Curs de acțiuni - Task Flow Mapping Your Day

Unul dintre lucrurile pe care le-am găsit atunci când afișez sarcini și acțiuni este dificultatea de a organiza o listă într-un flux logic. Cea mai mare parte a zilei mele este plină de sarcini pe care am nevoie sau vreau să le finalizez într-o anumită ordine și am vrut o modalitate simplă de a schimba fluxul zilei mele. Când am început să găsesc o modalitate de a face acest lucru, am avut în vedere câteva criterii:

• A trebuit să fie simplu - nu vroiam multe opțiuni sau lucruri pe care să le completez. Doar o modalitate rapidă de a descrie acțiunile pentru ziua mea.
• A trebuit să fie flexibil - Chiar dacă știu ce sarcini sau acțiuni vreau să le îndeplinesc pe parcursul zilei mele, lucrurile vin în mod invariabil. A trebuit să fie capabil să se potrivească în aceste elemente, fără a întrerupe fluxul.
• Nu ar fi bazat pe timp - am alte modalități de a acoperi chestii bazate pe timp. Am vrut să fie un flux strict de acțiuni pentru această zi.
• Nu ar fi bazat pe proiect - Ca și în cazul chestiunilor bazate pe timp, am avut deja o cale de urmărire a proiectelor. Acesta ar fi un flux de sarcini pentru ziua care ar putea implica mai multe proiecte și contexte.

Se înmulțește o hartă a fluxului sarcinilor reclamă

Am jucat în jur cu mai multe metode, iar multe au fost prea complexe. O abordare minunată este postul lui Chris Brogan despre fluxurile de procese mini. Avea niște idei cu o aromă similară cu ceea ce am vrut să obțin. Dar fiind leneș atunci când este vorba de a scrie lucruri, am vrut o abordare mai simplă. Scopul meu a fost să creez un formular de bază pe care aș putea să-l completez la începutul fiecărei zile, care să-mi hartă fiecare sarcină sau acțiune în ordinea în care am vrut să le finalizez.

Foaia de lucru pe care am primit-o are un set de cutii, câte unul pentru fiecare sarcină, cu o săgeată mică care indică curgerea dintr-o cutie și sarcina la următoarea. Imaginea de mai jos prezintă o mostră de lucru marcată (faceți clic pentru a mări).

Prima casetă are o casetă săgeată pentru numărul paginii curente, iar ultima casetă are una pentru “a continuat” pagină. Deci, dacă am mai mult de 10 sarcini acționabile într-o zi, continu să fac o nouă foaie. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

În scopul de a găzdui lucruri cum ar fi așteptarea, întreruperile, întâlnirile neplanificate și sarcinile amânate, am adăugat casetele adiacente atașate cu o linie punctată. Am inclus, de asemenea, un cerc mic pentru a desemna tipul de întrerupere. Unele dintre cele pe care le folosesc cel mai adesea includ:

• “W” = În așteptare sau în așteptare.
• “eu” = Întreruperea generală, inclusiv apelurile telefonice pe care trebuia să le iau, întâlniri neplanificate, plecând la prânz etc.
• “D” = Elemente amânate, sarcini pe care am hotărât să le retrag pentru un motiv (probabil bun).
• “P” = Amânată pe altcineva.

Ideea este să avem o hartă disponibilă a zilei mele, cu fiecare sarcină stabilită și care curge în următoarea. Pe măsură ce îndeplinesc o sarcină, trag cutia. Inițial aveam caseta de selectare pentru a marca piesele finalizate, dar nu a fost la fel de plăcută ca și trecerea întregului lucru. Pe măsură ce ziua progresează, pot vedea cu claritate ce am terminat și ce mai are de făcut.

Dacă nu reușesc să finalizez toate sarcinile până la sfârșitul zilei, pur și simplu încep de unde am plecat de a doua zi și apoi încep o nouă pagină pentru noile sarcini pentru acea zi. reclamă

Am inceput recent combinarea foii de lucru Task Flow cu o versiune modificata a formularului proiectului DYI Planner. Folosesc formularul de proiect pentru a urmări progresul general pentru fiecare proiect și apoi încărcați formularul Task Flow cu sarcinile de care trebuie să concurez în fiecare zi. A ajutat foarte mult la simplificarea procesului meu.

Pentru mine, pentru ca un sistem să fie util, trebuie să fie simplu - ceva care nu doar adaugă mai mult aeriene în ziua mea. Având o modalitate de urmărire a sarcinilor care este clară și directă și care încă mă permite să lucrez în modul meu preferat, m-am ajutat să creez un sistem pe care îl folosesc de fapt.

Fila de lucru pentru fluxul de sarcini - format PDF reclamă

Tony D. Clark scrie, desenează desene animate, proiectează software și site-uri web și petrece mult timp vorbind pe alții să lucreze din casă, să fie creativi și să facă ceea ce iubesc. Blogul său Succesul de la Nest se concentrează pe sprijinirea părinților care doresc să facă o muncă semnificativă de acasă și care au mai mult timp pentru familiile lor și visele lor.