Cum să scrieți minutele minunate ale întâlnirilor, astfel încât nimic să nu se piardă în traducere

Scriind minutele întâlnirii poate părea la început o sarcină descurajantă. Există un grup de oameni care vorbesc despre numeroase subiecte într-o perioadă cronică. Treaba voastră este să decideți ce este mai important și să îl înregistrați în așa fel încât să fie clar pentru toată lumea să revizuiască mai târziu.

Minutele de întâlnire sunt valoroase din mai multe motive. Ele pot fi vitale pentru menținerea răspunderii membrilor echipei. Ei sunt obișnuiți să informeze pe cei care nu au fost prezenți la întâlnire. Sunt un istoric, astfel încât ideile și deciziile nu sunt uitate.

Menținerea minutelor pentru întâlnirile dvs. poate fi stresantă, dar ele pot fi de neprețuit. Membrii echipei dvs. vor fi extrem de recunoscători atunci când vă puteți retrage minutele de întâlnire în viitor pentru a le reaminti de sarcini importante și de a răspunde la întrebări uitate.

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să creați minute eficiente pentru întâlniri. Chiar dacă ați avut experiență cu câteva minute înainte, puteți găsi ceva care vă va ajuta să vă faceți mai eficient:

1. Știți ce va avea întâlnirea în prealabil

Oricine este responsabil de întâlnire ar trebui să aibă o agendă pregătită pentru a vă revizui înainte de începerea întâlnirii. Puteți folosi această agendă pentru a vă ajuta să vă pregătiți organizația de note, la care veți fi foarte recunoscători pentru mai târziu.

Pentru a vă organiza notele, va fi util să creați un șablon de feluri pe care să îl puteți completa rapid în timpul întâlnirii.

Dacă nu aveți o agendă, poate acea sarcină va cădea pe voi. O agendă este foarte utilă pentru a ajuta întâlnirile să funcționeze fără probleme și în mod eficient.

Puteți impulsiona echipa de conducere să creeze una. Sau puteți să creați propria dvs. întrebându-vă în legătură cu ce vorbește liderii reuniunii. reclamă

2. Configurați șablonul pentru minutele de întâlnire

Va fi mai ușor să ajustați notele digitale dacă se fac greșeli sau modificări. Dacă totuși nu sunteți un tipar puternic, ar fi mai bine să vă lipiți cu stiloul și hârtia și apoi să rescrieți ceea ce este cel mai important mai târziu.

Pentru note digitale curate, puteți încerca să utilizați șabloane de știri de e-mail pe care le puteți găsi online pentru a vă organiza. Ele sunt atractive pentru a fi partajate (mai târziu, mai târziu). Notele digitale vor fi, de asemenea, mai ușor de distribuit în general.

O altă opțiune pentru crearea unei contururi digitale este utilizarea tabelelor din Google Docs. Alegeți sau creați șablonul sau programul potrivit pentru a se potrivi cu informațiile pe care trebuie să le scrieți.

3. Organizați ceea ce veți scrie

Fiecare organizație și, probabil, echipa vor avea șabloane diferite pentru minunatele lor întâlniri. Important este să decideți ce informații este importantă și să creați o organizație clară care să o înconjoare.

Poate doriți să vă consultați cu membrii întâlnirii înainte și după fiecare întâlnire pentru a vedea care sunt preferințele acestora pentru procesul-verbal al ședinței.

Iată câteva elemente importante pe care le puteți pune în minutele de întâlnire:^[1]

• Data si ora
• Participanți
• Minutele de la întâlnirea anterioară
• Decizii luate, elemente de acțiune
• Data și ora următoarei întâlniri

Participanții trebuie să fie enumerați astfel încât să poată fi trași la răspundere și să fie ținute în evidență. Puteți, de asemenea, lista pe cei care nu au putut participa la întâlnire și asigurați-vă că aveți cineva să vă revizuiască mai târziu minutele de întâlnire cu dvs..

Pentru elementele de acțiune, asigurați-vă că listați pașii specifici care trebuie luați și cine este responsabil pentru fiecare porție. Articolele de acțiune ar trebui să iasă în evidență în întregul conținut din secțiunea proprie sau prin plasarea în caractere aldine. Acestea sunt probabil cele mai importante elemente ale minutelor dvs. de întâlnire. reclamă

Din nou, mai mult sau mai puțin conținut poate fi dorit de membrii echipei pe baza primelor dvs. încercări. Consultați-le cu aceștia pentru a afla ce altceva ar trebui să fie inclus sau ce ar trebui eliminat. De asemenea, ele pot prefera un design diferit.

Luați feedback cu un bob de sare și încercați să obțineți un consens de grup cât mai mult posibil. Ceea ce ar prefera o persoană ar putea să nu fie cel mai bun pentru întregul grup.

4. Luați note bune

Există multe metode de luare a notițelor, deci va trebui să găsiți care funcționează cel mai bine pentru dvs..

Amintiți-vă că nu este necesar să scrieți fiecare cuvânt spus. Doar scrie o versiune prescurtată a ceea ce este important pentru membrii întâlnirii de a-și aminti mai târziu.

Dacă sunteți îngrijorat să luați toate informațiile importante, puteți chiar să încercați să înregistrați notele cu telefonul sau computerul pentru a le revizui mai târziu. Fiți atenți, dar nu vă stresați.

