9 sfaturi privind managementul multitasking care vă va îmbunătăți productivitatea

Când vă este foame să crească, să se extindă și să bea profund din viață, doriți să fiți cât mai productiv posibil. Și cu atât de multe opțiuni de a bea profund din viață, putem adăuga mult la farfuria noastră. Introduceți gestionarea multitasking care vă va îmbunătăți productivitatea.

Incepe, inocent, cu actiune inspirata si cu vointa de a realiza, construi si indeplini ceea ce este in inima sau in mintea noastra de creat. Dar dacă nu suntem atenți, se transformă repede în îngroparea în muncă și întârzierea rezultatelor, mai degrabă decât productivitatea pe care am crezut că o creăm.

Să clarificăm ce înțelegem prin multitasking înainte de a ajunge în sfaturi despre cum să vă îmbunătățiți productivitatea. Gestionarea mai multor sarcini simultan afectează de fapt productivitatea. Iar încercarea ta de a fi mai productivă va coborî la cât de bine te poți concentra asupra sarcinii în mână. Pentru a vă îndepărta atenția de la sarcina la îndemână, aceasta va dura mai mult.

În Singurul lucru de miliardarul Gary Keller, spune el

“Succesul extraordinar este secvențial, nu simultan.”

Trebuie să vă concentrați asupra sarcinilor vitale, nu asupra celor mai mulți, care vă vor atinge scopul.

Deci, să acceptăm asta de “multifunctional”, ne referim la numeroasele sarcini pe care trebuie să le faceți, nu le facem simultan. Acest articol se referă la modul în care gestionăm multe dintre sarcinile pe care trebuie să le facem în așa fel încât să ne îmbunătățim productivitatea atât în ​​cantitate, cât și în calitate, astfel încât să putem trăi viața pe care am văzut-o.

1. Reglați-vă așteptările

Am descoperit că cu cât mai multe proiecte mă ocup, cu atât mai multe sarcini trebuie să le gestionez. Asta pare evident, dar este o distinctie critica. Cei mai mulți oameni se deplasează prea mult și au așteptări imposibile ca ei să poată face totul.

Cu fiecare proiect vine mai multe detalii decât putem prezice. Dacă nu sunteți atent, veți lua prea multe proiecte care vă îngropă în sarcini pe care nu aveți nici o speranță de a le gestiona.

Am făcut asta în vreo douăzeci de ani. A fost interesant să visez tot ce vroiam. M-aș plânge într-o mână de idei și apoi voi trece la următoarea când nu vedeam rezultatele pe care le-am dorit. Din exterior, s-ar putea să fi fost ca și mine “multifunctional”, dar nu am fost acolo unde am vrut să merg.

Dezavantajul de a face față tuturor acestor idei a fost că am început să mă văd ca pe cineva care nu a putut produce un rezultat. Ea vă înrăutățește încrederea atunci când luați o mulțime de proiecte și apoi nu puteți mișca pe nimeni în locul pe care l-ați avut în minte pentru a le lua.

Deci, acest prim sfat este unul mare, deoarece va afecta abilitatea dumneavoastră de a gestiona orice alte sarcini pe care le alegeți să le puneți pe farfurie. Alege cu înțelepciune. reclamă

2. Alegeți cu înțelepciune

Nu poți face totul. Tu stii asta. Dar care este pragul a ceea ce puteți face? Este mult mai puțin decât credeți, ceea ce înseamnă că trebuie să alegeți cu înțelepciune sarcinile pe care le luați pentru a produce cele mai multe lucruri pe care le puteți oferi în timp ce le dați.

La lansarea agenției de marketing am avut de-a face cu majoritatea sarcinilor. Și pe măsură ce clienții noștri au crescut, au făcut și sarcinile pe care trebuia să le gestionez. Am așteptat mai mult decât ar fi trebuit să găsesc ajutor, iar acest lucru mi-a costat o pierdere de creștere în timpul în care am ținut toate sarcinile. De asemenea, a provocat stresul care mi-a afectat capacitatea de a mă concentra și de a mă prezenta ca cea mai bună versiune a mea. Trebuia să găsesc câteva sarcini vitale care mi-ar crește compania. Trebuia să aleg cu înțelepciune ceea ce mi-aș petrece timpul.

