Productivitatea Made Simple Cum să vă păstrați proiectele de la uciderea ta

Unele proiecte pot fi o adevărată durere în Știi ce. Nu toate, desigur. Dar sunt unele care ne țin treaz noaptea. Pot exista multe motive pentru o astfel de situație. Uneori, sarcinile care trebuie făcute sunt pur și simplu dificil de realizat. Alteori este timpul necesar pentru a ne înspăimânta.

Dar, uneori, cel mai înfricoșător lucru din toate acestea este că nu știm ce se întâmplă într-un proiect și nu pare să găsească o modalitate de a planifica totul și de a obține o imagine clară a ceea ce trebuie făcut.

În părțile anterioare ale seriei am discutat despre ce să facem odată ce totul este perfect stabilit. Odată ce suntem clar despre sarcinile exacte care trebuie făcute și odată ce știm chiar când vrem să ne ocupăm de ele. Dar este o parte lipsă, și asta este, desigur, parte din planificarea proiectelor și selectarea priorităților.

Majoritatea proiectelor pe care le decidem să le executăm ar trebui definite și planificate în conformitate cu cinci pași principali. Acestea sunt:

1. Stabilirea obiectivelor și a regulilor.
2. Definirea viziunii dvs. pentru rezultatul final.
3. Brainstormingul.
4. organizarea.
5. Selectarea următoarelor activități.

Desigur, nu fiecare proiect necesită o astfel de secvență elaborată de pași. Unele proiecte sunt foarte simple și definirea unor lucruri precum obiective sau viziuni ar fi o depășire completă.

Dacă doriți doar să vă fixați mașina, atunci nu aveți nevoie de reguli inteligente pentru a putea face acest lucru ... probabil știți ce trebuie făcut fără ajutor suplimentar.

Cu toate acestea, GTD a fost conceput pentru a putea face față oricărui tip de proiect, indiferent cât de mare sau mic.

Pașii menționați mai sus fac asta. Ele pot fi aplicate la orice. Iar după ce ați trecut prin toate acestea, puteți fi siguri că proiectul dvs. va fi clar și ușor de înțeles. Acest lucru, în cele din urmă, vă va îmbunătăți șansa de a executa proiectul cu succes. reclamă

Pentru a explica acest lucru, trebuie să lăsăm exemplele simple și să luăm ceva mai complicat ... Imaginați-vă că cumpărați un apartament nou pentru dvs. și pentru familia dvs..

1. Stabilirea obiectivelor și a regulilor.

Aceasta este partea în care răspundeți la întrebările De ce și pentru ce.

Pentru exemplul nostru întrebarea este: De ce vrei un apartament nou?

Unele răspunsuri posibile: vrei să trăiești mai aproape de locul tău de muncă, vrei ca copiii tăi să trăiască mai aproape de școală, vrei să ai mai mult spațiu pentru tine și familia ta, vrei să trăiești în centrul orașului pentru că toate lucrurile interesante se întâmplă acolo, vrei un mediu mai modern, si asa mai departe.

Motivele din spatele fiecărui proiect sunt, desigur, diferite. Mai mult, proiectele personale sunt în întregime diferite de la proiectele centrate pe afaceri. Dar au încă multe în comun. Dacă, de exemplu, în loc să cumpărați un apartament nou, începeți o afacere, atunci întrebarea rămâne - de ce doriți să începeți o afacere?

Deci, indiferent de ceea ce vă gândiți să faceți, întotdeauna trebuie să începeți cu obiectivele și regulile. Obiective pe care le-am acoperit (este De ce). Regulile sunt chiar mai ușor de înțeles.

Revenind la exemplul nostru; unele reguli: care este bugetul dvs.? unde vrei să trăiești (ce cartier)? vrei să ai o cameră pentru toată lumea? Ai nevoie de un garaj? si asa mai departe.

După ce ați făcut toate aceste lucruri, puteți merge la pasul următor.

2. Definirea viziunii pentru rezultatul final.

Aici răspundeți la întrebarea ce. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Creați o viziune completă a ceea ce doriți să obțineți ca rezultat final al proiectului. Mai multe detalii cu atât mai bine.

Viziunea dvs. reflectă obiectivele și regulile pe care le-ați stabilit în etapa anterioară. Obiectivele sunt principalele linii directoare privind ceea ce ar trebui și nu trebuie făcut în cadrul unui proiect dat. Deci, acum folosiți aceste obiective pentru a veni cu viziunea dvs. asupra rezultatului final al proiectului.

O posibilă viziune pentru proiectul nostru:

Vreau un apartament cu 4 camere în centrul orașului. Cel puțin X de metri pătrați de spațiu. Bucătărie mare. Trebuie să aibă un garaj. Prețul ar trebui să fie mai mic decât X. Mobilier modern.

Sună ca o viziune bună. Desigur, sunt multe lucruri pe care le putem include aici, dar deocamdată o să facă.

Următorul pas este să luați această viziune și să faceți niște brainstorming în jurul acesteia.

3. Brainstorming.

Brainstorming-ul este probabil cea mai creativă activitate pentru orice proiect. Ați făcut-o de mai multe ori, sunt sigur. Cu toate acestea, brainstorming-ul are un punct foarte mic când este făcut înainte de a executa cei doi pași anteriori.

