # 3 pregătește un curs online pe care îl predau în această vară. Si asa mai departe. reclamă

Veți observa că în jurul zilei de joi se rupe; Am nevoie de două ore pentru Lifehack Live, deci iau acel moment din Proiectul nr. 2; vineri, am programat timp pentru a face spălătorii și alte lucrări de uz casnic și revizuirile mele săptămânale. La începutul săptămânii, atunci am fost atent să alocați sloturi care nu ar primi 5 ore pentru proiecte mai mici.

Rețineți, de asemenea, că am adăugat trei e-mailuri pe zi. Permiteți-mi propriilor dispozitive să verific constant e-mailul pe parcursul zilei; acesta este modul meu de a-mi amintesc să rămân la sarcina la îndemână și să verific e-mail chiar înainte de a mă rupe pentru masa de prânz și chiar la sfârșitul zilei mele de lucru înainte să mă duc să iau cina.

Beneficiul tuturor acestor lucruri este că pot vedea dintr-o privire câte timp am rezervat pentru fiecare proiect pe parcursul săptămânii. Dacă apare ceva nou, pot să înlocui cu ușurință un slot de proiect (sau mai mult, dacă este necesar) cu el și să re-aloc timp după cum este necesar. Am doar 8 proiecte acolo; ultimele două sunt pentru proiecte de familie și ar merge în sloturile de week-end sau de seară; în acest moment, nu am nimic.

Poate că acest lucru va funcționa pentru dvs.?

Împărțirea timpului nu va părea tot atât de nouă pentru persoanele care practică deja blocarea timpului - singura diferență este că încerc să păstrez aceleași proiecte în același timp în fiecare zi și flexibilitatea de a avea sloturi dedicate proiectelor generice în loc de anumite cele. Asta este ceea ce funcționează pentru mine și cred că s-ar putea să funcționeze bine pentru unii dintre voi care au dificultăți în a vă lua programul.

Dați-mi voie să știu dacă acest lucru este de ajutor sau dacă aveți propriul dvs. mod ușor de dezactivat de a lucra prin diversele dvs. proiecte.