Motivul pentru care trimiteți e-mailuri nu este ceea ce credeți

Cheltuim 10% din e-mailurile de depunere a saptamanii de lucru, potrivit cercetarilor efectuate de IBM. Asta e 4 ore. Într-adevăr? O jumătate de zi lucrătoare de depunere a e-mailurilor? Când am citit cercetarea, nici eu nu am crezut. Dar, ca cineva care a oferit cursuri de management al timpului de peste 15 ani, am întâlnit cursanți care sunt cu adevărat pasionați de depunerea lor. Probabil știi și pe cineva de genul ăsta. Veți vedea folderele Outlook din stânga casetei de mesaje primite. Unele sunt cu adevărat o operă de artă - 60 de adâncime și 6 lățime. Structuri care au crescut și s-au transformat în timp, ca un cuib de furnică îngroșat în sol. Puteți simți aproape acei oameni care încearcă cu disperare să tragă un e-mail într-un dosar, dar pur și simplu nu se va potrivi. Se creează un alt dosar. Și cuibul de tuneluri crește.

Cercetarea IBM sa uitat la ceea ce facem cu e-mailurile. Cercetatorii au folosit termeni precum “regăsire” pentru a descrie procesul de căutare a unui e-mail pe care l-am citit în trecut și că trebuie să citim din nou sau să acționăm. Ei au observat peste 85 000 de acțiuni de reimprimare pentru 345 de utilizatori. Perspectivele lor sunt incredibile. reclamă

Există 3 tipuri de Filer

Utilizatorii au fost împărțiți în 3 grupe atunci când a venit la depunerea: Nu fișiere, fileri frecvente, și fișiere de curățare de primăvară. Care esti tu?

Nu răspundem la e-mailuri când ar trebui

37% dintre e-mailurile pe care le-au deschis utilizatorii ar fi trebuit să răspundă, dar nu au fost. Noi numim asta “E-mailul Ostrich”. Cineva care deschide e-mailuri, câștigă și apoi le închide din nou. Pun pariu ca nu ai facut asta;) Publicitate

Crearea de foldere pentru a înțelege ce trebuie să facem

Creăm dosare deoarece considerăm că dorim să ne punem e-mailurile în siguranță pentru a le păstra până când le vom avea din nou nevoie. Cercetările sugerează că peste 80% din e-mailurile pe care le trimitem nu se mai văd niciodată. Ceea ce facem cu adevarat este a “doar în cazul în care” raspuns. “Poate că ar trebui să-mi acopăr fundul pe proiectul XYZ, așa că o să fac asta,” spunem. Răspunsul guruilor? Beneficiați de utilizarea căutării avansate, deoarece veți ști întotdeauna ceva despre e-mailul pe care doriți să-l reconfirmați. Vă veți aminti de cine este, un cuvânt cheie, data dificilă - ceva care vă va ajuta să refătiți e-mailul. Adăugați la aceasta faptul că majoritatea companiilor arhivează e-mailuri timp de 7 ani și veți vedea că nu există pericolul pierderii e-mailului.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Motivul pentru care creăm dosare în stânga inbox-ului nostru este să înțelegem sarcinile legate de e-mail pe care trebuie să le facem. Este un pic ca mersul prin pădure cu o macetă, ce se toarna în subteran. Pe măsură ce ne despărțim, punem e-mailuri în dosare, vedem calea de urmat, ca și cum am curăța arbuști și pleacă pentru a vedea calea din față. Motivul principal pe care îl facem este că folosim căsuța poștală ca listă de sarcini și credem că este esențial să vedem lista de sarcini pentru a face progrese. reclamă

Dar aici este adevărata frecare ...

Am creat o structură minunată de dosare, largi și adânci, care au crescut cu noi, pe măsură ce ne-am dezvoltat treaba. Cea mai profundă înțelegere din cercetare este că aceia care au dosar iau atâta timp cât cei care nu fac dosar pentru a reaminti un e-mail! Acest lucru se datorează faptului că folderele au fost create ca un mijloc de eliminare a căsuței poștale, nu ca mijloc de a le organiza pentru refining. Prin urmare, atunci când fișierul Frequent Filer caută un e-mail, nu poate urma o secvență logică pentru a refădi e-mailul, deoarece nu există unul. În plus, structura lor de depozitare pe sistemul lor de e-mail este diferită de cea de pe hard disk-ul lor, deci au în esență două dulapuri de depozitare folosite. Fiecare are o structură diferită în funcție de formatul său, adică un dulap de depozitare pentru e-mailuri și unul pentru orice altceva. Asta se adaugă la un sistem de depozitare slab structurat. reclamă

Deci, Care este răspunsul?

1. Nu mai trimiteți e-mailurile imediat.
2. Puneți toate dosarele, cu e-mailurile lor, în arhivă.
3. Devino bun la utilizarea căutării avansate pentru a găsi e-mailurile dvs. în Outlook, Gmail sau Apple Mail.
4. Acțiune avansată: nu utilizați căsuța de e-mail ca listă de sarcini. Creați-o în fiecare zi pentru dvs. Acest șablon de gestionare a timpului vă va ajuta.

Credite foto recomandate: Jeremy Bishop prin unsplash.com