Cum se creează o listă de sarcini care să te facă să zâmbești

E ora 6:00. Tocmai v-ați trezit și sunteți pregătiți să faceți duș. După duș, este timpul să mănânci micul dejun, să prindeți știrile citirea ziarului de dimineață și apoi să începeți lucrarea.

Te simți minunat, relaxat și fericit. Aveți așteptări foarte mari pentru această zi și doriți să fiți cât mai productiv posibil.

Derulați rapid până la 2 pm în aceeași zi. Lucrați într-o grabă și abia ați avut șansa de a lua o pauză de prânz.

Începi să te simți un pic stresat și obosit din cauza programului ocupat. În plus, se pare că trebuie să vă întoarceți la anumite sarcini și să le remediați, pentru că nu ați avut timp să vă concentrați asupra lor în mod corespunzător.

Ziua care a început atât de bine sa transformat într-una plină de stres. Sari doar de la o sarcină la alta - cât mai repede posibil - fără a face nimic în mod corespunzător.

Doriți să găsiți un buton de resetare, astfel încât să puteți începe ziua de la început - cu o altă strategie. reclamă

Fiind prea optimist poate fi o povară

Ceea ce probabil ați experimentat a fost acest lucru: ați planificat ziua dvs. cu o seară înainte și ați simțit că ați fost pe lângă sarcinile dumneavoastră.

Cu toate acestea, lucrurile au început să meargă greșit atunci când ați continuat să adăugați sarcini unul după altul în lista dvs. și, în sfârșit, lista de sarcini a fost lungă de multe mile. Lista dvs. conținea, de asemenea, sarcini care erau aproape imposibil de realizat într-o singură zi.

Celălalt punct care a contribuit la ziua ta agitată și stresantă nu a fost să înțelegi cât timp va termina o anumită sarcină și când va executa sarcina. Dacă ați avea aceste informații, ar fi fost mai ușor să găsiți calendarul potrivit pentru executarea sarcinii.

În cele din urmă, într-adevăr nu exista nicio flexibilitate în planurile dvs. Ați uitat să adăugați un buffer între sarcini și să înțelegeți că anumite sarcini sunt mult mai mari decât ceea ce par în afara.

Dar știi ce - aceste motive singure nu au fost principalul motiv pentru stresul și ocupația ta ...

Știți cu adevărat ce ar trebui să faceți??

Cât timp ați petrecut de fapt pentru a vă planifica ziua - a fost doar 5 minute în timp ce televizorul te distra? reclamă

Dacă da, atunci acesta a fost probabil cel mai mare motiv pentru care ziua ta a devenit atât de stresantă.

Când vă planificați zilele, trebuie să înțelegeți cu adevărat sarcinile pe care urmează să le faceți - și ce este necesar pentru a le realiza. Acest lucru este necesar în special în cazul sarcinilor importante, deoarece sunteți în măsură să faceți progrese în ceea ce privește sarcinile care contează cel mai mult.

Lipsa de timp petrecută pentru planificare va fi de asemenea prezentată ca prea multe sarcini mari umplute în lista dvs. zilnică. Dacă nu ați împărțit sarcina în bucăți mai mici, este posibil să nu le faceți în timpul zilei. Aceasta, la rândul său, te face să te bați pentru că nu îți completezi lista de sarcini.

În cele din urmă, nu tratezi crearea unei liste de sarcini ca un lucru secundar pe care încerci să-l faci cât mai repede posibil. De fapt, când acordați mai multă atenție listei de sarcini din ziua următoare, cu atât este mai probabil lista să fie realistă și mai puțin stresantă pentru dvs..

