5 moduri de a obține răspunsuri mai rapide prin e-mail

După ce am realizat un curs despre Cum să trimiteți e-mailurilor importante oamenilor și să vorbiți cu aproape 200 de persoane despre obiceiurile lor de e-mail, am observat câteva probleme comune pe care oamenii le au cu e-mail.

Prima plângere este că oamenii nu primesc răspunsuri la e-mailurile pe care le trimit.

Iată o eșantionare a declarațiilor pe care le-am auzit:

“Nu pot spune dacă e-mailurile mele sunt citite sau nu. Urăsc când oamenii nu răspund.”

“Nu știu când sau dacă e-mailurile mele sunt citite. Uneori mă simt de parcă aș fi scuipat cuvinte într-un abis electronic.” reclamă

“Nu pot garanta că oamenii îmi aruncă e-mailurile, dar dacă le citesc, cu siguranță nu răspund.”

Ei bine, nu am toate răspunsurile, dar am câteva sugestii. Iată cinci modalități prin care puteți obține răspunsuri mai rapide prin e-mail.

1. Scrieți e-mailuri mai scurte

Oamenii iubesc să se amâne. Și oricând un e-mail lung apare în căsuța poștală, este o altă scuză pentru a amâna.

Este greu să trimiteți un răspuns rapid la un e-mail lung, deoarece necesită timp pentru citire, timp pentru digerare și timp pentru a răspunde. Mai mult, cele mai multe e-mailuri lungi includ mai multe întrebări sau subiecte, ceea ce poate face dificil pentru cititor să determine ce este important în mesaj. Această confuzie duce deseori la o mai mare amânare.

Citiți Următorul

Știința de stabilire a obiectivelor (și cum afectează creierul dvs.)

Ce sa faci cand te plictisesti la munca (si de ce te simti plictisit de fapt)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Pe de altă parte, este destul de ușor să trimiteți un scurt răspuns unui scurt e-mail. Nu contează despre ce vorbești, un e-mail mai scurt va primi întotdeauna un răspuns mai rapid.

Dacă doriți răspunsuri mai rapide, atunci faceți ușor cititorului să răspundă. Întrebați-le o întrebare, vorbiți despre un singur subiect și mențineți-o scurtă. reclamă

2. Scrieți mai puține e-mailuri

Dacă trimiteți e-mailuri de oameni mereu, atunci se obișnuiesc să vadă un mesaj de la dvs. în căsuța de e-mail. Nu există nici un sens de urgență asociat cu mesajul dvs. deoarece știu că dacă nu răspund ... ei bine, veți trimite un alt e-mail în curând.

Nu profitați de faptul că puteți trimite oricând prin e-mail pe oricine. Învățați-i pe oameni să-ți aprecieze e-mailurile, trimițând-o doar atunci când ai ceva important și important de spus.

3. Cereți un răspuns

Sună simplu, dar de multe ori uităm să o facem.

Explicăm în mod clar situația din mesajul nostru de e-mail - poate că oferim chiar și câțiva pași de acțiune - dar de multe ori uităm să cerem un răspuns clar.

Ca scriitor al e-mailului, următorul pas pare întotdeauna clar pentru noi. Cu toate acestea, pentru destinatar, s-ar putea să nu fie atât de evidentă. În mijlocul unei zile aglomerate - și suntem cu toții ocupați - trebuie să ni se spună ce să facem mai degrabă decât să ghicim. Efectuați pasul următor clar pentru cititor prin rugăciunea cu amabilitate pentru acțiunea dorită.

4. Începeți cu un termen limită

Un alt motiv pentru răspunsurile întârziate este lipsa de urgență. reclamă

Ca societate am adoptat o metodă de folosire a termenelor limită pentru a compensa tendința noastră de a amâna. În consecință, deseori decidem care sunt sarcinile pe care le vom efectua în funcție de momentul în care sunt necesare anumite proiecte.

Când vine vorba de e-mail, aceasta înseamnă că trebuie să precizați un termen limită clar sau să riscați să așteptați un răspuns până la primirea acestuia “timp liber” - care este rar.

Când scrieți următorul e-mail, încercați să includeți un termen limită în primele una sau două propoziții ale mesajului.

De exemplu,

“Bună Mark,

Mai jos este raportul TPS pentru această întâlnire de vineri - mi-ar plăcea să vă țin gândurile până miercuri la ora 1 pm ” reclamă

Suntem condiționați să folosim termene limită. Dacă clarificați atunci când aveți nevoie de un răspuns, atunci este mult mai probabil că veți primi răspunsul până la acea dată.

5. E-mail numai o singură persoană la un moment dat

Dacă este posibil, nu trimiteți niciodată un e-mail mai mult de o persoană la un moment dat. Chiar dacă este nevoie de câteva minute suplimentare pentru a trimite un e-mail fiecăruia în parte, veți găsi răspunsuri mult mai bune din cauza acestuia.

Motivul pentru aceasta este că oamenii își împing responsabilitatea de pe umerii lor și în grup ori de câte ori este posibil. Dacă trimiteți un mesaj către cinci persoane, atunci fiecare persoană presupune întotdeauna că celelalte patru vor face orice sarcini sunt prezentate în mesaj. Rezultatul, desigur, este că nu se face nimic.

Dacă trebuie să comunicați un grup de persoane simultan, atunci faceți tot ce este mai bine pentru a atribui sarcini anumitor persoane din mesaj. În caz contrar, veți aștepta ca un om de taină să-și intensifice acțiunile.