O sesiune de brainstorming trebuie întotdeauna creată în jurul unei idei principale bine definite, așa că avem niște îndrumări și știm unde mergem cu ea. Și acesta este exact ceea ce ne definește obiectivele și viziunea.

Sesiunea de brainstorming în sine este un lucru foarte simplu de făcut. În esență, este răspunsul la întrebarea Cum. reclamă

Unii oameni preferă să impună anumite restricții, de exemplu, constrângerile de timp. Acest lucru este bun dacă lucrăm la un anumit proiect la locul de muncă și mai multe persoane fac brainstorming-ul. Dar dacă ești doar tu, poți să-ți petreci cât vrei. Desigur, în rațiune.

Începeți prin a vă lua obiectivele și viziunile și plasându-le într-un loc vizibil. Apoi pur și simplu lăsați-vă mintea creativă să piardă și să scrie orice idee care vine în minte cu privire la lucrurile pe care le-ați putea face în proiect. Și mă refer la oricare.

Nu este momentul să evaluăm ideile și să ștergem cele rele. Nu acum. Acesta este momentul pentru a scrie totul în jos, indiferent cât de stupid suna la început.

Exemplul nostru: sunați la agenția imobiliară, mergeți la IKEA, închiriați un antreprenor, întrebați în jur și aflați dacă este un cartier bun sau nu, alegeți culori vopsea, obțineți o sculptură Elvis de dimensiuni mari, obțineți o conexiune la internet, primiți un împrumut bancar, închiriați o van, verificați toate instalațiile (electricitate etc.), si asa mai departe. Lista pentru un astfel de exemplu poate continua, așa că o să ne oprim aici.

Odată ce ajungeți la un punct în care nu vă puteți gândi la altceva, este probabil un moment bun pentru a opri brainstorming-ul și pentru a merge la pasul următor.

4. Organizarea.

Da, aici puteți alege ideile bune și eliminați cele rele. Brainstorming-ul ar trebui să vă ofere o mulțime de amândouă.

De ce brainstorming-ul și organizarea în același timp nu este cea mai bună alegere? Deoarece aceste activități se opun reciproc. Pe de o parte, trebuie să fii creativă și să inventezi lucruri, dar pe de altă parte trebuie să te întorci la pământ și să fii rezonabil în timp ce îl evaluezi. A face acest lucru în același timp pur și simplu nu funcționează. De aceea organizarea este un pas separat.

Procesul este simplu. Uitați-vă la lista dvs. de brainstorming și eliminați tot ceea ce nu are prea mult de-a face cu obiectivele și viziunile dvs. sau pur și simplu este stupid (cum ar fi sculptura Elvis ... sau este?).

Odată ce ați petrecut ceva timp în căutarea prin toate aceste lucruri creierul dumneavoastră va începe automat să aranjeze lucrurile în funcție de prioritățile lor și ce trebuie făcut mai întâi. Ar trebui să utilizați această stare de spirit și să treceți rapid la pasul final. reclamă

5. Selectarea următoarelor sarcini.

Aici vechea noastră prietenă - Lista următoarelor sarcini - revine în joc.

În acest moment, selectarea următoarei sarcini pentru proiectul dvs. ar trebui să fie ușoară. După faza de organizare a tuturor ideilor, ar trebui să aveți un set frumos de lucruri care pot fi acționate în funcție de obiectivele și viziunile dvs. Lucruri care sunt absolut esențiale pentru implementarea proiectului. Acum, pur și simplu, selectați următoarea sarcină pentru proiect.

Tot ceea ce aveți în acest moment merge în lista de proiecte. Și următoarea sarcină posibilă merge în lista următoarelor sarcini. Din acel moment puteți reveni la munca obișnuită (stil GTD). Aici totul se leagă de tot.

Ce urmeaza?

Practic, asta este. Tot ce trebuie să faceți acum este să utilizați sistemul pentru a vă ajuta să vă organizați și să vă executați mai eficient proiectele. Atât în ​​viața personală, cât și în afaceri.

Doar pentru a recapitula și a vă îndrepta spre părțile specifice din această serie.

• Începeți cu exercițiul de creier.
• Creați prima listă de sarcini următoare și amintiți-vă despre regulile de alegere a sarcinilor care trebuie gestionate în orice moment.
• Planificați-vă proiectele în conformitate cu strategia din acest post.
• Pune toate cele șapte elemente principale ale productivității în loc.
• Amintiți-vă să lucrați în funcție de graficul zilnic de activitate.

Recunosc, sunt multe de făcut dacă doriți să aveți GTD implementat pe deplin în viața de zi cu zi. Dar ai prefera să fugi ca un pui cu capul tăiat pentru că nu ai idee ce să faci mai departe? Probabil ca nu.

O încurajare finală pentru dvs.: dacă credeți că nu aveți timp să vă jucați cu astfel de metodologii, suspendați-vă pentru puțină vreme neîncrederea și aveți puțină încredere pentru că după ce implementați GTD veți găsi timp pentru tot.

Simțiți-vă liber să împărtășiți cum lucrează GTD pentru dvs. Sunt curios să știu. Eu, de exemplu, l-am folosit din 2009 și funcționează cu adevărat ca un farmec.

(Credit foto: Productivitate sau Motivare prin Shutterstock)