Cinci sfaturi simple dar eficiente pentru gestionarea e-mailului

În prezent, toată lumea primește prea multe e-mail-uri și își petrece prea mult timp cu ei. Dacă simți că pierzi prea mult timp pe e-mail, trebuie să reevaluezi modul în care o gestionezi. Iată cinci sfaturi simple care vă ajută să vă regăsiți controlul asupra căsuței dvs. de e-mail, pentru a putea face lucruri mai importante (și mai distractive).

1. Mențineți-l sub șase fraze

Nimănui nu îi place să citească e-mailurile lungi. Pe măsură ce mai mulți oameni își verifică e-mailurile pe telefoane și tablete, trebuie să fii succint cu ceea ce scrii.

Încercați să o păstrați pe scurt folosind nu mai mult de șase propoziții. Acest lucru vă va forța să ajungeți la punct. Dacă aveți nevoie de mai multe fraze - luați în considerare chemarea persoanei sau întâlnirea față în față pentru a vă comunica gândurile. reclamă

2. Faceți a doua prioritate

Nu fi un sclav în căsuța de e-mail. Dacă sunteți, altcineva are puterea de cât de eficiente sunt zilele tale și asta eo rețetă pentru dezastru. Problema cu persoanele care tratează inbox-ul lor ca listă de sarcini este că oamenii externi au control direct asupra modului în care treceți prin zi și care va fi volumul de muncă. În schimb, ar trebui să fii cel controlat.

Iată o modalitate ușoară de a începe acest lucru: nu verificați primul e-mail de dimineață. Faceți al doilea lucru - după ce ați făcut cea mai importantă sarcină.

Citiți Următorul

Știința de stabilire a obiectivelor (și cum afectează creierul dvs.)

Ce sa faci cand te plictisesti la munca (si de ce te simti plictisit de fapt)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Acest prim pas simplu vă permite să preluați controlul asupra zilei. Chiar dacă e-mailul este foarte important pentru dvs., faceți acest lucru o încercare. În cazul în care aceasta înseamnă verificarea postale a mesajului dvs. de e-mail cu o jumătate de oră - faceți-o. Asta e mult timp pentru a face o sarcină importantă.

3. Nu răspundeți întotdeauna imediat

E-mailul nu este cel mai bun mediu pentru probleme urgente - acolo excelează apelurile telefonice. Cu toate acestea, e-mailul este excelent pentru corespondența în care nu aveți nevoie de un răspuns imediat. reclamă

De aceea, doriți să faceți un obicei pentru a nu răspunde întotdeauna la e-mailuri imediat. Ideea este că nu doriți să îi condiționați pe alții că e-mail-ul este un mediu eficient pentru probleme urgente. Dacă cealaltă persoană observă că răspundeți mereu la e-mail în decurs de zece minute, persoana respectivă va începe să-și asume faptul că vă poate trimite un e-mail pentru probleme urgente.

Nu.

Vrei să eviți asta cât mai mult posibil. Fiți în contact cu oamenii atunci când comunicați mult prin e-mail. Îi spun mereu celorlalți că vor primi un răspuns de la mine în două zile lucrătoare. Dacă au nevoie să mă contacteze pentru ceva urgent, pot să mă sune sau să mă texteze. În caz contrar, prefer să primesc e-mailuri.

4. Hotspot-uri de e-mail

Dacă vă verificați în mod constant e-mailul și vă procesați e-mailurile în timp ce acestea intră, pierdeți mult timp. În schimb, ar trebui să verificați e-mailurile în loturi. Sarcinile de dozare reprezintă o modalitate eficientă de procesare și de a face lucruri care sunt similare în natură. De aceea ar trebui să faceți acest lucru, precum și o parte a modului în care gestionați e-mailurile. Iată un sfat simplu de făcut: Publicitate

Verificați e-mailurile la ore fixe și nu petreceți mai mult de o jumătate de oră de fiecare dată.

Îmi place să numesc acest concept “e-mailuri hotspot” - orele zilei când procesați e-mailurile în loturi. Acest lucru vă cere să dezactivați programul de e-mail și să aflați că este bine să procesați e-mailuri la ore fixe în fiecare zi.

Aceste linii directoare sunt flexibile în funcție de numărul de e-mailuri primite. Dacă primiți mai puțin de treizeci de e-mailuri pe zi, verificarea adresei de e-mail de două ori pe zi ar trebui să fie suficient de bună. Într-o zi tipică de la 9 la 5, ora 10 am (aveți o oră pentru a face o sarcină înainte de a verifica adresa dvs. de e-mail) și 3 pm sunt momente minunate pentru a face acest lucru.

5. Atingeți o dată

Principiul "atingeți odată" spune că fiecare articol trebuie gestionat o singură dată. Acest lucru este valabil mai ales în cazul e-mailurilor. Ați citit vreodată un e-mail, v-ați gândit să răspundeți înapoi, l-ați amânat și a trebuit să reciti din nou e-mailul pentru a înțelege despre ce era vorba? Se întâmplă celor mai buni dintre noi. reclamă

A face acest lucru pentru un e-mail este bine. Ce se întâmplă dacă trebuie să faci asta cu douăzeci de e-mailuri? Veți pierde mult timp. Este mai eficient să te ocupi de e-mailuri pe măsură ce le citești pentru prima dată. Nu lăsați e-mailurile să rămână în jur “pentru mai târziu”. Atingeți o dată. Citiți și decideți ce să faceți imediat. Dacă este nevoie de mai puțin de două minute pentru a răspunde, faceți-o imediat.

Dacă trebuie să răspundeți, dar din anumite motive nu puteți - puneți e-mailul în dosarul proiectelor. Acest dosar va avea toate e-mailurile la care ați început să răspundeți, dar nu ați trimis încă. Pe măsură ce vă întoarceți, știți unde să găsiți adresa dvs. de e-mail și puteți răspunde cu promptitudine.

(Creditul fotografiei: Omul de afaceri care lucrează la e-mail prin Shutterstock)