Faceți întâlnirile mai puțin urâte și mai productive

Atunci când mulți oameni își imaginează întâlniri, aceștia își imaginează un șef sau un supraveghetor care străbate cerințele și statisticile pentru o perioadă lungă de timp, în timp ce angajații privesc fără minte spre capul camerei. Aceste întâlniri pot constitui o pierdere enormă de timp dacă șefii nu implică angajați, iar angajații nu se concentrează și nu se dedică îndeplinirii unei agende specifice. Dar când întâlnirile sunt interactive, concentrate și bine programate, ele pot fi incredibil de productive. Trei aspecte pe care trebuie să le concentrați asupra unei întâlniri de birou sunt:

1. Efectuându-le memorabile

Fiecare întâlnire ar trebui să se evidențieze singură, pentru ao face unică și merită amintit. Programați întâlniri pentru momente ciudate, cum ar fi 9:17 mai degrabă decât 9:15 sau 9:30. Managerul de comunicare al TINY Pulse Neal MacNamara explică faptul că întâlnirile programate în mod constant la 8:48 “a eliminat întârzierea aproape complet” în cadrul companiei sale. O astfel de schimbare simplă îi va menține pe angajați pe degetele de la picioare în dimineața întâlnirii și nimeni nu va veni târându-și picioarele cu câteva minute târziu. reclamă

Utilizați spărgătorii de gheață pentru a începe întâlnirea, dar trebuie să fie legați direct de agenda curentă. Dați-le timp angajaților să-și scoată gândurile în aer, așa că nu le este frică să vorbească atunci când discuția se leagă de subiectul pe care îl vorbeau cu un coleg cam la câteva minute. Acest “înainte de conținut” metoda a permis angajaților din cadrul LivePerson să se cunoască mai bine și să se simtă mai confortabil vorbind despre o problemă cu care se confruntau.

Josh Neblett, co-fondator și CEO al companiei de comerț electronic Etailz, consideră că ultimele 5-10 minute ale unei întâlniri ar trebui să fie folosite pentru orice întrebări sau preocupări care ar fi putut apărea pe parcursul întâlnirii. Mai degrabă decât să le spunem angajaților “vino să mă vezi în biroul meu dacă ai întrebări,” acest timp deliberat este stabilit pentru a face față problemelor. Acest lucru este deosebit de eficient deoarece este probabil ca mai mult de o persoană să aibă o întrebare similară, iar liderul întâlnirii poate să răspundă imediat la toată lumea, în loc să răspundă în mod individual la cinci momente diferite. reclamă

2. Efectuarea lor eficientă

Toate întâlnirile ar trebui să aibă o agendă specifică care să dicteze exact ce subiecte vor fi discutate. CEO al Brivo Steve Van Till a creat “Nu re-hash” bile de ping pong pentru toți angajații care le folosesc pe parcursul unei întâlniri atunci când cineva aduce ceva ce a fost deja discutat pe larg sau va afecta ordinea de zi. În loc să spui punctul sau să pierzi timpul spunând “Am vorbit deja despre asta, dar dacă aveți întrebări ... ”, ceilalți membri ai întâlnirii pot ridica pur și simplu paleta, iar vorbitorul va ști să salveze ceea ce are de spus până când el poate vorbi cu șeful în particular.

Citiți Următorul

10 moduri de a ieși din zona dvs. de confort și de a vă depăși teama

The Lifehack Show Episodul 3: De ce validarea este cheia relațiilor de durată

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Alte birouri au aplicat pedepse pentru a veni în întârziere la întâlniri. Aceste pedepse nu sunt grave; mai degrabă, sunt moduri pline de umor și jenant de a face față întreruperilor și întârzierilor. O singură companie îi obligă pe întârziere să meargă în cântând o rimă de pepinieră sau altă melodie, ceea ce, desigur, îi face să se simtă inconfortabil atunci când accentul se schimbă de la o afacere serioasă la o întrerupere atât de periculoasă. O altă companie a implementat o politică care obligă angajații să doneze companiei de caritate în cazul în care telefonul mobil se stinge și întrerupe o întâlnire. Acești detractori lucrează cu siguranță mai mult decât orice disciplină reală, păstrând încă un înalt simț al moralei angajaților. reclamă

3. Efectuarea lor scurtă

Toată lumea îi place întâlniri scurte, nu? Ei bine, toate întâlnirile ar putea să fie scurt dacă timpul este utilizat în mod eficient. În timp ce angajații ar trebui să fie trași la răspundere pentru actualitatea și atenția lor în timpul întâlnirilor, persoana care a convocat întâlnirea este cea care trebuie să aibă abilități eficiente de gestionare a timpului pentru a fi eficientă. Având și menținând o agendă clară și concisă este primul pas în realizarea unei întâlniri care să nu depășească binevenirea. Multe companii implementează un cronometru de treizeci de minute, știind că oamenii sunt dornici să se concentreze numai pentru 25-30 minute la un moment dat și orice în acea perioadă va merge într-o ureche și în cealaltă. De asemenea, puteți considera că au fost puse în aplicare "pedepse" pentru a fi executate în timp, cum ar fi donarea către organizația de caritate sau la petrecerea de vacanță. În acest fel, atât participanții cât și persoanele care conduc întâlnirea trebuie să respecte restricția de timp.

Concluzie

Întâlnirile au un rău proastă, deoarece ele adesea diminuează productivitatea unei companii, ceea ce este exact opusul a ceea ce ar trebui să facă. La fel ca toate celelalte măsuri progresive și inovatoare luate în lumea afacerilor de azi, reînnoirea structurii întâlnirilor prin gândirea în afara casetei permite liderilor să utilizeze în mod eficient întâlnirile și asigură angajaților să profite la maximum de acestea. reclamă

Credit recomandat fotografie: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter prin farm4.staticflickr.com