Date și GTD - Tot ce trebuie să știți

Am fost fan fan GTD pentru aproximativ 3 ani și jumătate acum și cu asta am încercat toate tipurile de sisteme de-a lungul anilor. Cu toate acestea, de-a lungul timpului, am ajuns, de asemenea, încet să-mi dau seama că nu este vorba despre instrumentele pe care le folosiți, nu în cea mai mică măsură. Ce este GTD este înțelegerea procesului și folosirea efectivă a sistemului pentru a face mai multe lucruri în muncă și în viață.

Unul dintre aspectele GTD cu care am avut cel mai greu moment este ideea de date; fie datele de începere, datele scadente, reperele, orice. În GTD, domnul Allen nu vorbește despre informații despre date legate de acțiuni, în afară de scurta discuție de a vă oferi un peisaj dur prin căile calendarului. Deci, în acest scop, să aruncăm o privire asupra gamei largi de date și GTD și asupra modului în care acestea pot fi utilizate în cadrul sistemului dvs. reclamă

Începeți datele

Citând Merlin Mann cu privire la datele de început:

“Datele de începere sunt ace. Data de începere este o modalitate de a pătrunde în viitor.”

Nu mai puteam fi de acord. Data de începere vă permite să vă planificați eficient acțiunile și proiectele, păstrând în același timp lucruri care nu sunt atât de importante sau sensibile din punct de vedere temporal din părul dvs. pentru moment. Acest lucru vă permite să vă concentrați asupra lucrurilor care contează cu adevărat în momentul de față, fără a fi împovărate de sarcinile și proiectele care se află în sistemul dvs., dar care nu se datorează săptămânilor sau chiar lunilor pe drum. reclamă

Datorită minunatelor date de începere nu mai pot reveni la un sistem care nu acceptă datele de început ca un domeniu pentru o sarcină sau un proiect. Cele două aplicații care îmi vin în minte faptul că fac acest lucru sunt Toodledo și OmniFocus, dar sunt sigur că există cel puțin o duzină de alte. Dacă aveți o mulțime de acțiuni pe listele dvs., trebuie să luați în considerare cu siguranță datele de începere pentru a le elimina, astfel încât să vă puteți concentra asupra acțiunilor și proiectelor actuale.

“Fals” Datele expirate

Ați avut vreodată vorbiri de acest gen cu privire la proiecte?

“Sa vedem. Am un raport datorat până la sfârșitul lunii și am cel puțin 10 acțiuni care merg cu ea. Aștept să-l aud pe John, să ia notele de la întâlnire, să rezumă notele, să facă o schiță etc. Deci, până săptămâna viitoare ar fi trebuit să rezumă notele și conturul. Voi da acea dată scadentă din 2/27/11.” reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cele de mai sus sunt un bun exemplu de “date false”; acestea sunt date arbitrare pe care le-ați configurat pentru acțiunile din cadrul unui proiect care se datorează înainte de data reală a proiectului. Din experiența mea, aceste tipuri de date scadente nu funcționează. Ceea ce au tendința de a face este să permită procrastinierii să amâne mai mult, pentru că atunci când văd datele scadente, ele împing totul înapoi în ultima clipă.

Iată o abordare mult mai bună; în loc să vă dați toate acțiunile proiectului fals, trebuie să vă asigurați că acțiunile dvs. sunt “foarte posibil”, ceea ce înseamnă că acestea sunt ceva ce poate fi făcut în 10 până la 25 de minute. Acest lucru va ajuta la mutarea unui proiect mult mai rapid. Ceea ce ați putea găsi este că ați făcut mai mult decât ați fi dat toate aceste acțiuni fals date scadente.

Datele reale datorate

Datele scadente reale reprezintă data reală a unei acțiuni sau a unui proiect. Aceste tipuri de date sunt, de obicei, puse pe noi de către tipurile de manager de proiect sau sunt stabilite de dvs. ca dată la care trebuie finalizate proiectele sau acțiunile. reclamă

Când primesc o dată scadentă pentru un proiect școlar sau o sarcină la locul de muncă, îl adaug mereu la acțiune sau la proiect și încerc foarte mult să evit sindromul fals de data la care am vorbit de mai sus. Uneori, în notele mele despre proiect, îmi voi da repere, spunând că, dacă într-o astfel de zi am un anumit număr de acțiuni, atunci sunt pe drumul cel bun, altfel am nevoie să îmi curălez jurnalul de sarcini pentru a mă considera că sunt pe timp. Acest lucru funcționează ca și cum nu-mi încurcă sistemul cu date false, dar încă îmi permite să îmi verific progresul în acțiuni și proiecte legate de date.

Peisajul dur

Peisajul tare pe care domnul Allen vorbește este ideea de a pune lucrurile pe calendarul dvs. care trebuie făcute în acea zi sau de la o anumită zi (gândiți-vă la întâlniri, la acțiuni care pot fi făcute numai într-o singură dată sau în timp sau la memento-uri pentru asta zi sau ora). Acesta este un loc sacru și nu ar trebui să fie aglomerat de lucruri care nu au o dată exactă sau acțiuni pe care credeți că doriți să le faceți la o anumită dată.

Voi recunoaște totuși că, dacă am un proiect de lungă durată care are o dată dificilă, am introdus calendarul meu ca un eveniment de zi cu zi. Fii “corect sau greșit” pe GTD, nu-mi pasă. Ceea ce mi-a făcut acest lucru este să punem lucrurile în perspectivă în timpul revizuirii săptămânale a acțiunilor și proiectelor, permițându-mi să văd când se vor întâlni proiecte mari sau anumite acțiuni dintr-o privire a calendarului. În afară de aceste date greșite, calendarul este eliberat pentru orice altceva decât ceea ce sa menționat mai sus.