Odată ce ați ales cele câteva sarcini vitale pe care le veți gestiona, va trebui fie să faceți pace, fie să lăsați celelalte sarcini sau să le externalizați altcuiva.

3. Externalizați

Concentrată pe puținele vitale, compania mea a început să crească din nou și m-am găsit îngropată în mai multe sarcini decât puteam să mă ocup. Aceasta este natura succesului.

Pe măsură ce crește productivitatea, la fel și lista dvs. de sarcini. Era limpede că nu am putut să-mi mulțumesc mult și să continuu să crească. Așa că am început să-mi construiesc echipa de antreprenori pe care mi-aș putea externaliza lista de detalii detaliate.

Acesta este un sfat important pentru că mulți dintre noi nu solicită niciodată ajutor. Dacă lucrăm pentru altcineva, este ușor să credem că suntem un jucător mai bun în echipă dacă putem arăta că putem face totul.

Dacă aveți propria dvs. afacere, este ușor să vă gândiți că nu vă puteți permite ajutorul de care aveți nevoie. Și astfel, am fost îngropați în detalii și citiți articole despre multitasking, sperând că vor oferi niște răspunsuri sau ameliorări cu privire la modul în care putem face mai mult în programul deja supraîncărcat.

Delegarea și externalizarea către antreprenorii buni au devenit mult mai ușoare, pe măsură ce oamenii din ce în ce mai talentați parcurg economia gig. La firma mea, folosim zilnic Upwork.com. De asemenea, am folosit Fiverr.com și multe resurse disponibile pe piața Envato. În această zi și vârstă, nu trebuie să faceți totul singur. Există un întreg ecosistem pe care îl puteți externaliza și costă mult mai puțin decât credeți.

Mai mult decât atât, vă costă mult mai mult productivitatea pierdută, pentru a umple totul și nu pentru a externaliza. Prin externalizare, puteți să vă reorientați în gestionarea listei sarcinilor vitale care deplasează acul spre rezultatul dorit.

4. Managementul listelor

Întotdeauna mi-am dus articolele de acțiune în cap până când era atât de plin încât trebuia să-l scriu pe paginile din jurnalul meu sau în notele lipicioase din apropiere. Dar acele idei și lucruri s-au pierdut în timp, forțându-mă să fac un model de reacție la ceea ce sa întâmplat în ziua mea. Reacționarea nu este un loc minunat de a produce.

Aveam nevoie de o modalitate mai bună de a-mi gestiona lista de sarcini în creștere, astfel încât toți erau într-un singur loc. Agenția mea folosea Trello pentru a gestiona proiectele noastre de clienți și așa am decis să încerc să-l folosesc pentru lista mea de dos-uri.

reclamă

Trello funcționează bine pentru că este flexibil. Puteți crea ceea ce ei numesc “placi”. Avem o placă Trello pentru clienții noștri de nivel 1 și o consiliu separat pentru clienții noștri de nivel 2. Avem o comisie Trello pentru toți conducătorii noștri și o comisie Trello pentru operațiuni. Am creat, de asemenea, un forum pentru lista mea de to-dos.

În interiorul unei bord, creați “liste”. O parte din echipa mea creează liste pentru sarcini în jurul nivelului de prioritate cum ar fi “Prioritate ridicată”, “Prioritate medie”, și “Prioritate redusa”.

Am descoperit ce a lucrat cel mai bine pentru mine era crearea de liste bazate pe timp. Listele mele sunt etichetate “Astăzi”, “Săptămâna aceasta”, “Luna aceasta”, “În acest cartier”, “Anul acesta”, și “Viitorul”. Mișc produsele și sarcinile în și din aceste liste diferite, pe baza căreia trebuie să mă concentrez asupra lor.

Citiți Următorul

Este posibilă îmbunătățirea memoriei? 12 moduri care funcționează efectiv

Cum să delegeți activitatea în mod eficient (Ghidul definitiv pentru lideri)

Ai căzut în capcana "ocupată"? Iată calea voastră

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Am creat, de asemenea, o listă în bord care spune “Brain Dump” unde pot să-mi deschid rapid aplicația Trello, să deschid acea placă și să arunc rapid ideile sau să-i fac rapid și apoi să le trag la lista corespunzătoare mai târziu.

