Productivitate, bazându-se pe tehnologie și redundanță

Computerul se blochează. Nu va porni din nou. Ce faci? Nimic productiv. Dimineața este risipită, vine tehnicianul și vă spune că aveți nevoie de un hard disk nou și că după-amiaza dvs. a dispărut și în timp ce mergeți la cumpărături pentru unul nou.

Există un milion de variații ale acestui scenariu. Ne plasăm într-o poziție precară atunci când ne bazăm total și complet pe tehnologie pentru a ne menține sistemele productive și pentru a executa sarcinile pe care le-am stabilit pentru noi înșine cu ei. Tehnologia dă steroizi productivității personale; totul este mai rapid. Cei mai mulți dintre noi pot scrie mai repede decât scriem și folosind e-mailul ca formă de comunicare de zi cu zi ne permite să reducem drastic numărul de conversații și apeluri telefonice perturbatoare pe care le primim în fiecare zi. Așadar, învățăm să ne bazăm pe tehnologie, atât de mult încât, atunci când aceasta nu reușește - și așa se întâmplă - putem fi lăsați nemișcați atunci când suntem întrebați vechea întrebare, care este următoarea acțiune? reclamă

Acum doi ani eram într-o astfel de poziție. Sistemul meu de gestionare a sarcinilor a fost un fișier text stocat local pe calculatorul meu. Un computer care a eșuat în mod regulat deranjant. Nu ar fi contat dacă am stocat sistemul de gestionare a sarcinilor într-un Doc Google; în momentul în care nu aveam alt computer, nici un iPhone, și oricum, dacă Google Docs a coborât?

Trebuie să învățăm să ne bazăm mai puțin pe tehnologie. Și nu vreau să spun că ar trebui să ștergem computerele noastre ca un centru al sistemului nostru de productivitate, dar avem nevoie de redundanță. Redundanță pentru sistem și redundanță pentru situație.

Redundanță pentru sistem

Sistemele redundante sunt sisteme care asigură că o problemă cu orice componentă unică nu cauzează probleme pentru alte componente sau pentru sistemul în ansamblu. Acest lucru se face de obicei prin dublarea componentelor; fie aceeași componentă într-un alt loc (cum ar fi copii de rezervă în afara site-ului), fie pur și simplu aceeași componentă într-un mediu diferit care nu are legătură cu primul. reclamă

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

Ce sa faci cand te plictisesti la munca (si de ce te simti plictisit de fapt)

Deci, puteți păstra copii ale listei de sarcini pe două computere și vă asigurați că sunt întotdeauna la curent în cazul în care unul dintre ei coboară. Aveți posibilitatea să vă depindeți de Time Machine (dacă sunteți pe un Mac) pentru a vă furniza acest tip de redundanță sau păstrați o copie în Gmail sau Google Docs sau cel mai bun (dacă nu chiar obsedant), toate cele de mai sus. Sau puteți scrie lista pe hârtie și trimiteți o copie a listei computerului pe telefon.

Când vine vorba de sisteme bazate pe computer, sincronizarea între mai multe dispozitive este un început bun. Dar este, de asemenea, o idee bună să păstrați o copie care nu se bazează pe electroni. Puterea dvs. ar putea ieși ore întregi (în aceeași zi în care ați uitat să încărcați laptopul și telefonul cu o noapte înainte). Orice se poate întâmpla cu aceste soluții, în timp ce dacă ați scris sau tipărit lucrurile, sistemul este mult mai puțin instabil. Cineva cu care vă aflați ar putea arunca în mod accidental lista dvs. de sarcini sau ar putea arde casa dvs. (în acest caz, ultimul lucru din mintea dvs. va fi dacă lista de sarcini este în regulă), dar este mult mai puțin probabil că veți pierde accesul atât la dvs. online și copiile offline dintr-o dată.

Redundanță pentru situație

Cealaltă problemă de a se baza prea mult pe tehnologie are de a face cu execuția. Chiar dacă ai lista de sarcini pe o bucată de hârtie odată ce puterea se stinge, ce faci? Nimic, dacă nu ai planificat asta. Unul dintre instrumentele excelente pe care multe sisteme de productivitate le oferă sunt un fel de variație a contextelor GTD și sunt utile în exact acest fel de situație (printre altele). reclamă

În aproape orice proiect, există de obicei o sarcină care poate fi făcută fără ajutorul unui computer - chiar dacă utilizarea unui computer ar fi, în circumstanțe normale, cea mai bună cale de a face acest lucru. Ideea este că dacă aveți contextele setate corect, când nu aveți acces la un computer, utilizați un context setat pentru lucrul offline. Nu aveți conexiune la Internet, nu vă conectați la contextul @internet și în altceva. Dacă aveți un pic echitabil care se poate face offline, trebuie doar să faceți un context @offline și să îl comutați când aveți nevoie de el. Puteți folosi mai multe contexte într-o singură sarcină. Dacă munca dvs. ar trebui să se facă pe un computer, dar se poate face fără una, puteți atașa un context @offline sau @nopower suplimentar care funcționează ca un secundar al contextului obișnuit al sarcinii.

Este mai mult o chestiune de gust personal cu privire la modul în care ați stabilit sistemul dvs. pentru a se adapta la schimbări neașteptate, dar linia de jos este că trebuie să planificați înainte pentru aceste situații și să fiți gata să faceți o listă cu lucrurile care pot fi făcute în între timp.

Contextele vizează crearea unui sistem de productivitate care să includă mediul în care vă aflați și instrumentele pe care le aveți la dispoziție. Luați în considerare eșecul tehnologic de orice fel ca pe un alt mediu. Planificarea în viitor pentru a face ceva greșit nu este pedant, este inteligent și chiar are un nume în lumea relațiilor publice: gestionarea crizelor. Orice bun echipa de relații publice va avea un plan pentru o criză, astfel încât, dacă se întâmplă ceva, aceștia să se poată muta direct în acțiune. Nu există niciun motiv pentru care nu puteți face acest lucru cu productivitatea personală. reclamă

Este mult mai ușor pentru noi decât pentru tipii de PR; în timpul revizuirii săptămânale, în timp ce setați noi sarcini, doar scanați lista și împăturiți un context cu privire la orice lucru care poate fi făcut offline. Ușor - durează un minut sau două mai mult decât revine săptămânal. Ai putea merge săptămâni sau luni fără să o folosești, dar merită să fie momentul când vine momentul eșecului tehnic. În loc să îți dai seama de lucrul zilei de asta “dezastru” și așezat acolo cu o expresie confuză, veți fi înapoi și alergați în cel mai scurt timp. Acestea sunt sistemele redundante.