Cele 3 strategii cele mai importante de economisire a timpului (apropo, ele sunt usoare!)

Nu este niciodată suficient timp pentru a face totul, este acolo?

Aceasta este una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă oamenii atunci când încearcă să fie productivi și eficienți. Prea multe locuri de muncă au o capacitate infinită de muncă; ai putea să-ți faci treaba de 60, 80 sau chiar 100 de ore pe săptămână și să găsești încă ceva, bine?

Cred că nu numai "săptămâna de lucru de patruzeci de ore" este o concepție greșită totală, este de fapt o credință dăunătoare că mulți dintre noi au fost ridicați și sunt prinși în capcană. Când suntem la un loc de muncă care are un acord contractual de un fel de a face un anumit număr de ore pe săptămână, vom umple aceste ore cu munca ... indiferent de volumul de muncă real.

Iar când vă gândiți cu adevărat, cât de ilogic este pentru companii să-și bazeze contractele de personal pe ore, mai degrabă decât pe ieșiri? Nu are niciun sens pentru profituri reușite sau alte rezultate. reclamă

Am fost destul de norocos să fi primit o pregătire avansată de la o serie de antrenori și mentori pe strategii eficiente de economisire a timpului. Nu numai managerii încearcă să-și dea seama cum să profite cât mai mult de mine în decurs de 40 de ore, dar oamenii care și-au dat seama cum să fie 50-100% mai eficace decât omologii lor, în jumătate timpul.

Astăzi, aș dori să vă împărtășesc cele trei sfaturi de top cu dvs. Ideea este că, în timp ce oricare dintre aceste strategii va reduce foarte mult timpul pierdut (face mai mult în mai puțin timp și mai puțin) mult mai puțin efort), ideea este de a le combina pe toate. Aceste sfaturi sunt doar zgârierea suprafeței și vă recomand să cercetați în continuare fiecare din aceste principii:

1. Regula 80/20 a naturii - principiul lui Pareto

Cei mai în vârstă sunt, în general, buni în stabilirea priorităților, dar majoritatea sunt îngrozitori în a putea lăsa sarcinile inferioare prioritare să se termine. Mulți dintre noi vor îndeplini sarcinile cu prioritate în primul rând, dar apoi vor mai petrece multe ore luptând prin toate celelalte sarcini, încercând să ajungă la "cutia goală" mitică. Dacă vă aflați într-un loc de muncă care ar putea oferi suficientă muncă pentru a vă menține infinit ocupată, atunci vă urmăriți un curcubeu. Cele mai multe locuri de muncă se pot potrivi acestei descrieri.

Cred că avem tendința să ne temem de "lipsă ceva important", așa că încercăm să facem totul. Paradoxal, făcând acest lucru compromitem de fapt calitatea celei mai importante lucrări - un risc mult mai mare pentru cariera noastră! reclamă

Principiul Pareto, termen creat de faimosul cercetător de calitate și performanță Joseph M. Juran, sugerează că majoritatea circumstanțelor din viață respectă această regulă a naturii: 80% din rezultate provin din 20% din resurse.

În context, aceasta înseamnă că majoritatea rezultatelor dvs. sunt generate de o mică parte din timpul și eforturile dvs. Doar 20% din munca pe care o faceți în prezent este importantă pentru rezultatele așteptate de dvs. De asemenea, indică faptul că celelalte 80% din efortul pe care îl puneți vor fi doar 20% din rezultatele dorite.

Vă recomandăm ca în lunile următoare să vă lăsați la o parte 15-30 de minute pe săptămână, unde nu veți fi întrerupți. În acest timp încercați acest exercițiu:

• Scrieți întreaga listă de sarcini cu tot ceea ce faceți pentru a lucra (mai târziu puteți aplica acest exercițiu în întreaga dvs. viață - atunci când lucrurile încep să se schimbe!) Aceasta include totul, de la activități și proiecte majore până la răspunsuri la e-mailuri și telefoane.
• Scrieți un rezumat al rezultatelor sau rezultatelor care vi se așteaptă - de ex. % din vânzări, lucruri construite, contracte scrise etc. - care sunt cele mai importante pentru succesul dvs..
• Acum reveniți la lista de sarcini complete și selectați fără echivoc 20% dintre cele (unul din cinci) cele mai direct legate de aceste rezultate și rezultate. Acestea sunt acum sarcinile cele mai înalte priorități, iar obiectivul dvs. ar trebui să fie crește efortul pe care îl cheltuiți în acestea.
• Apoi, întoarceți-vă la restul sarcinilor din listă și evaluați-le în termeni de importanță de la cel puțin la cele mai multe (de exemplu, de la o scară de la o la cinci). Cu cât numărul este mai mic, cu atât activitatea este inutilă - acestea sunt activitățile dvs. "80%". Pentru fiecare dintre activitățile de 20% pe care le creșteți, trebuie să faceți loc prin scăderea sau pur și simplu nu face una dintre aceste activități de 80%.