Citiți Următorul

17 Sfaturi care iau notițe care vor transforma modul în care păstrează informațiile

6 Hacks pentru a face întâlnirile dvs. de afaceri mai eficiente

7 pași puternici pentru a obține succesul carierei

Puteți întreba întotdeauna pe cineva să revadă rapid tot ce ați pierdut. Echipa dvs. va fi recunoscătoare atunci când solicitați clarificări deoarece înțeleg importanța de a avea aceste detalii mai târziu.

Dacă vă aflați în dificultate să rămâneți atent, minutele dvs. de întâlnire vor suferi probabil. Asigurați-vă că aveți suficientă energie consumând o gustare și beți înainte. Eliminați distragerile ca telefonul. S-ar putea să trebuiască să sacrifici ședința lângă colegul tău preferat dacă te găsești șoptindu-te înapoi și înapoi prea mult.

Aminteste-ti doar importanta misiunii tale. Nu doriți să fiți responsabil pentru lipsa unei decizii sau a unui element de acțiune important. reclamă

Unele articole ar trebui să aibă date scadente. Elementele de acțiune ar putea necesita pași enumerați pentru a le realiza. Toate elementele de acțiune ar trebui să aibă un nume atașat celui care le realizează.

Dacă liderul întâlnirii nu atribuie un element de acțiune unei persoane sau unei date scadente, vă va aprecia că vă întrebați. Apple Steve Jobs a avut o “Persoana responsabilă direct” (DRI) pentru fiecare sarcină atribuită într-o întâlnire.

Datele și numele scadente asigură îndeplinirea sarcinilor. Aceasta nu este o listă de produse alimentare, este o hartă a săptămânii viitoare.

5. Faceți-l atractiv

Ce bine sunt minutele de întâlnire dacă nimeni nu vrea să le citească?

Ar trebui să aveți deja un șablon bine organizat. Adăugați elemente care vor facilita digerarea, cum ar fi utilizarea corectă a fonturilor bold și italice. Caracterele bold pot fi folosite pentru titlurile secțiunilor sau pentru a evidenția informații foarte importante.

Nu utilizați prea multe caractere îndrăznețe, altfel va pierde valoarea și va deveni aglomerată. Fonturile colorate pot, de asemenea, să arate adesea lipicioase sau să atragă prea multă atenție; așa că fii atent în modul în care îi folosești.

O margine colorată ar putea fi eficientă pentru a evidenția o secțiune importantă a punctelor de acțiune. Experimentați și vedeți ce funcționează cel mai bine pentru a vă face minunatele întâlniri atractive.

Pe lângă evidențierea informațiilor importante cu design atractiv, puteți avea șansa de a îmbunătăți branding-ul la locul de muncă. Prin includerea branding-ului în minutele dvs. de întâlnire, puteți inspira consistența mărcii între membrii echipei.^[2] Ei vor vedea efortul pe care îl faceți și cât de atractiv este materialul, apoi doriți să îl aplicați la propriile sale rezultate. Adăugați logo-ul organizației și culorile mărcii. reclamă

Mai presus de toate, păstrați organizația minutelor digerabile.

6. Distribuiți minutele

Minutele de întâlnire trebuie distribuite cât mai curând posibil după întâlnire, astfel încât membrii echipei să poată lucra asupra elementelor de acțiune. Acest lucru este, de asemenea, esențial pentru oricine poate că a pierdut întâlnirea.

Este mai ușor să distribuiți minutele digitale prin e-mail sau prin furnizarea unui link Google Doc pe care oricine poate să-l privească. Mulți oameni preferă încă o copie tipărită pentru a le păstra. În acest fel, ei pot să noteze și să treacă fizic articolele pe măsură ce le completează.

Puteți să le puneți la dispoziție într-un loc comun în birou sau să întrebați cine ar dori să primească o copie tipărită.

Gânduri finale

Minutele de întâlnire necesită un proces de dedicație și rafinament. Din când în când, probabil veți auzi o plângere din partea unui coleg cu privire la ceva ce lipsește în procesul verbal al ședinței.

Nu o luați personal. Este o sarcină dificilă care necesită multă atenție și efort. Pot apărea momente în care echipa dvs. nu apreciază în totalitate procesul-verbal al ședinței. Dar niciodată nu știți la ce zi sau săptămână că vor avea probleme cu ei.

Sarcina dvs. de a lua minutele de întâlnire este de neprețuit pentru că țineți echipa responsabilă. Menținerea înregistrărilor dvs. le face mai eficiente, deoarece trebuie să fim cinstiți, oamenii sunt adesea uitați. Vă mulțumim că întâlnirile rămân semnificative pe parcursul unei săptămâni.

Cel mai bun noroc în timp ce definiți și perfecționați procesul. Continuați să primiți feedback pentru a vă îmbunătăți abilitățile și șabloanele. Fiecare grup este diferit și preferă să aibă diferite tipuri de minute de întâlnire. Găsiți ce funcționează cel mai bine pentru echipa dvs..

Cu ajutorul eforturilor depuse, conduceți echipa la o mai mare eficiență și responsabilitate.

Credite foto recomandate: Unsplash prin unsplash.com

Referinţă