Cum să închideți corect un proiect

Accentul pus pe realizarea de lucruri (GTD) prin tehnologii, instrumente și trucuri psihologice ne-a ajutat să obținem noi înălțimi în productivitate. Acest lucru este minunat deoarece mai multe lucruri pe care le putem termina, cu atât mai repede putem ajunge la alte lucruri (adesea mai mari și mai bune). Asta ar însemna să strângeți mai mulți bani, timp de vacanță sau oportunități de a încerca lucruri noi - tot ce este important în acel moment. Dar nu fiți prea grăbiți să închideți un fișier sau să finalizați șlefuirea ultimelor 10% dintr-o sarcină. Există câteva modalități minunate de a finaliza lucrurile care pot aduce beneficii importante pentru dvs. și pentru cei din jurul dvs. care sunt implicați. Aceste beneficii se pot extinde adesea la cei care pot veni mai târziu pe scenă. reclamă

Închiderea unui proiect ar trebui să includă următoarele elemente:
reclamă

• Recunoaştere. McDonalds are programul său de lungă durată Employee of the Month. Dell are un program de voluntari de distincții pentru angajații săi care se implică în proiecte de voluntariat. Toastmasters International are numeroase premii pentru membrii săi care îndeplinesc diverse sarcini și termeni de serviciu. Cele mai bune programe au cinci aspecte:
• realizabil: Standardele sunt ridicate, dar nu atât de ridicate încât să descurajeze pe toți, dar pe cei care depășesc viteza, să încerce să le atingă.
• Obiectiv: Oamenii trebuie să știe ce să se aștepte și să perceapă acordarea de premii ca fiind un proces prea subiectiv.
• Practic: Includeți recompense care sunt motivatori sensibili. Timpul liber și numerarul nu au prea mult sens dacă aveți un personal scurt și aveți bani în casă. Cu toate acestea, atunci când cuferele sunt pline și sunteți într-un sezon lent, timpul și numerarul ar fi mai bine motivați decât un ornament de masă de cafea.
• oportun: Cu cât atribuirea unui premiu este mai aproape de finalizarea sarcinii, cu atât mai bine.
• Util: Când este posibil, măsurați și recompensați ceva care vă ajută să obțineți rezultatele dorite.
• Documentație. Cele mai multe companii tind să facă o treabă destul de bună de a documenta completări, deoarece implică de obicei aspecte financiare. Organizațiile non-profit sunt adesea notorii pentru faptul că nu reușesc să documenteze completarea proiectelor și să abordeze problemele de transfer. Făcând o treabă bună din aceste aspecte poate face viața mai ușoară pentru cei care preiau birourile în viitor. De exemplu, dacă o organizație are o conferință anuală, ea ar trebui să pregătească un dosar electronic cu toate materialele utilizate pentru planificarea, promovarea, operarea și finalizarea evenimentului. Poate arde un CD și-l dă la scaunul de conferință de anul viitor.
• Revizuirea și reexaminarea. Aceasta face parte din sandviș - lucrurile din mijloc. Între aspectele de recunoaștere și de celebrare, acesta este un loc minunat pentru a efectua o evaluare și pentru a aduce un feedback constructiv, astfel încât să se poată îmbunătăți proiectele viitoare. Un astfel de feedback ar trebui să includă unele pozitive (lucruri care au funcționat bine), sugestii de îmbunătățire și un general pozitiv. Un sandwich în sandwich. Aceste recenzii pot oferi oportunități extraordinare de creștere pentru cei implicați, precum și pentru îmbunătățirea calității proiectelor înseși.
• Închidere și curățare. Aspecte de închidere includ, în mod normal, plata și plata tuturor, completarea oricărei lucrări extraordinare, depunerea rapoartelor necesare, informarea celor care trebuie să fie informați, aruncarea gunoiului și curățarea fabrica, depozitul sau spațiul de lucru. În general, odată ce acest lucru se va realiza, tabla ar trebui să fie clară și, ori de câte ori este posibil, nu ar trebui să rămână rămășițe din proiecte vechi care interferează cu viitoarele activități.
• Celebrare. Oamenii de la Hollywood au stăpânit acest lucru cu petreceri de înfășurat și evenimente mari precum Premiile Academiei. De fiecare dată când un film este finalizat, tradiția solicită a “împacheta parte” unde toți cei implicați în producție se reunesc pentru o sărbătoare, încheind producția. Premiile Academiei sunt un caz extrem, în care industria într-un mod foarte public își acordă premiul pentru diferite lucruri, acordând totodată o mai mare recunoaștere industriei de film și televiziune în ansamblu.