În interiorul listelor, puteți crea “Carduri”. Cardurile vă permit să creați liste de verificare, date scadente, descrieri și comentarii. Puteți să etichetați membrii echipei și să adăugați etichete colorate. În timp ce nu folosesc toate aceste caracteristici în cărți, mi se pare că îmi permite să-mi organizez gândurile despre o anumită sarcină și să continuu să adaug pe măsură ce mai multe idei sau elemente vin pentru acea sarcină.

Având un singur loc pentru a colecta, a organiza și a gestiona toate ideile dvs. și de a face-este este esențială dacă doriți să gestionați mai multe sarcini.

Pe măsură ce gestionați lista dvs. de sarcini, veți vedea activități similare pe care le puteți strânge împreună și puteți să le eliminați “lot”.

5. Intermediere

În primele luni de la lansarea mea, aș face totul tot timpul. Încercam doar să-mi dau seama de toate piesele în mișcare și să răspund la ceea ce era urgent. Dar, pe măsură ce lucram în continuare, am descoperit că anumite tipuri de lucru necesită anumite tipuri de focalizare și energie. Răspunsul la e-mailuri a fost diferit de crearea unor mesaje sociale semnificative și actualizarea cardurilor Trello a fost diferită decât luarea timpului pentru viziune și planificare.

Introduceți dozarea. Procesul de dozare a însumat sarcini similare într-un interval de timp condensat care mi-a permis să fac mai mult pe acele tipuri specifice de sarcini utilizând energia necesară acelor sarcini.

Compania mea face marketing-ul pentru conținut în care intervievăm clienții noștri pentru propriile podcast-uri. Fiecare interviu pe care îl facem are o listă completă de sarcini pentru a finaliza.

La inceput, am inregistra un interviu cu un client pentru podcast-ul lor. Imediat ce sa terminat interviul, m-aș ridica de pe computer și am plecat doar pentru a obține energie diferită, lăsând titlul episodului, descrierea pe care am folosit-o pentru canalul lor YouTube și actualizarea listei Trello pentru mai târziu.

A trebuit mult mai mult să ne întoarcem la aceste sarcini, trebuind să ne amintim despre ce am vorbit și să ne întoarcem în planul minții pentru a finaliza acest episod. Deci, am început să iau toate aceste sarcini la sfârșitul interviului. Nu numai că lucrurile s-au făcut mai repede, m-am simțit mai ușor, că nu aveam în jur toate sarcinile nereușite din cap. reclamă

Intermedierea este o practică puternică. Puteți începe prin simpla trimitere a unui tip de sarcină cu alta. Ia-o usor. Vezi cum se simte. Joacate cu ea. Scopul este de a crește producția și de a minimiza întreruperile

6. Managementul întreruperilor

Întreruperile sunt unul dintre cei mai mari criminali ai productivității. Multitasking-ul nu corespunde unei întreruperi constante, iar comunicațiile pot fi unul dintre principalii vinovați ai acestei productivități pierdute. Acest lucru se aplică dacă lucrați într-un birou cu alții, acasă singur sau aveți o echipă virtuală.

Pe măsură ce echipa noastră virtuală a crescut, a trebuit să găsim modalități de a comunica zilnic în jurul proiectelor, împlinirii și ideilor. Vorbește despre retragerea din productivitate. Aș petrece o oră la două ore pe zi doar răspunzând la mesajele de e-mail, text, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer și Slack.

Am adăugat instrumente cum ar fi Slack și Trello pentru a eficientiza comunicarea, dar m-am trezit obosit în fire de chat în fiecare oră, cu notificări care luminează telefonul meu. Realizând că nu m-aș putea concentra asupra celor vitale, dacă aș fi fost constant împins în buruieniile afacerii mele, trebuia să creez niște limite pentru mine și cu echipa mea în legătură cu cum și când aș folosi aceste instrumente de comunicare.

Setați limitele cu oamenii din viața dvs., permițându-i să știe când sunteți disponibil și când veți răspunde la comunicările lor. Dezactivați notificările push pe telefonul dvs. sau setați telefonul în modul avion în timpul producerii. Nu trebuie să fii neatins toată ziua. Trebuie doar să vă protejați atenția în timpul sarcinilor care o cer.

