7 E-mailuri despre mituri care plag locul de muncă

Mituri despre modul cel mai bun de a face e-mail abundă. Unele dintre ele sunt explicate explicit și tamburată în capul tău, iar unele sunt așteptările nerostite ale lumii corporatiste moderne. Pentru a reuși să rezolvați chiuveta de mare e-mail și a face probleme de e-mail un lucru din trecutul dvs., trebuie să recunoașteți aceste mituri pentru ceea ce sunt și să implementați un sistem care funcționează.

Sistemele au nevoie de fundații bune pentru a funcționa, iar atunci când un sistem eficient de gestionare a e-mailurilor eșuează, este de obicei faptul că utilizatorul nu a putut separa aceste mituri de abordarea lor.

1. Organizarea bună este cea mai bună metodă de a rămâne pe partea de sus a e-mailului. reclamă

Nu este. Transmiterea e-mailurilor în acțiuni și arhivarea celorlalți este cel mai bun mod de a rămâne pe partea de sus a e-mailului. Organizarea fiecărui mesaj într-un alt dosar ar putea fi utilă din alte motive, cum ar fi saparea unei piste de hârtie pentru avocatul dvs. atunci când veți fi dat în judecată, dar nu este la îndemână “rămânând deasupra” e-mail. Nu există o corelație între dosarul în care se află mesajul dvs. (cu excepția cazului în care vorbim de căsuța poștală) și nivelul de eficiență a e-mailului.

2. Trebuie să răspundeți la fiecare mesaj.

Unele mesaje nu au nevoie de un răspuns. Ar trebui să răspundeți numai dacă aveți ceva de valoare pentru a adăuga la comunicare. Sigur, s-ar putea să simțiți zgomotul de vinovăție când vă obișnuiți cu acest concept și să nu mai răspundeți la fiecare mesaj pe care îl primiți, dar dacă doriți să recuperați timpul, este o ajustare pe care trebuie să o faceți.

Dacă există persoane pe care le comunicați în mod regulat care se așteaptă la un răspuns, chiar dacă nu aveți nimic de adăugat, trebuie să le educați mai degrabă decât să cedați cerințelor lor. Cea mai mare problemă cu productivitatea e-mailurilor este că oamenii pur și simplu nu vor pune o mică rezistență față de cei care nu știu cum să utilizeze eficient e-mailurile. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

3. Trebuie să răspundeți la fiecare mesaj ... imediat ce îl primiți.

Mai rău decât cel de-al doilea mit este mitul că trebuie să răspundeți fiecărui mesaj pe al doilea mesaj. Nimic nu se realizează prin aceasta. Există întotdeauna excepții de la fiecare regulă - dacă lucrați într-o sală de redacție, așteptarea unei ore pentru informații este ca și cum ați aștepta o săptămână - dar probabil că nu vi se aplică. Nu găsiți scuze pentru a răspunde la fiecare mesaj în fiecare minut al zilei; doar spune nu.

Răspunzând fiecărui mesaj pe care îl primiți este o chiuvetă de timp. Răspunzând la fiecare mesaj imediat ce îl primiți este o iresponsabilitate absolută - ironic, mulți oameni fac acest lucru pentru a crea iluzia productivității și a responsabilității.

4. E-mailurile ar trebui să fie despre (introduceți numărul) cuvinte. reclamă

Lungimea corespunzătoare pentru un e-mail depinde de ce este vorba despre e-mail și de cât de mult știe deja destinatarul despre subiect și cât de mult trebuie să știe despre subiect pentru a acționa. Dacă nu trebuie să fie mai mult decât o propoziție, nu o face niciodată mai mult decât o propoziție. Dacă e-mailul este incomplet în trei sau patru paragrafe, continuați să scrieți până când e-mailul este complet, dar faceți ca fiecare cuvânt să fie numit și editat ca nebun înainte de a lovi trimite.

O parte a menținerii productivității e-mailului bun este menținerea etichetei de e-mail bună; ai putea să-i spui “mail karma” regulă.

5. E-mailul este o fiară care nu poate fi îmblânzită.

Sigur că se poate. Tehnologia nu este problema; oamenii care o folosesc sunt. Întrebarea este: ești persoana care se confruntă cu problema sau ești poporul care îți trimite e-mailuri? În orice caz, există soluții pe care le puteți implementa, indiferent dacă acestea implică schimbarea modului în care vă gândiți și folosiți e-mailuri sau punerea de obstacole între dvs. și contactele dvs.. Respondenții auto sunt un astfel de obstacol care va educa pe cei care vă trimit emailuri nefolositoare. reclamă

6. Nu există nici o modalitate de a coborî din lista de discuții complicată!

Desigur, există; este doar o chestiune cât de departe sunteți dispuși să faceți acest lucru. Spamul este ilegal, amintiți-vă și, dacă este cu adevărat o listă de discuții și nu doar spam din Rusia, există o modalitate de a vă elimina numele (chiar dacă trebuie să-i sperie pe bejeezus din ele cu avocații). Poate dura ceva timp și energie. Dacă vă va lua mai mult de două minute, ar trebui să instalați un filtru astfel încât să nu vedeți niciodată mesaje de la acea adresă. Dacă căutați mai mult timp în timpul zilei, de ce să luați ruta greu?

7. Prioritizarea este un instrument de productivitate e-mail bun.

Prioritizarea este un instrument bun de gestionare a sarcinilor. Dacă vă place să acordați o prioritate unui e-mail pe care l-ați primit, este un semn bun că trebuie să transformați acel mesaj într-o acțiune. Pe de altă parte, trimiterea unui e-mail marcat ca prioritate ridicată, utilizând caracteristicile de prioritizare ale clientului dvs. de e-mail, are un nivel de utilitate la fel de dubios. Nu numai că există o șansă bună ca nivelul de prioritate să nu fie afișat în clientul de e-mail al destinatarului, este o chestiune de etichetă bună de e-mail pentru a lăsa prioritatea unui e-mail dat până la destinatar și a le permite să se încadreze în contextul ziua lor.

Emailul nu a fost conceput niciodată pentru a vă ajuta să comunicați în timpul unei urgențe. Dacă există o situație de urgență care necesită o atenție imediată, ridicați telefonul sau Skype.