Alt mod de a face acest lucru este să vă întrebați, “Dacă trebuia să produc aceleași rezultate săptămânale, dar a trebuit să lucrez o zi mai puțin pe săptămână, ce ar fi nevoie să reduc sau să nu mai fac?” reclamă

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

De-a lungul timpului, cu experimente de încercare și eroare, veți deveni cu adevărat clare cu privire la ceea ce contează și ce nu contează. Trebuie să lăsați lucrurile să meargă și, uneori, trebuie să permiteți să se întâmple mici lucruri negative pentru a face loc mult mai mare rezultate pozitive.

2. Capcana de e-mail

Odată am făcut un studiu puțin informal, unde am constatat că am pierdut aproximativ patru până la șase ore pe săptămână, pur și simplu trecând de la ceea ce făceam pentru a-mi verifica e-mailurile (și înapoi). Aceasta este o activitate complet neproductivă. Toate acestea nu sunt:

• Mănâncă ore în care nu se produce nimic.
• Să vă încercați să "găsiți locul dvs." din nou în sarcina incompletă pe care o faceți (ceea ce înseamnă mai mult timp pierdut și o pierdere completă a impulsului).
• Creați anxietate cu privire la noile mesaje de poștă electronică pe care le vedeți acum ca sarcini în așteptare, ceea ce vă va distrage atenția până când veți trata cu ele.

De atunci am găsit soluția. În prezent, am un mesaj e-mail cu auto-responder enervant, spunând că verific doar e-mailuri la orele 11:00 și 15:00, inclusiv numărul meu mobil “dacă este urgent”. Nu trebuie să faceți acest lucru, ci să ne uităm la conceptul din spatele lui:

• Prin verificarea numai a e-mailurilor de două ori pe zi, îi forțez pe oameni să mă contacteze urgent numai atunci când problemele sunt cu adevărat urgente, ceea ce a redus distragerile cu aproximativ 60-70% (serios!)
• 95% dintre e-mailuri nu au nevoie de un răspuns urgent și pot aștepta câteva ore. Efectuând e-mail-uri în vrac, reduceți semnificativ timpul de distragere și de tranziție. Învățați-i pe alții să nu utilizeze e-mailul ca formă de comunicare urgentă.
• Doar "ating" e-mail-uri o dată pe fiecare. Ele se transformă într-o sarcină mai târziu (așa că pot să o uit de acum), tratate acolo și apoi (pentru tot ce îmi va lua mai puțin de un minut) sau sunt șterse / arhivate.

3. Mâncarea broasca urâtă mare

Antrenorul meu, Phil Drolet, ma învățat asta. Este uimitor cât de distragător este să ai o sarcină mare, urâtă care se ridică în spatele minții tale. Atenția voastră interioară continuă să o privească în timp ce încercați să vă concentrați. Aceasta este de obicei o sarcină care este: Publicitate

• Timp intensiv, sau
• Implică conflictul sau
• Perceput a fi dificil (dar în experiența mea, de obicei, se dovedește a fi OK).

Încercați acest lucru timp de o săptămână și vedeți cum vă simțiți: Faceți "mâncând broasca mare urâtă" (adică efectuați cea mai grea sarcină) primul lucru pe care îl faceți în fiecare zi, chiar înainte de a verifica e-mailurile sau de a răspunde la mesajele telefonice. Există câteva roluri care necesită ca e-mailurile să fie verificate primul lucru dimineața, dar chiar și atunci este de obicei doar câteva care au nevoie de revizuire.

Credeți sau nu, sunteți cei mai productivi la începutul schimbării. Utilizați această energie pentru a distruge acea sarcină provocatoare de anxietate, pentru a vă oferi o liniște totală pentru restul zilei. Când este aplicat alături de principiul 80/20, această sarcină este, de obicei, și cel mai eficient lucru pe care l-ați putea face în acea zi!

De asemenea, văd adesea oameni care se răsfrâng în jurul a două sau trei sarcini de prioritate egală, în loc să facă doar unul câte unul. Dacă asta ești tu, îți garantez că pierzi ore pe săptămână, fără a obține nimic din ea! Cercetare "tehnici de mindfulness" și să învețe să facă un lucru la un moment dat. Aveți o listă detaliată de lucru care categorizează totul în ceea ce privește importanța / prioritatea și apoi faceți fiecare activitate una câte una. Dacă este aplicat corect, nimic rămas la sfârșitul zilei probabil nu trebuie nici măcar să fie făcut!

În zilele noastre, este destul de obișnuit să nu am nimic de importat după 11:30, pur și simplu pentru că respect aceste reguli. Adu-ți libertatea în viața ta, lăsând mai întâi mitul "zilei de lucru de opt ore", și al doilea, disciplindu-te să urmezi aceste reguli. În mod contrar, există libertate în următoarele reguli. Încearcă-l pentru câteva săptămâni și spune-mi că greșesc!

Luați-vă o săptămână productivă, eficientă, de economisire a timpului și lipsită de griji!