Înapoi la Prelucrare de bază

În prima mea tranșă din “Înapoi la elementele de bază”, Am discutat importanța căsuței dvs. de e-mail - un singur loc pentru colectarea tuturor materialelor dvs. pentru procesare. În această tranșă, vom discuta procesarea în sine - cum să transformăm intrările în acțiune.

În principiu, procesarea este simplă. Tot ceea ce înseamnă înseamnă să ia o decizie cu privire la ce să faci cu fiecare informație care intră în viața ta. În practică, este de fapt foarte greu, mai ales că, cu câteva excepții, nu suntem de obicei pregătiți să luăm aceste decizii - sau să facem angajamentul de a acționa în luarea deciziilor. reclamă

Există într-adevăr doar o mână de decizii pe care le puteți lua cu privire la o contribuție:

• poti șterge aceasta. Este neimportant - corespondența nedorită, informațiile pe care le aveți deja, memento-urile de sarcini deja finalizate etc..
• Poti redirecţiona aceasta. Dacă există o altă persoană, sarcinile sau informațiile ar fi mai potrivite, transmiteți-le acestora.
• Poti Arhiva aceasta. Orice nu aveți nevoie acum, dar care va avea nevoie probabil în viitor - o carte de vizită sau o adresă, o broșură de vânzător, un articol dintr-o revistă - pot fi depuse pentru referințe viitoare.
• Poti record aceasta. Informațiile de care ai putea avea nevoie din nou, dar nu ai nevoie în forma sa originală, pot fi extrase și introduse într-un program de luare de note, manager de contact, un notebook etc., iar originalul a fost șters / aruncat.
• Poti do aceasta. Unele intrări necesită acțiuni imediate și pot fi efectuate imediat.
• Poti programa aceasta. Unele intrări necesită acțiune dar nu imediat - blocați o perioadă adecvată de timp în calendar pentru a le face.
• Poti amâna aceasta. Atunci când o intrare necesită o acțiune, dar nu reușiți să faceți această acțiune, trebuie să o amânați mai târziu.

Având în vedere numărul limitat de opțiuni posibile, ar trebui să fie un lucru relativ ușor de a vă alimenta prin căsuța poștală, extrageți informațiile de care aveți nevoie, dezarhivează lucrurile, adăugați câteva elemente în lista dvs. de cadouri sau calendarul dvs., aruncați câteva lucruri în căsuța dvs. de ieșire și continuați cu lucrurile.

Dar nu este. Ne agățăm de lucruri, mai ales din cauza celor plictisitori “amâna” intrări - lucruri despre care știm că ar trebui să facem ceva, dar nu putem, din mai multe motive: publicitate

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

• Lipsa de informatie: Nu știi suficient să îți dai seama ce să faci cu ceva.
• Lipsă de resurse: Știți ce faceți voi ar trebui să dar nu aveți tot ce aveți nevoie pentru a face acest lucru - bani, timp, echipament, forță de muncă etc..
• Lipsa urgenței: Știți ce să faceți și ar putea faceți-o, dar nu este important să o faceți chiar acum așa că ai pus-o jos.
• Lipsa autorității: Sunteți gata, dispuși și capabili să luați o decizie, dar nu vă simțiți împuterniciți să luați decizia.

Modelul tipic în care se aplică oricare dintre aceste bariere este să scoți ceva din căsuța poștală, să te uiți la ea, să recunoști că nu-ți lipsește ceva important - informații, resurse, urgență sau autoritate - să acționezi asupra ei și apoi: tu reintroduceți-o în căsuța de e-mail!

Nu face asta.

Dacă vreți să păstrați totul în fruntea tuturor și să vă păstrați contribuțiile din copleșirea dvs., este important să întrerupeți acest obicei. Ceea ce înseamnă că trebuie să schimbi modul în care te gândești la procesare și despre deciziile și acțiunile pe care le presupune prelucrarea. reclamă

Atunci când un element îți lovește căsuța poștală pe care nu o poți face imediat, devine a proiect - un rezultat care va face mai mulți pași pentru a realiza. Și primul pas în acest proiect este de a rezolva problema, pentru a umple lipsa care vă împiedică să terminați sarcina.

Pentru a evita trimiterea lucrurilor în căsuța de e-mail, aveți nevoie de un loc pentru a păstra proiecte în așteptare. Acesta ar putea fi un fișier de acordeon pe biroul dvs. sau un sertar de dulap pentru fișiere live. De asemenea, aveți nevoie de o modalitate de a urmări lucrurile - o listă de proiecte cu indicii în fișierul în așteptare.

Și trebuie să adăugați orice acțiune trebuie să luați pentru a face posibilă acționarea în lista dvs. de todo. “Obțineți lista membrilor potențiali ai echipelor din echipa de resurse umane”; “Căutați cum să găsiți un instalator fiabil pentru gips-carton pentru Fix Hole in Kitchen Kitchen”; “Stabiliți întâlnirea cu VP of Marketing pentru a discuta despre posibilele acțiuni privind oferta de parteneriat pentru oferta Movie Tie-In”; “Citiți seria Lifehack Back to Basics pentru a afla cum să procesați Inbox”. reclamă

Acest lucru nu este atât de greu - etichetez un fișier cu numele proiectului și etichetez acțiunile din lista mea cu todo “pentru [Numele proiectului]”. Și păstrez o listă de proiecte active în agenda mea. Dă-ți permisiunea să reutilizezi din dosarele tale - nu ai nevoie de nici o scuză să te gândești la ceva de genul “prea mic” să fie considerat un proiect. Dacă nu poți să te așezi și să faci chiar acum, e un proiect.

Procesarea nu este greu, dar este nevoie de o anumită disciplină și de un timp clar gândit. Disciplina, pentru că este ușor să te distrați și ușor să renunți la luarea unei decizii pentru lucruri pe care nu le poți face acum. Timpul clar de gândire pentru că, în cele din urmă do trebuie să luați o decizie și nu puteți face asta cu alte mii de lucruri în mintea voastră.

Asa de Vă recomandăm să programați câteva blocuri de timp de 15 minute (sau mai lungi) pentru a vă procesa căsuța poștală pe toată durata zilei. Închideți ușa (dacă aveți o ușă) și intrați în “zonă de procesare”. Aveți dosarele fișierelor dvs., producătorul de etichete (dacă utilizați unul - se pare că este prostie, dar este destul de util pentru a intra în modul corect de gândire), lista cu todo și un stilou la îndemână. Faceți același lucru la domiciliu - lăsați-o la o distanță de câteva minute în fiecare zi pentru a procesa totul.

De câte ori faceți asta într-o zi depinde de situația dvs. particulară - țineți minte căsuța poștală pentru câteva zile și vedeți cât de des se umple și cât de urgent sunt elementele care vin în căsuța dvs. poștală. Pentru majoritatea oamenilor, o dată dimineața și o dată aproximativ o oră înainte de a pleca de la locul de muncă este suficient, și, eventual, o dată în jurul prânzului. În cazul în care căsuța dvs. de e-mail este foarte rapidă, puteți avea nevoie de mai mult de 15 minute. Trucul este de a găsi o frecvență și o cantitate de timp care vă lasă cât mai liber posibil pentru a vă face munca reală în restul timpului.

Și vă păstrați liber în restul timpului. Nu răspundeți la fiecare element în timp ce atingeți căsuța de e-mail. Este posibil să nu aveți deloc o cutie poștală dacă dați lumii permisiunea de a întrerupe tot ce faceți în orice moment și de a plasa orice ei cred că este important în fața dumneavoastră. În acest fel nebunia minte!