5 Tipuri de e-mailuri ar trebui să fie filtrate automat

Câte e-mailuri aveți în căsuța de e-mail acum? Esti o inbox zero ca mine? Sau aveți e-mailuri strânse și necitite că sperați că veți avea timp să ajungeți?

Nu judec eu - obișnuiam să fiu ca o inbox ca oricine. Și chiar și acum, dacă mă duc în vacanță sau nu-mi verific e-mailul prea mult timp, pot intra într-o grămadă de necazuri: e-mailul se strânge și poate fi o adevărată oarecare revenire la inbox-ul meu gol.

Am câteva sfaturi în legătură cu mâneca mea, dar pentru a face ca relațiile cu emailul să fie mai puțin dureroase - și am descoperit că cea mai bună apărare este o ofensă puternică. În acest articol, vă voi oferi câteva sugestii și exemple concrete pentru a reduce instantaneu numărul de e-mailuri din căsuța dvs. poștală - și vă ajută să păstrați acest lucru pe termen lung cu ajutorul filtrelor.
reclamă

Ce sunt filtrele de e-mail?

Filtrul de e-mail este ca și asistenții virtuali ai propriei mele armate. Spuneți fiecăruia să verifice fiecare e-mail pentru un anumit set de lucruri și apoi să-i spună o acțiune specifică în legătură cu aceasta. Unele criterii pe care le puteți verifica includ:

• De la cine e?
• Cine este?
• Ce cuvinte sunt în subiect?
• Ce cuvinte sunt în corp?

Unele acțiuni pe care le puteți lua în mod obișnuit sunt:

• Sterge-l
• Marcați-le ca citite
• Trimite-o undeva
• Trimiteți un răspuns automat

Eu folosesc GMail și știu că Outlook (și majoritatea programelor desktop) au această capacitate, va trebui să verificați cu furnizorul de webmail pentru modul în care sa făcut. Cu această scurtă introducere, aici sunt cele cinci tipuri de e-mailuri pe care le filtrez întotdeauna.

1. Buletine de știri prin e-mail

Orice blog pe care l-am înscris pentru orice listă de e-mailuri de marketing - primul lucru pe care îl fac după confirmarea abonamentului meu este că am creat un filtru pentru a filtra automat acest lucru într-o “A citi” găleată. Eu fac acest lucru în două moduri: Publicitate

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

Ce sa faci cand te plictisesti la munca (si de ce te simti plictisit de fapt)

1. Utilizați simbolul + pentru a crea o adresă de e-mail unică. De exemplu, dacă sunteți [email protected], de asemenea, primiți orice e-mail trimis la [email protected]. Folosesc o strategie similară, astfel încât toate buletinele mele de știri de e-mail sunt trimise unui anumit cont de e-mail care este filtrat automat într-o găleată pentru a citi mai târziu.
2. Filtrați după expeditor. Un pic mai plictisitor, dar puteți seta filtre individuale pentru fiecare expeditor, de asemenea.

2. Prietenii mi-au trimis articole

Am un prieten care îmi trimite în mod constant articole politice dintr-o mână de site-uri web. În ciuda faptului că le-a trimis prin e-mail anonim de la http://stopforwarding.com/, precum și le-a spus personal, nu se vor opri. Nu vreau să filtrez toate e-mailurile, deoarece uneori mi-au trimis un e-mail cu ceva legitim (un non-transmite).

Deci, le filtrez pe baza de expeditor și de verificare pentru o mână de site-uri web în corpul lor de e-mail. Fac asta cu o mulțime de oameni și ajută la separarea junk-ului pe care doresc să-mi trimită din conversațiile reale pe care le avem. În fiecare săptămână, mă voi uita la mine “Examinați săptămânal” și vedeți aceste e-mailuri acolo - și, de obicei, doar le ștergeți.

3. Comentariile și notificările Ping pe blogul meu

Am o slujbă cu normă întreagă și, în timp ce îmi iau blogul în serios, nu trebuie să văd imediat toate comentariile și trackback-urile. Încerc să ajung la ele în fiecare zi sau la fiecare câteva zile, dar nu vreau ca ei să-mi înfundă căsuța de e-mail.

Eu le filtrez într-un dosar pe care încerc să-l revizui pe timp de noapte - dar dacă nu pot ajunge la el în fiecare noapte, nu e mare lucru. Când o să ajung la ea, încerc să le procesez pentru cel puțin 30 de minute la un moment dat, să vizitez pe toți cei care au legătură cu mine, poate lasă un comentariu - și să răspundă celor care au fost destul de grațioși pentru a comenta pe blogul meu . reclamă

4. Notificări Facebook / Twitter / Social Media

Nu trebuie să știu imediat când cineva mă urmărește, prietenii mei, direcționează mesajele mele etc. De obicei verific cel puțin o dată pe săptămână site-urile de socializare și mass-media și pot procesa notificările în acel moment.

Pentru o vreme, am filtrat toate acestea și apoi le-am verificat la comoditatea mea. În cea mai mare parte, totuși, acum dacă verific site-ul destul de des (cum ar fi eu cu Twitter și Facebook) am oprit doar notificările de e-mail cu totul.

5. Magazin Promoții

Îmi place să aud despre cele mai recente oferte și oferte speciale, dar nu există nici un motiv să întrerupă fluxul de lucru zilnic normal. M-am uitat la ea și mi-am dat seama că ar putea cumpăra ceva de la unul din aceste buletine de știri o dată pe an - chiar dacă asta e frecvent!

Așa că le filtrez pe toți într-un “Revizuire Opțional” dosarul - și dacă am timp, îi voi căuta în timpul liber. Dacă nu - nici o problemă mare, le șterg doar la fiecare două săptămâni. reclamă

OK, am filtrele mele - acum ce?

Odată ce ați creat unele dintre aceste filtre, GMail (ceea ce folosesc) are opțiunea de a le rula imediat cu privire la ceea ce aveți în căsuța de e-mail. Utilizați această opțiune pentru a filtra imediat articolele cu prioritate scăzută, astfel încât să vă puteți concentra asupra a ceea ce este important.

Deplasând-vă înainte, filtrele dvs. vor fi aplicate pentru orice e-mail nou care intră. Acest lucru va păstra cutia dvs. primară curată, astfel încât să puteți citi mai întâi e-mailurile relevante, importante înainte de a vă deplasa în dosarele dvs. pentru a rezolva aceste e-mailuri cu prioritate scăzută, importantă pentru dvs. - dar nu necesită un răspuns rapid.