De câte ori trebuie să verificați adresa dvs. de e-mail?

În ultimul meu post, am vorbit despre șase dintre cele mai comune obiceiuri de lucru care vă sabotează productivitatea. Primul infractor din lista mea a fost cât de frecvent verificați adresa dvs. de e-mail. Pe măsură ce scriam ultimul meu articol, am constatat că a existat o mulțime de informații pe această temă și a meritat într-adevăr propriul articol dedicat.

Când vine vorba de e-mailul nostru de lucru, majoritatea dintre noi îl vedem ca pe o minge și lanț. Trebuie să verificăm în mod constant sau să riscăm mânia șefilor și colegilor care încearcă să comunice cu noi. Dacă nu răspundem la un e-mail în 5 minute, suntem considerați leneși sau neproductivi.

Dar, conform unor experți, verificarea e-mailului prea frecvent este de fapt un factor major care poate contribui la diminuarea productivității. Dacă sunteți unul dintre aceștia “de fiecare dată când telefonul meu dings trebuie să verificați e-mail-ul meu imediat” un fel de oameni, citiți mai departe pentru a descoperi de ce ați devenit cel mai prost adversar al vostru. reclamă

Cât de des este normal?

Deci, cât de frecvent verifică persoana obișnuită e-mailul într-o anumită zi? E greu de identificat statisticile fiabile. Potrivit unui sondaj, aproximativ 40% dintre cei chestionați au crezut că au verificat e-mailurile între 6 și 20 de ori pe zi. Desigur, este greu de spus cât de corect este o persoană atunci când evaluează propriile obiceiuri de e-mail.

Un alt sondaj arată că 56,4% dintre oameni verifică numai e-mailurile între 0-5 ori pe zi. Cu toate acestea, acest studiu este din 2009, și, probabil, destul de datat.

“Nu verificați niciodată e-mailul dvs. în dimineața”

Expertul organizațional preferat al lui Oprah este o femeie numită Julie Morgenstern, autorul “Nu verificați niciodată e-mailul în dimineața.” Ghici ce sfatuieste?

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Potrivit lui Morgenstern, verificarea primului lucru pe e-mail atunci când intrați în birou în fiecare dimineață este problematică deoarece poate avea un sentiment fals de realizare. Răspundeți la 40 de e-mailuri și vă simțiți ca și cum ați făcut o mulțime de lucruri, dar, în realitate, probabil că aveți în continuare grămezi de documente, întâlniri și apeluri telefonice. Răspunsul la e-mail este esențial pentru a vă face munca, dar nu este întotdeauna ceva care face bani activ pentru dvs. sau pentru compania dvs. reclamă

Expertul în productivitate Sid Savara este, de asemenea, de acord cu Morgenstern. “Când vine vorba de e-mail, ignoranța este fericire. De aceea, dacă aveți ceva important pe care doriți să faceți progrese, am aceste patru cuvinte pentru dvs.: Nu vă verificați e-mailul. De îndată ce te ridici, lucrezi la ceva important pentru 30-45 de minute, și doar atunci verifică. Dacă o puteți suporta, așteptați și mai mult. Câteva zile nu verific e-mailuri până la prânz ... Orice informație nouă vă poate determina să vă distrați. Nu pot controla totul, dar pot controla distragerile mele de sine.”

Metoda de 24 de ore

Alți oameni susțin că, mai degrabă decât să vă verificați e-mailurile începând mai târziu, trebuie doar să le verificați o dată pe zi, dimineața. Printre membrii acestei tabere se numără și expertul în productivitate Elizabeth Grace Saunders. Ea, în general, eliberează căsuța primită în primele 1-2 ore ale zilei și își formulează planul de joc pentru restul zilei după aceea. După aceea, ea nu se uită, în general, la e-mail-ul ei din nou pentru restul zilei, permițându-i să se concentreze complet pe dezvoltarea afacerilor și pe proiecte client.

Acest lucru este mai greu, desigur, dacă vă aflați la baza lanțului alimentar al companiei dvs. Dar dacă sunteți în conducere superioară sau sunteți auto-angajat, stabilirea acestei rutine poate fi o modalitate foarte bună de a crește productivitatea.

Când sunteți în Doubt, Verificați graficul

Scott Scheper își verifică e-mailurile de două ori pe zi și a creat o diagramă de flux la îndemână pentru a vă ajuta să eliminați toate mesajele necitite din căsuța de e-mail. reclamă

De fiecare dată când deschideți un nou e-mail, întrebați-vă trei întrebări de bază:
1. Este relevant acest lucru?
2. Pot rezolva asta?
3. Va dura mai puțin de 2 minute din timpul meu pentru a rezolva acest lucru?

Urmând graficul său de flux, veți dezvolta un nou mod de a busta prin căsuța poștală mai eficient.

5 O zi

Și doar în cazul în care nu ați avut destulă opinie de experți contradictorii, iată mai multe. Rod Kurtz din Business Week susține că ar trebui să vă verificați e-mailul de lucru de cinci ori pe zi. reclamă

“Verificați căsuța poștală de numai cinci ori pe zi - primul lucru dimineața, dimineața, după prânz, după-amiaza și sfârșitul zilei. Sau chiar mai puțin dacă sunteți capabil. Acest lucru funcționează atunci când dezactivați funcția de trimitere / primire automată, permițându-vă să vă concentrați mai mult de două ore pe munca dvs. decât pe întreruperea continuă. Funcționează când grupați sortarea e-mail-ului dvs., făcându-vă mai productiv și mai eficient în abordarea acestuia.”

Concluzie

Există o diferență între a fi ocupat și a fi productiv. Asigurați-vă că vă programați timpul de e-mail astfel încât să evitați confundarea celor două. Dacă abordați adresa dvs. de e-mail cu atitudinea corectă, vă puteți mări productivitatea prin furt.

În cuvintele lui Scott Scheper, “O zi plină de împușcare a brizei cu angajații, de răspuns la întrebări, de a privi la e-mailuri, de a verifica rețelele sociale și de a vorbi cu colegii nu te va face bogat. Te va face ocupat.”

Care este rutina zilnică de e-mail? Aveți de gând să încercați oricare dintre aceste sfaturi? Spuneți-ne în comentariile de mai jos!