3 persoane care trebuie să se antreneze pentru a utiliza căsuța poștală

Când ajungi la biroul tău, există un mesaj pe tastatură? Poate o notă Post-It pe monitor? Poate o serie de fișiere importante pe scaunul tău? Fiecare dintre aceste grămezi de lucrări necesită atenția dvs., dar nu există o ordine exactă. Fișierele vor fi stivuite în altă parte pe birou, astfel încât să puteți să vă așezați. Buletinul de mesaje va fi împins la o parte, astfel încât să puteți avea grijă de ceva online imediat - și ceva similar se va întâmpla cu Post-It, astfel încât să puteți vedea ecranul. Toate acele bucăți de hârtie foarte importante sunt probabil pierdute în momentele de amestecare după ce vă așezați. Nu vreți ca toți să meargă la o singură căsuță poștală, ca să reușiți să procesați totul dintr-o dată, când aveți timp? reclamă

Este relativ să vă asigurați că toate notificările prin e-mail și on-line vor merge în căsuța de e-mail. Cu redirecționarea e-mailurilor și câteva filtre, puteți chiar să vă automatizați mesajele primite. Dar când lucrați cu hârtie, vă puteți răspândi cu ușurință în mai mult de o jumătate de duzină de cutii poștale, care se străduiesc să țină pasul cu documentele. Chiar și în birourile presupuse a fi "fără hârtie", încă mai veniți cu o mulțime de documente pe care trebuie să le procesați. Este foarte posibil să vă simplificați documentele, dar puteți să vă antrenați pentru a vă asigura că totul se înfășoară în cutia poștală. Există un număr de oameni care au nevoie în mod special de această formare.

1. Tu!

Când vine vorba de a vă asigura că documentele se află în căsuța de e-mail, sunteți un vinovat-cheie. Mai întâi de toate, aveți o setare primită? Mulți oameni tratează întregul birou ca primire - și sunt chiar mai răi la domiciliu. Primul pas ar trebui să fie să scoateți un coș sau să indicați altfel căsuța dvs. poștală. De acolo, trebuie să vă asigurați că orice lucru care trebuie să fie procesat se face în căsuța de e-mail, mai degrabă decât să cadă în altă parte. Acest stiva de fișiere de pe scaun și mesajul alunecă pe tastatură ambele trebuie să fie stabilite în căsuța de e-mail, de îndată ce vă așezați. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

De asemenea, merită să puneți tot ce trebuie să faceți în această căsuță poștală: dacă luați în mod obișnuit note sau liste pe bucăți de hârtie sau într-un notebook, acele notații trebuie probabil verificate și eventual finalizate la fel de mult cum orice memo a scăzut pe birou . Punerea acestor note în căsuța poștală creează un obicei de a privi prin ele.

De asemenea, trebuie să vă antrenați pentru a trece prin căsuța poștală în mod regulat. Personal, găsesc hârtie de procesare imediat înainte sau după ce am grijă de căsuța de e-mail a mea înseamnă că pot sufla prin toate acestea dintr-o dată, dar va trebui să găsești un sistem pentru tine. Scopul Inbox Zero este la fel de important pentru documentele pe care le aveți la fel ca mesajele de poștă electronică. reclamă

2. Co-lucrătorii voștri

În funcție de lumea ideală, ați putea dori ca colegii dvs. să vă trimită prin e-mail informații cu privire la orice noi sarcini, proiecte sau alte elemente pe care doresc să le aducă la cunoștință. Dar este destul de dificil să elimini toate schimburile de hârtie: la urma urmei, dacă un co-lucrător trebuie să transmită un fișier fizic pentru dvs. sau dacă are nevoie de semnătura dvs. pe o anumită pagină, el sau ea este probabil să vă dea niște lucrări. Asta nu inseamna ca nu poti controla doar cum merge acea mana.

Dacă stați la biroul dvs., puteți, în general, să-i direcționați pe colegii dvs. să fixeze lucrurile în căsuța de e-mail. Consultați-o ca atare și majoritatea colegilor dvs. vor avea ideea că setarea de lucrări acolo le va face să aibă grijă mult mai repede. Întotdeauna vor exista unii oameni care nu vor reuși să lovească căsuța poștală - chiar dacă ați pus un semn mare peste ea - dar dacă puteți obține chiar și câțiva oameni folosind căsuța poștală, puteți ajunge la punctul în care vă amestecați nu este atât de mult o hassle. reclamă

3. Ups mai mare

Antreprenorii de instruire, managerii și alte persoane care ajung în mod eficient să vă spună ce să faceți pot fi dificile. Puteți să le cereți politicos să se conformeze, bineînțeles, sistemului dvs., iar unii vor face efortul de a face acest lucru, dar unele UPS vor considera că ar trebui să vă conformați sistemului, dat fiind starea lanțului alimentar. Acest lucru se poate traduce pentru a vă re-depune pentru dvs., fără mai mulți pași pe care îi puteți lua.

Cu toate acestea, instruirea supervizorului dvs. de a utiliza căsuța poștală nu este imposibilă. Este o chestiune de a arăta efectele faptului de a obține ceva în căsuța de e-mail: dacă poți ajunge la ceva în căsuța poștală mai repede decât ceva în afara ei, poți demonstra valoarea folosirii. Nu vă sugerez să deveniți agresiv pasiv pe șeful dvs. și să ignorați tot ceea ce nu o face în căsuța dvs. de e-mail - nu va ajuta situația dvs. - dar nu este nerezonabil să faceți mai întâi totul în căsuța de e-mail și apoi să începeți să vă uitați pentru proiectele sau sarcinile care s-au acumulat în alte locuri, cineva s-ar putea aștepta să verificați.

Mesajele primite

O căsuță poștală de pe biroul dvs. poate părea un mic lucru pentru productivitate. La urma urmei, dacă ceva e pe biroul tău, probabil că vei ajunge la el în cele din urmă. O căsuță poștală este pur și simplu o modalitate de a accelera procesul. Nu trebuie să vă faceți griji despre ce să faceți în continuare. Luați imediat următorul element din căsuța de e-mail și continuați să lucrați. Chiar mai bine, dacă aveți obiceiul de a depune, de a distruge sau de a pune în alt fel orice hârtie pe care o ridicați din căsuța de e-mail, există oarecare speranță de a păstra un birou destul de curat - unul la care poți lucra cu ușurință!