7. Pregătiți-vă

Unul dintre hack-urile care mi-a permis să mă ocup de toate lucrările de la sfârșitul unui interviu cu clienții a fost, având toate instrumentele și filele deschise pe calculatorul meu, care aveam nevoie să finalizez rapid sarcinile. Acest lucru pare evident din retrospectivă, dar uneori când suntem îngropați în toate sarcinile pe care încercăm să le gestionăm, trecem de la sarcină la sarcină într-un ritm frenetic și nu permitem timp pentru pregătirea instrumentelor, a spațiului nostru sau a noastră mințile pentru lucrarea pe care suntem pe cale să ne mutăm.

Ceea ce a durat încă câteva minute în pregătire mi-a salvat cu ușurință douăzeci de minute în curățarea așa cum am făcut-o.

Dacă aveți de gând să gestionați mai multe sarcini, atunci pregătirea pentru aceste sarcini înainte de timp va eficientiza eficiența și, în consecință, va spori productivitatea.

8. Nutriție

Într-un articol anterior pe care l-am scris despre Lifehack, am vorbit despre importanța nutriției pe îmbunătățirea memoriei. În mod similar, nutriția poate influența performanța și productivitatea.

Pe măsură ce începerea mea a început să crească și timpul meu a fost stors, m-am trezit consumând mai multă cafea, mâncând gustări nesănătoase și alimente mai puțin hrănitoare. De asemenea, m-am trezit incepand cu ora fericita inainte sa ma ascund de toate detaliile din cap.

În timp, corpul meu era legat în noduri. Programul meu de somn a fost oprit și accentul meu a fost lovit și dor. Pur și simplu căderea de cafea, oră fericită și prepararea mai proactivă a mâncării mi-a pus înapoi în corpul meu și mintea mea care ma ajutat să fiu mai prezentă la sarcinile pe care trebuia să le gestionez în fiecare zi.

Nutriția nu este un sfat comun pentru gestionarea multitasking, dar este imperativ dacă vrei să fii productiv. reclamă

Acestea sunt câteva obiceiuri alimentare sănătoase care vă ajută să rămâneți productivi: 15 obiceiuri de mâncare pentru a vă face să rămâneți productivi la locul de muncă

9. Luați o pauză

Când sunteți investit în munca dvs., este ușor să o luați cu dvs. pretutindeni.

Mă simt constant lucrează. Afacerea mea este importantă pentru mine, deoarece consider că avem o treabă importantă de făcut în lume. Dar, am descoperit că, dacă nu fac o pauză, încep să mă simt obosită de încărcarea totală a totului.

De asemenea, observ că atunci când fac o pauză de la locul de muncă, mintea mea se relaxează și un spațiu se deschide pentru o nouă inspirație și energie, oferindu-mi o atenție reînnoită pentru câteva activități vitale de care trebuie să gestionez când mă întorc la lucru.

De aceea este important să programați un timp de nefuncționare. Din nou, acest lucru nu este un sfat multitasking comun, dar pentru aceia dintre noi care doresc să distrugă viața, înțelegem și apreciem o abordare holistică a productivității.

Linia de fund

Scopul este o viață bogată și productivă, care nu se învârte într-o grămadă de plăci decât să caute ani în urmă și să se întrebe de ce nu mai trăiți în viață decât sunteți.

Din cartea Singurul lucru,

“Activitatea este adesea independentă de productivitate, iar ocupația rareori are grijă de afaceri.”

Multitaskingul, așa cum se gândesc majoritatea oamenilor, este pur și simplu ocupat. Dar gestionarea sarcinilor vitale câteva succesiv, nu simultan, vă va conduce la un fel de productivitate care vă va duce acolo unde doriți să mergeți.

Mai multe resurse pentru a crește productivitatea

• Uita de învățare cum să Multitasking: Creșterea productivității 10X Mai mult cu Focus
• Arta atentă a delegației
• Nu se poate focaliza? De ce ați greșit și cum să vă concentrați mai bine
• Este posibil să Multitasking? 12 motive pentru care nu vă puteți dori
• 7 Sfaturi eficiente de gestionare a timpului pentru a vă maximiza productivitatea

Credit de fotografie recomandat: Green Chameleon prin unsplash.com