Componentele unei liste de sarcini bune

Când vorbesc despre o listă de sarcini bună; Consider că aceste caracteristici fac parte din ea:

• Echilibrat: lista de sarcini conține atât sarcini importante, cât și sarcini mai puțin importante. Să recunoaștem: deși toți ar dori să lucrăm doar la sarcini importante (de exemplu cele legate de obiective), trebuie să avem grijă și de sarcinile mai puțin importante (cum ar fi executarea comenzilor, îngrijirea gospodăriei dvs. sau alte lucruri de zi cu zi).
• Flexibilitate suficientă: Ce se întâmplă când ați planificat o sarcină, dar nu puteți să vă ocupați de ea? Aveți un plan B în locul lui? Dacă nu, încercați să descoperiți acțiunea alternativă pe care o puteți lua în aceste scenarii.
• Timp pentru tranziții: Înțelegeți că timpul de tranziție mănâncă și timpul. Asigurați-vă că atunci când vă planificați lista de sarcini, acest timp este, de asemenea, inclus în planurile dvs. Adăugarea unor tampoane suplimentare între sarcini va face lista mai flexibilă și mai realistă.
• Nu prea multe sarcini pentru o zi: Dându-vă o cifră exactă cu privire la numărul de sarcini pe care ar trebui să le aveți în lista dvs. zilnică, este dificilă. Depinde de situația dvs. dar sunt dispus să spun că orice lucru între 5-10 sarcini ar trebui să fie suficient pentru o zi. Înțelegeți că anumite sarcini sunt foarte rapide pentru a avea grijă, astfel încât este mai ușor să includeți mai multe sarcini în anumite zile. Doar asigurați-vă că există, de asemenea, sarcini importante pe listă, astfel încât să puteți trece mai departe cu proiectele dvs. mai mari.
• Ecran de protecție: Construiți un scut de protecție în jurul listei dvs. de sarcini, astfel încât cât mai puține sarcini posibil să ajungă în lista dvs. și numărul de articole din lista dvs. să nu crească în timpul zilei. În primul caz, încercați să eliminați sursele pentru sarcinile dvs. Acest lucru se face prin reducerea angajamentelor și limitarea proiectelor pe care le aveți. Adevărul este că, cu cât mai multe angajamente (sau proiecte) pe care le aveți, cu atât este mai probabil ca acestea să ajungă ca sarcini pentru lista dvs. zilnică. În cel de-al doilea caz, faceți lista dvs. închisă. Am învățat acest concept prin citirea unei cărți a lui Mark Forster. Pentru a crea o listă de sarcini închisă, tot ce trebuie să faceți este să desenați o linie sub ultima sarcină din listă. După ce ați făcut acest lucru, nu vi se permite să adăugați sarcini noi în lista dvs. în timpul zilei. Acest lucru asigură că numărul de sarcini este în realitate descrescător în timp ce ziua merge mai departe.

Acum, să creăm o listă de sarcini care vă face să zâmbiți

Pentru a face o listă pe care o puteți realiza a doua zi, faceți următoarele: Publicitate

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

1. Eliminați sarcinile. Faceți-vă angajamentele și decideți dacă într-adevăr aveți nevoie de fiecare. De exemplu, am fost membru activ al clubului nostru local de calculatoare din orașul meu natal, dar apoi mi-am dat seama că nu mai am timp suficient pentru această activitate. Deși sunt încă membru al clubului, nu mai particip la activitățile sale. Acest lucru a eliminat sarcinile legate de acest angajament.
2. Acordați-vă timp pentru a planifica lista. Nu vă grăbiți să vă creați lista de sarcini - petreceți ceva timp în faza de planificare. Dacă este necesar, “izolați-vă” pentru partea de planificare, mergând într-o cameră separată în casa dvs. (sau chiar mergând în afara casei dvs.). În acest fel, puteți gândi cu adevărat sarcinile înainte de a le introduce pe lista dvs. Încercați să petreceți cel puțin 15 minute cu lista dvs. atunci când o planificați.
3. Deplasați sarcini importante la început. Când vă planificați ziua, asigurați-vă că sarcinile importante sunt la începutul listei. Acest lucru vă asigură că veți obține aceste activități cât mai repede posibil. De exemplu, ca blogger, mă asigur că am sarcini de creare a conținutului la începutul listei mele. Imediat ce mă trezesc, atacăm imediat aceste sarcini și se termină înainte de a merge la serviciu.
4. Urmăriți sarcinile recurente. S-ar putea să aveți sarcini recurente pe lista dvs., dar știi cât de mult timp au nevoie pentru a realiza? Dacă nu, asigurați-vă că faceți ceva timp pentru a vă da seama. Acest lucru vă ajută să vă planificați mai bine ziua, deoarece știți cât de mult timp are o sarcină și dacă există un anumit interval de timp în programul zilnic, când sarcina ar putea fi executată.
5. Realizați sarcinile similare. Uitați-vă la lista dvs. și dați seama dacă există sarcini similare pe care le puteți procesa lot. În acest fel puteți obține mai ușor și mai ușor anumite sarcini de pe listă.
6. Definiți mai detaliat sarcinile. Nu includeți doar o sarcină asemănătoare “Construiți un site web” pe lista dvs.; asigurați-vă că ați rupt sarcina în bucăți mai mici. Cu cât sarcinile sunt mai mici, cu atât este mai ușor să le realizați.
7. Faceți o pregătire în avans. Asigurați-vă că vă pregătiți pentru anumite sarcini în avans. De exemplu, scriu contururile pentru postarea de oaspeți în zilele de duminică, astfel încât să fie mai ușor (și mai repede) să încep să scriu mesajele reale când mă trezesc. Cu puțină muncă pregătită, accelerez lucrurile și mă asigur că sarcinile se fac atunci când vine ziua potrivită.
8. Automatizați întreținerea. Desigur, ați putea folosi o abordare stilou și hârtie pentru lista de sarcini, dar încercați să profitați de tehnologia de asemenea. De fapt, încercați să găsiți un instrument care să aibă grijă de menținerea listei de sarcini pentru dvs. Instrumentul meu preferat este Nozbe, dar există și alte aplicații de gestionare a sarcinilor pe care le puteți încerca și dumneavoastră.

