Lecții privind prelucrarea prin e-mail de la primirea prioritară a GMail

Caracteristica ulterioară a Gmail, Priority Inbox, a fost lansată în această săptămână pentru fanfară, în ciuda pretențiilor Google că va accelera procesarea prin e-mail și va reduce supraîncărcarea informațiilor. Faptul că nu produce nici un rezultat, în ciuda celei mai recente tehnologii secrete pe care o folosește, ne-ar putea ajuta să învățăm câteva lecții importante despre gestionarea productivă a e-mailurilor.

Google spune că testarea internă a scos la iveală faptul că instrumentul salvează persoana medie de 6 minute pe zi. reclamă

Este greu să vezi cum, atunci când îți dai seama că toate aceste instrumente se întâmplă, e remanierea e-mailului de pe Inbox. Pentru a desena o simplă analogie, imaginați-vă că poșta dvs. vă trimite mailul în două loturi (presupunând că toate mesajele junk au fost aruncate). Un lot este legat cu șir și marcat “prioritate ridicată.” Celălalt lot se află într-o cutie mică și este marcat “prioritate redusa.”

În timp ce acest lucru ar fi un serviciu bun, cu greu ar produce economii în timp sau efort. Indiferent dacă începeți cu elementele cu prioritate ridicată sau cu prioritate scăzută, nu veți avea nici o diferență în ceea ce privește rezultatul final - fiecare piesă de e-mail trebuie încă să fie deschisă și citită și trebuie luată o decizie cu privire la informațiile pe care le conține.

El putea, de asemenea, să-l codifice, să-l alfabezeze și să-l sorteze prin greutate, cod poștal și mărime, dar ce? reclamă

La sfârșitul acelei activități, veți avea tot timpul același timp pentru a procesa întregul lot. Dacă sună cam așa cum spune mama “jucând cu mâncarea înainte de al mânca” atunci ar trebui ... pentru că asta este tot ce este; o comoditate ușor de reconfortant, care nu face nici o diferență în timpul necesar pentru a procesa e-mail-ul dvs., sau la problemele reale de supraîncărcare a informațiilor.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Iată ce sa întâmplat probabil: o grămadă de Googleheads s-au așezat în jur și au dat seama că ar putea aplica tehnologia utilizată în filtrarea Spam-urilor la problema tăierii informațiilor și supraîncărcării prin sortarea cutiei poștale a utilizatorilor. Nimeni nu a făcut următorul pas pentru a pune întrebarea evidentă: “Care este noul obicei sau schimbarea de comportament pe care încercăm să o promovăm?”

Când te uiți la el din această perspectivă, este ușor să vezi că noul instrument ar putea promova unele obiceiuri proaste. Până acum, toată lumea știe că Zero Inbox este mai bine să aibă decât o căsuță poștală care este umplută cu zeci de mii de mesaje. Pentru cei care nu sunt atenți, Priority Inbox va facilita procesarea e-mailurilor cu prioritate maximă, lăsând pe cele cu prioritate scăzută să “mai tarziu.” Acest lucru va duce la suprasolicitarea suplimentară prin e-mail, așa cum este ilustrat în acest exemplu. reclamă

Profesionistul mediu de lucru primește peste 140 de e-mailuri pe zi și să ne imaginăm că 20 dintre acestea sunt de o prioritate ridicată. Acest lucru lasă 120 de e-mailuri cu prioritate scăzută, care vor fi ignorate în orice zi. În ziua următoare, dacă se repetă aceleași acțiuni, numărul de e-mailuri necitite cu prioritate redusă crește la 240 și apoi la 360 la următoarea. “Se ocupă numai cu e-mailurile cu prioritate maximă” este tocmai obișnuința pe care conceptul Zero Inbox a fost menită să o repare și încurajează utilizatorii să acumuleze e-mailuri în Inbox.

Utilizatorul mediu al intrărilor primare Gmail ar putea foarte bine să facă lucrurile mai rău pentru ei înșiși și pentru ceilalți, pur și simplu pentru că Google nu și-a făcut temele și a aflat exact ce obiceiuri noi le solicită utilizatorului să se adapteze.

Din fericire pentru noi, există câteva lecții bune de învățat în toate astea. reclamă

1. Obișnuiește-te mai întâi în tehnologie

Există mai multe tehnologii noi care vin la noi în fiecare zi și este o idee proastă de a evalua valoarea pe care o avem pentru noi, bazându-ne pe cine a creat-o, cât de fascinantă este sau cât de bine funcționează. În schimb, trebuie să ne concentrăm atenția asupra tiparelor obișnuite și să ne întrebăm pe noi înșine “Ce schimbare a obiceiurilor benefice facilitează această nouă tehnologie?” și “Pot face modificările obișnuite necesare?” Numai atunci ar trebui să ne uităm la tehnologia care ne va ajuta. De prea multe ori, avem totul înapoi, hotărând să folosim o nouă tehnologie și să lăsăm obiceiurile să se desprindă. Evidențiați problema pe șoselele noastre de a trimite mesaje text în timp ce conduceți ca un exemplu perfect al schimbării obișnuite a tehnologiei.

2. Productivitatea în primul rând, confortul al doilea

Pe măsură ce evaluăm inovațiile, este ușor să fim distrasi de factorul rece. De exemplu, televiziunea mobilă devine realitate, însă este greu să ne imaginăm că cineva va fi mai productiv, deoarece ei poartă un televizor cu ei la fiecare întâlnire, conversație și atelier. Trebuie să fim nemilos cu atenția noastră și să ne asigurăm că instrumentele pe care le folosim de zi cu zi ne fac mai productivi decât să adăugăm puțin confort acolo unde nu este necesar.

3. Atenție concentrată în primul rând, Distragii în al doilea rând

Multe studii arată că munca noastră cea mai bună provine de la o activitate concentrată, liniștită, și cu siguranță nu de la sărituri între ping-uri aleatoare, inele, burgeri, sonerii și vibrații. Trebuie să alegem instrumente și dispozitive care să ne ajute să ne gestionăm atenția pentru a face o treabă bună, mai degrabă decât pentru acelea care sunt concepute să ne îndepărteze de ceea ce este important pentru alte lucruri care ne captivează atenția doar pentru că l-am lăsat.

Nu există sfârșit pentru inovațiile care vin în calea noastră, iar restul vieții noastre vor fi umplute de descoperiri din ce în ce mai fascinante. Urmează și altele “Productivitate Inboxes” care atrag atenția presei, deoarece fiecare companie împinge plicul pentru a face mai mulți bani.

Totuși, aceste inovații trebuie să fie filtrate înainte de a fi aplicate circumstanțelor noastre individuale și trebuie să fim cei care decid să ne influențeze obiceiurile, productivitatea și atenția, astfel încât să ajungem la rezultatele finale pe care le dorim în toate domeniile din viețile noastre.