Construiți un eveniment, dar păstrați-l în proporție adecvată. Pentru un proiect de grup mic la locul de muncă, comanda la prânz și efectuarea unei examinări ușoare și revizuirea sesiunii de încheiere va funcționa excelent. Liderul echipei ar putea recunoaște contribuția fiecăruia, poate cu un director executiv mai mare care vine să spună câteva cuvinte și să prezinte premii. Mâncarea însăși ar putea fi premiul, dar este, de obicei, mai bine să ai ceva care depășește evenimentul. Numerarul și timpul liber sunt minunate, dar este și ceva tangibil care poate fi afișat de persoana care a câștigat-o. Pentru un proiect mai mare, o mare stropire la un hotel sau un loc de conferință ar putea da cele mai bune rezultate. Ce ar trebui să arate un astfel de eveniment și cât de mare ar trebui să fie acesta depinde de o serie de factori. Cel mai important este să-l diminuezi corespunzător. Punerea împreună a unui eveniment poate dura mult timp, bani și efort, deci unii trebuie gândiți în planificarea și gestionarea corectă. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Supraveghetorii trebuie să fie atenți. Finisarea nu înseamnă începerea. Nu este nimic în neregulă cu utilizarea unui eveniment de încheiere pentru a anunța ceva nou. De fapt, aceasta este adesea o modalitate foarte bună de a lansa un nou proiect. Dar lansarea de ceva nou nu ar trebui să submineze lucrul tocmai terminat. Focalizați evenimentele din jurul finalizării asupra finalizării, nu asupra noilor începuturi. Acest lucru servește pentru a păstra integritatea activității tocmai terminată și pentru a permite celor implicați să respire, să se bucure de premii, să ordoneze documentele, să reflecteze, să mute orice șanse și să se sfârșească și să se bucure liber de sărbătoare, fără a se încheia prematur următorul lucru. reclamă

Aceste elemente de completare de mai sus pot părea evidente pentru cineva care le citește, dar nu există adesea un proces formal într-o companie sau organizație pentru a le realiza eficient. Cei care au aceste procese tind să facă o treabă mult mai bună de a finaliza proiecte cu o înflorire decât cele care nu. Companiile și organizațiile mai mari și mai de succes tind să fie cele care au astfel de procese.

Cei care fac o treaba excelenta finalizeaza proiecte lasa pe colegi membri ai echipei motivate sa se implice si sa faca lucruri minunate pe proiectele viitoare. O sarcină bine finalizată are, de asemenea, suficientă documentație completă corect asociată cu aceasta încât oricine dorește să învețe sau să reproducă rezultatele în viitor este capabil să facă acest lucru fără a trebui să-și dea seama de la zero.
Dacă aveți sfaturi sau idei de împărțire a finalizării, vă rugăm să postați un comentariu.

Peter Paul Roosen și Tatsuya Nakagawa sunt co-fondatori ai Atomica Creative Group, o firmă specializată în strategia de marketing de produse. Printr-o viziune și cercetare de vârf, planificare strategică solidă și management eficient al proiectelor, Atomica ajută companiile să obțină un succes mai mare în aducerea pe piață a produselor noi și în îmbunătățirea afacerilor existente. Ei au co-autorat de depășire Inventoritis: Silent Killer de inovare acum disponibil.