Cunoașteți tipurile de sarcini și programul dvs.

În sfârșit, când vă planificați ziua, întrebați-vă următoarele întrebări:

• Ce altceva am în calendar??
• Este sarcina un gatekeeper?
• Am iceberg-uri pe lista mea?
• Este dovada de distragere a misiunii?

Primele întrebări se referă la programul dvs. personal. De exemplu, dacă călătoriți, asigurați-vă că lista dvs. reflectă acest lucru. Nu încercați “overstuff” lista dvs. cu prea multe sarcini, deoarece este mult mai probabil să obțineți doar o fracțiune din acestea.

A doua întrebare întreabă dacă sarcina blochează alte activități care trebuie executate. Din când în când, s-ar putea să avem o sarcină, care trebuie tratată mai întâi. După ce ați făcut acest lucru, numai atunci puteți avea grijă de sarcinile secvențiale. Când vă concentrați asupra creării unei liste de sarcini într-o manieră concentrată, veți putea observa purtătorii cu ușurință.

A treia întrebare vă întreabă dacă sarcina dvs. este de fapt mult mai mare decât ceea ce pare. Uneori, când începeți să lucrați la o sarcină, veți realiza în curând că este mult mai mare decât ceea ce ați crezut inițial (comparați-le cu aisbergurile, unde numai vârful aisbergului este deasupra nivelului mării, dar majoritatea gheții este mai jos apa).

Încă o dată, când vă concentrați suficient pe lista de sarcini în timpul fazei de creare, este mai ușor să le vedeți “iceberguri” și împărțiți sarcinile în bucăți mai mici, mult mai ușor de gestionat.

Întrebarea finală întreabă dacă sarcina este o dovadă a distracției. Faptul este că nu toate sarcinile sunt create egale: unii tolerează mai multă distragere a atenției, în timp ce alții necesită toată atenția. reclamă

De exemplu, pot verifica fluxul Twitter sau pot face o întreținere simplă a blogului chiar și atunci când sunt în jurul familiei mele. Aceste sarcini sunt de natură a distrage atenția și mă pot ocupa de ele - chiar dacă nu am toată atenția asupra lor.

In concluzie

Dacă totuși aveți dificultăți în îndeplinirea sarcinilor zilnice, asigurați-vă că analizați motivele pentru care sa întâmplat acest lucru. Dacă nu, nu te bateți pentru că nu termini lista de sarcini.

Nimeni nu este perfect și putem învăța din greșelile noastre.

Este nevoie de puțină practică pentru a crea o “zâmbitor” lista de sarcini. Cu toate acestea, odată ce ați învățat să puneți toate piesele împreună, lucrurile vor arăta mult mai bine :)

Peste dvs.: Cum creați o listă eficientă de sarcini?

Credit de fotografie recomandat: femeie tânără prin Gettyimages