Cum se scrie o scrisoare formală

Cele mai multe scrieri de zi cu zi sunt ocazionale. Tweets, actualizări Facebook, cărți de vacanță, e-mailuri prietenoase - acestea au propria lor etichetă simplă și nu ne petrecem prea mult timp gândindu-ne înainte de a le linge ștampila sau de a trimite.

Uneori, totuși, ocazia cere ceva mai formal. Indiferent dacă este vorba despre o scrisoare către reprezentantul dvs. politic despre o problemă importantă, o scrisoare de intenție unui potențial șef sau o scrisoare de propunere de afaceri, acestea necesită un pic mai multă atenție dacă veți fi luat în serios. În calitate de avocat, scriu multe scrisori oficiale în fiecare săptămână, și există o artă de a face bine. Iată câteva puncte pe care să le țineți cont atunci când scrieți o scrisoare oficială, fie că va trece prin poștă sau prin spațiul cibernetic. reclamă

1. Înțelegeți scopul dvs..

De ce scrii? Ce vrei să citească cititorul? do după ce ați citit scrisoarea dvs.? Vrei să-i schimbi mintea sau să-l convingi să ia o anumită acțiune? Căutați iertare? Vrei să te plângi de serviciu rău sau de un produs defect? Încerci să te angaji? Ce este “cere”?

Odată ce știi acest lucru, poți - și ar trebui - să taie tot ce nu serveste acestui scop.

2. Identificați-vă publicul.

Cunoașterea publicului vă ajută să vă alegeți limba și să vă orientați ideile mai precis. Scriu altfel într-o scrisoare adresată unui alt avocat decât atunci când destinatarul este un director fără avocat sau chiar un bătrân “pro bono” client. Într-o scrisoare către editor, publicul dvs. real este cititorul publicației - cine sunt ei? (Țineți minte că majoritatea ziarelor sunt scrise la 8^lea sau 9^lea Nivel de citire a nivelului.) Nu utilizați jargonul pe care cititorul dvs. nu îl va înțelege. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

3. Păstrați-l scurt.

Cei mai mulți dintre noi suferă o inundație constantă de comunicări scrise și avem o perioadă limitată de timp pentru a le citi. Prin urmare, aveți mai multe șanse de a fi citiți dacă păstrați scrisoarea dvs. la o singură pagină. O scrisoare cu mai multe pagini cu paragrafe lungi și propoziții complexe arată copleșitoare. Cititorul ocupat va fi tentat să-l lase deoparte pentru că are mai mult timp - și nu s-ar putea niciodată să ajungă să o ia din nou. Utilizați paragrafe scurte, propoziții scurte, cuvinte scurte.

4. Utilizați limbajul simplu.

Este treaba lui scriitorul să fie înțeles. Chiar dacă audiența dvs. este foarte educată, ar trebui să evitați cuvinte mari și propoziții lungi și complexe. Oamenii nu sunt proști; sunt ocupați. Faceți munca mai ușoară și suntem mult mai predispuși să acordăm scrisorii dvs. atenția pe care o merită. Formatul scris nu necesită folosirea cuvintelor mari. Nu încercați să sunați sofisticat; încercați să fiți clar. Utilizare “cere” in loc de “cerere.” Spune “a cumpara” in loc de “cumpărare.” In loc de “închise aici găsiți,” doar spune, “Am închis” sau “Aici este… ”

5. Lead cu cel mai important punct.

După cum spun jurnaliștii, nu îngropați-vă conducerea. Găsiți o modalitate de deschidere cu ideea sau informațiile pe care le doriți mai mult cititorului dvs. să se concentreze sau să acționeze. Primul paragraf ar putea fi singurul pe care îl citește, așa că nu ascundeți “cere” în ultimul paragraf. reclamă

6. Urmați regulile.

Există reguli pentru formatarea unei scrisori de afaceri. Le ignorați la riscul tău.

7. Corectați-vă. Apoi reparați din nou.

Indiferent cât de talentați sunt gramatical, erorile și greșelile se pot strecura. Când credeți că ați terminat de scris, citiți piesa încet și atent, urmărind aceste greșeli. Nu aveți încredere în verificarea ortografiei. Dacă este posibil, imprimați o copie tipărită a scrisorii dvs. și citiți-o cu voce tare - cu un pix în mână, marcând acele greșeli, propoziții incomode, linii confuze. Dacă este foarte important, lăsați-l pe cineva să o citească și să vă spună dacă ați pierdut ceva.

8. Lăsați-l să se răcească înainte de a trimite.

Mai ales dacă scrieți pentru a convinge sau a vă plânge, probabil că sunteți motivat de anumite sentimente destul de puternice. Completați cu adevărat prima dvs. pescaj în căldura albă a pasiunii. Exprimați-vă sentimentele. Ia totul pe hârtie. Dar apoi ... înainte de a imprima și a semna, sau a lovi trimite, pleacă pentru o vreme. Du-te să faci altceva. Lăsați căldura pasiunii să se răcească. Apoi reveniți și recitiți ceea ce ați scris. Este corect? E inteligent? Este adevarat? E bine? Ați regreta că ați citit-o la televizor, în fața șefului tău și a bunicii tale? Faceți schimbările care par adecvate după ce emoțiile dvs. s-au stabilit. reclamă

Apoi, și numai atunci, a lovit trimite.

Ce am ratat? Care este cea mai ciudată provocare de comunicare? Întrebările și sugestiile dvs. sunt invitate.

(Credit foto: Semnătură prin Shutterstock)