Înapoi la prezentarea referințelor de bază

Una dintre cele mai mari surse de dezordine în aproape orice birou este birocrația nefavorabilă. Cred că toată lumea suferă cel puțin puțin din cauza Sindromului Keep-It, acea nemulțumire îngrozitoare care ne determină să umplem toate resturile de hârtie care trec prin birourile noastre cu o putere misterioasă care face aproape imposibil să aruncă ceva.

Cel puțin o parte din problemă este indecizie. Multe dintre documentele pe care le păstrăm nu sunt cu adevărat necesare, dar păstrăm atunci “doar în cazul în care” avem nevoie de ei pe drum. Din moment ce nu sunt deosebit de utile, ele sunt greu de organizat într-un mod semnificativ, astfel încât să se stivuiască sau să fie împinse într-o cutie de pantofi sau înghesuiți într-un dulap de depozitare necontenit, în nici o ordine particulară.

Dar asta este doar o parte a problemei. O problemă mai profundă este să știm că avem nevoie de ceva, dar nu știm cum să o depunem într-un mod care ne ține departe de calea noastră atunci când nu avem nevoie de ea, ci face ușor să o recuperăm într-un moment în care noi do nevoie de ea. Frica de a pierde ceva important sau de a uita despre ea poate fi paralizantă, adesea ne determină să lăsăm mai multe lucruri decât să ne îndepărtăm. reclamă

Depunerea este probabil cea mai ușoară și mai puțin gînditoare sarcină pe care o puteți face într-un birou, totuși pentru că atât de mult este în pericol, creează o mare anxietate - și în aproape fiecare birou în care am lucrat vreodată, acea anxietate a contribuit foarte mult la eșecul depunerii dosarului.

Deci ce să fac?

Mai întâi de toate, trebuie să facem distincția între diferite tipuri de lucrări. Primele sunt fișiere de proiect, pe care le-am discutat înainte - acestea trebuie să fie aproape de manevră și de obicei sunt cele mai ușor de constatat. Al doilea sunt documentele oficiale - facturi, facturi, chitanțe, formulare, rapoarte, minute de întâlnire etc. Acestea tind să cadă în categorii naturale care se sugerează și sunt ușor de dezvoltat un sistem de depozitare în jurul.

Aria reală de probleme în ceea ce privește depunerea este materialul de referință. Material de referinta este ceva care conține informații de care avem nevoie sau care va avea nevoie la un moment dat și care va avea o aplicație care nu poate fi utilizată imediat. Pentru mine, un corp major de materiale de referință - despre care vorbim aici, poate 10 000 de pagini aici - sunt articole academice și note pe care le-am colectat de când am început să absolvi școala cu peste un deceniu în urmă. În calitate de profesor universitar, folosesc acest material pentru a scrie lucrări, a cerceta teme de prezentare în clasă și a provoca noi idei - dar niciunul nu mă face deloc dacă nu găsesc ceea ce caut când căut aceasta. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Sistemul care se sugerează imediat este alfabetic și de ani de zile mi-am organizat majoritatea ziarelor mele: alfabetic după numele de familie al autorului, la fel ca cărțile mele. Problema cu acest sistem este că, deși este ușor să dai seama unde se duc noi lucrări - uită-te la numele de familie al autorului - căutarea fișierelor este o durere. Dacă vreau informații despre tabuurile alimentare din Pacificul de Sud, de exemplu, trebuie să-mi amintesc că Margaret Mead a scris despre acest subiect. Mead este ușor de reținut - este probabil cel mai faimos dintre toți antropologi - dar dacă hârtia pe care o vreau este ceva pe care l-am privit un autor al cărui nume nu-l pot aminti, poate un student absolvent la o universitate obscură?

Pentru a rezolva problema recuperării, am reorganizat multe dintre fișierele mele în funcție de subiectul principal. Acesta este sistemul pe care îl recomandă David Allen Lucrurile au fost terminate, și ajută foarte mult la recuperare. După câțiva ani de depunere pe bază de subiecte, am avut mai multe sertare frumos organizate cu dosare aranjate în ordine alfabetică după subiect: “Colonialism” după “Război rece” si inainte “Contrainsurgență”. Găsirea unui dosar plin de referințe pe un anumit subiect a fost o briză.

Pe partea de sus a dulapului de depozitare, însă, se afla o grămadă de hârtii îndoite. Un fișier-capabil hârtii. Lucrări care se ocupau în mod egal de două sau mai multe subiecte, lucrări care nu se supuneau oricărei tematici ușor de reamintit și așa mai departe. După cum observă Allen, dacă durează mai mult de câteva secunde pentru a depune ceva, șansele de ao face să scadă drastic - depunerea trebuie să fie rapidă, ușoară și chiar distractivă sau vom rezista să o facem. Ceea ce înseamnă că, pe măsură ce mormanul meu de muncă pe care nu l-am putut clasifica, eticheta și fișierul în câteva secunde a crescut, am devenit din ce în ce mai rezistent la depunerea cu totul.

Și astfel imperiul meu de hârtie a căzut. reclamă

Introduceți Dragonul de hârtie

Sistemul pe care încep să îl implementez este inspirat de sistemul folosit de software-ul de gestionare a documentelor Paper Tiger. În sistemul Tigru de hârtie, fișierele sunt numerotate și depuse joasă la mare. Fiecare nou document sau grup de documente merge în următorul dosar gol disponibil și o descriere a conținutului și cuvintelor cheie este introdusă sub numărul respectivului dosar din baza de date a software-ului. Astfel, dosarul meu plin de resurse pe contra-insurgență ar putea fi în dosarul 08174; pentru ao găsi, pur și simplu caut în baza de date pentru “contra-insurgență”, care îmi vor spune exact unde sunt documentele de care am nevoie.

Software-ul Paper Tiger nu este ieftin - versiunea completă a utilizatorilor finali individuali este în jur de 170 USD. În schimb, creez o foaie de calcul simplă, cu coloane după cum urmează:

Dosarul # | Titlul | Autor | Cuvinte cheie | notițe

Coloana cu numărul de dosar este deja numerotată la 1000 (sau 01000, de fapt - pot adăuga mai multe numere până la 99.999 dacă am nevoie de asta. Mă gândesc să călătorim mult, aici!). Ideea este că pentru a găsi ceva, pot căuta CTRL-F. Mai târziu, pot crea interogări la masă, dar pentru moment, un simplu “găsi în pagină” căutarea ar trebui să fie suficientă. Mai tarziu, pot importa intregul shebang in Access sau intr-o alta baza de date - poate o sa ma razgandesc intr-un weekend si sa imi import in MySQL si sa scriu un Ruby on Rails! (Întotdeauna am vrut să învăț Ruby on Rails ...) Publicitate

Tigrul de hârtie este, în esență, un sistem de etichetare a documentelor fizice (deși tehnic ar putea fi extins pentru a acoperi documentele digitale de pe PC-ul meu sau, într-adevăr, orice articol de oriunde am fost dispus să cataloghez.) Dar important este că rezolvă problema de a fi depus - fără a se limita la un singur titlu, nu mai trebuie să-mi fac griji pentru a nu găsi ceva pentru că l-am depus “Imperialism” și l-au căutat sub “Colonialism” - și problema de recuperare - singura abilitate de care am nevoie pentru a găsi un fișier este de numărare.

Și tu? Cum v-ați rezolvat problemele de depunere - sau aveți? Ce nu a funcționat pentru dvs. în trecut (sau în prezent) și ce a avut? Spuneți-ne gândurile în comentariile dvs..