Sfaturi e-mail eficiente

Părțile interesate (audiența și persoanele înrudite)? Subiect? Importanţă? Trimiterea și primirea conexiunilor la Internet? Sunt toate problemele pe care trebuie să le gândiți în timp ce trimiteți și trimiteți un e-mail. Dacă doriți să trimiteți mesajele de e-mail într-o manieră mai eficientă, urmând standardele de etichetă amplă de e-mail, continuați să citiți.

În acest articol, vom încerca să atingem diferitele aspecte importante legate de etichetele și protocoalele de e-mail:

Sfaturi legate de Inbox
Organizați-vă corespondența - utilizați filtrele (pe persoană / companie / subiect / Stare destinatar - Către, Cc sau BCc) pentru a vă organiza intrările și căsuțele de ieșire. Software-ul care vă poate ajuta să faceți acest lucru include Microsoft Outlook și Outlook Express. În acest fel veți putea să vă optimizați pe chitanța dvs. de e-mail, să citiți și, la rândul său, să răspundeți pe măsură ce aveți toate informațiile sortate în funcție de prioritățile stabilite. reclamă

Sfaturi pentru scrierea și trimiterea de e-mail
Cine sunt părțile interesate? - și care este semnificația lor în ceea ce privește subiectul dvs. de poștă electronică? Dacă scrieți un e-mail la serviciu pentru a raporta un incident sau pentru a urmări un anumit termen limită de proiect / data scadentă, atunci probabil veți avea următoarele setări:
Către: destinatarul dvs. principal (pentru care acest e-mail trebuie să fie citit)
Cc: (trimiteți o copie Carbon) a e-mail-ului părților interesate.
Există 2 percepții faimoase pentru cine să fie plasat în secțiunea Cc a destinatarului mesajului tău de e-mail.
Un punct de vedere este să aveți managerul direct și, probabil, managerul direct al destinatarului. Această copie este păstrată, de obicei, pentru referință, iar managerii nu se referă de obicei la acestea sau le citesc dacă nu au timp suplimentar SAU o problemă legată de acest e-mail a crescut.
Punctul de vedere opus (aplicat în alte locuri din întreaga lume) este plasarea persoanelor care se află în categoria FYI (Pentru informații) în secțiunea Cc. Acești oameni trebuie să cunoască informațiile pentru a-și face munca mai bine, dar nu trebuie să răspundă neapărat la e-mail. Avocații acestui punct de vedere nu își duc manageri.
BCc: (trimiteți o copie Blind Carbon) a e-mail-ului unei alte părți pe care credeți că trebuie să o cunoască despre subiect, fără a lăsa alte părți (adică destinatarii To și Cc) să știe despre cunoștințele acestei persoane.

Conectarea destinatarului: dacă mergeți mai departe și tastați un e-mail lung cu atașamente și imagini și trimiteți-l la cineva a cărui conexiune la Internet este un dial-up lent, atunci el / ea ar putea posta chiar ponează-l citit - dacă deloc!

Statul destinatarului:
Program de lucru - ocupat? Păstrarea unui e-mail scurt și la punct este esențială, deoarece el / ea ar putea avea sute de alte e-mailuri pentru a citi. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Accepta HTML? S-ar putea să verificați cu destinatarul dvs. înainte de a-i trimite e-mailurile cu conținut HTML, deoarece majoritatea oamenilor comută de obicei această opțiune pentru a reduce dimensiunea mesajelor lor de e-mail.

Jargon: Încercați să evitați abrevierile și jargonul specific domeniului, astfel încât destinatarul să vă înțeleagă. De cele mai multe ori, inginerii - de exemplu - tind să utilizeze abrevierile lor, adresându-se chiar conducerii lor superioare - care poate să fi uitat sensul acestor limbi tehnice.

Potrivit lui Nancy Flynn și a lui Tom Flynn: "Prin angajarea angajaților să utilizeze un limbaj adecvat, de afaceri în toate comunicațiile electronice, angajatorii își pot limita riscurile de răspundere și pot îmbunătăți eficacitatea generală a copiei poștale electronice și a internetului în cadrul procesului"

Importanţă: Clasificarea e-mailului dvs. în ceea ce privește importanța, urgența și confidențialitatea adaugă, de asemenea, un gust de înțelegere pentru destinatar. Puteți chiar să vă dați seama că destinatarul va acționa prin identificarea clară a proprietăților e-mailului într-un tabel din partea de sus a conținutului.

Încercați să ușurați înțelegerea de către destinatarul dvs. a scopului e-mailului. Puteți chiar să definiți mesajele dvs. de e-mail ca “Solicitarea unei acțiuni”, “FYI - Pentru informatiile dumneavoastra”, “Ne cere raspuns”, “Timpul sensibil”, sau alte cuvinte cheie legate de acțiune, timp sau sensibilitate chiar de la început.

Mai mult, programele de controler de spam elimină adesea sau se pronunță “deșeuri” mesaje de poștă electronică fără subiecte sau cu înțeles ambiguu. reclamă

Capace - Nu utilizați niciodată majuscule în timp ce tastați și trimiteți un mesaj de e-mail nimănui. Pentru inceput, capacele sunt considerate nepoliticoase si se aseamana cu strigatul in discurs (Ellen Dowling).

Genul de subiect - Evitați amestecarea subiectelor în e-mail. Cu excepția cazului în care este necesar altfel de cultura dvs. superioară sau de lucru, amestecarea subiecților într-un mesaj de e-mail ar putea confunda cititorii. Cel puțin, nu amestecați tipul de mesaj; dacă discutați despre muncă, atunci concentrați-vă pe subiectele de lucru, fără a vă lăsa la îndoială problemele personale.

Citește dovada - Întotdeauna verificați-vă e-mailul înainte de al trimite. Vă poate dura un minut și vă poate lua 10, dar la urma urmei veți fi siguri că mesajul pe care l-ați trimis nu conține gramatică, vocabular și erori de utilizare corespunzătoare.

Linia de subiect - ceea ce scrieți în linia subiect este aproape la fel de important ca și e-mailul. În cele mai multe cazuri, ce este linia subiectului dvs. determină dacă destinatarul va citi sau nu e-mailul sau chiar dacă îl va citi.