20 moduri de a utiliza filtrele Gmail

Unul dintre cele mai bune lucruri despre Gmail este filtrele sale - setate corect, filtrele pot adăuga o mulțime de funcționalități în contul dvs. Gmail deja puternic. Economisiți timp și spațiu, eliminați mesajele primite de e-mailuri nedorite și transformați Gmailul într-un instrument multifuncțional cu filtre simple.

Există câteva limitări pentru filtrele Gmail pe care aș dori să le văd îmbunătățite în viitor, inclusiv: Publicitate

• incapacitatea de a marca un mesaj ca fiind citit
• incapacitatea de a crea live “smart foldere”
• dificultate în adăugarea unui număr mare de adrese de e-mail la un filtru

Dar, în ansamblu, funcția de filtrare este foarte rece. Iată câteva idei despre cum să o utilizați: Publicitate

reclamă

• Killfile. Dacă oamenii mă trimit prea mult poștă nesolicitată (glumă, e-mail etc.), ei se adaugă la fișierul meu de crimă. Este un filtru simplu care se uită la “din” câmp și șterge mesajul dacă este una dintre adresele pe care le-am adăugat la filtru. Din când în când, voi decide să adaug pe cineva la fila mea de crimă și voi deschide filtrul și îi voi adăuga adresa.
• booleane. Filtrul funcționează la fel ca funcția de căutare Gmail, prin adăugarea termenilor de căutare, cum ar fi AND sau OR sau NU. Deci, pot căuta adrese care provin de la un număr de persoane (folosind OR) sau e-mailuri care trebuie să includă toate cuvintele dintr-o listă (folosind AND). Utilizați simbolurile operatorului de căutare pentru a face mai ușoară: “|” pentru OR, spațiu pentru AND, “-” pentru NOT și paranteze pentru a grupa termeni diferiți în șirul de căutare.
• Alți termeni de căutare. Dincolo de termenii obișnuiți de mai sus, filtrele dvs. pot utiliza alți termeni, cum ar fi “din:”, “la:”, “are:”, “este:”, “nume de fișier:”, și “eticheta:”, printre alții. Folosind acești termeni, puteți face filtrele chiar mai puternice.
• Trimiteți mementouri cuiva. Unul dintre lucrurile pe care le-aș dori Google să le adauge în Gmail este abilitatea de a trimite un e-mail întârziat. Acest lucru mi-ar permite să trimit mementouri cuiva la ore regulate. În schimb, mă înscriu pentru un serviciu de email memento pentru a trimite mementouri (destinate altor persoane) la adresa mea de gmail și apoi configurați filtrele pentru a redirecționa mementourile către diverse persoane în funcție de subiectul sau de conținutul mesajului de e-mail. Nu este perfectă, dar îmi permite să trimit memento-uri diferite persoane în mod regulat.
• Calendar și jurnal. Am configurat Google Calendar să-mi trimită mementouri de evenimente. Puteți configura o etichetă (“evenimente”), astfel încât mementourile dvs. din calendar să meargă direct la etichetă, să ascultați mesajul și să săriți căsuța de e-mail. Acum nu numai că evenimentele dvs. sunt într-un singur loc, în loc să fie împrăștiate prin căsuța poștală, încât puteți dezarhiva mesajul când finalizați sarcina sau evenimentul, iar acum aveți și un jurnal al tuturor lucrurilor pe care le-ați făcut.
• Pentru a-DOS. Aceasta este o funcție frecvent utilizată, dar vă puteți trimite prin e-mail sarcini pe care trebuie să le faceți și apoi configurați un filtru care are adresa dvs. de e-mail atât în “la” și “din” cutii, care aplică eticheta “a face” la mesaj. Acest lucru vă va permite să vizualizați toate dos-urile dvs. într-un singur filtru. Sau, dacă sunteți un fan GTD, puteți seta până la dos pentru fiecare context (@work, @home, @errands, @phone, etc.), creând etichete diferite pentru fiecare, apoi setând filtre pentru diferite adrese de e-mail. Trimiteți-vă e-mail-ul la + numele dvs. de lucru + (nu aveți nevoie de partea @ gmail.com) și configurați filtrul pentru a eticheta acea adresă “@muncă”, și așa mai departe pentru fiecare context.
• Urmare. Chiar dacă nu sunteți un fan GTD, trebuie să aveți o etichetă de urmărire. Pur și simplu configurați un filtru cu o adresă de e-mail, cum ar fi “youname + urmați” și pune-l în “are cuvintele” câmpul de filtrare și aveți acest etichetă cu filtru “@urma” și sări peste căsuța de e-mail. Acum, când trimiteți un e-mail pe care trebuie să îl urmăriți, puneți numele + + în fișierul “bcc” câmp, și va intra în dvs. “@urma” eticheta. Asigurați-vă că ați verificat această etichetă o dată pe zi, pentru a putea urmări e-mailurile.
• Trimiteți spam în coșul de gunoi. În loc să se afle în dosarul Spam spam-ul filtrat de Gmail (și să aibă numărul enervant de spam necitit de numele dosarului), configurați un filtru cu “este: spam-” în “are cuvintele” câmp (doar faceți clic pe “O.K” în caseta de dialog de avertizare din Gmail când faceți clic pe următorul pas) și “Sterge-l” ca acțiune. Acum, toate mesajele spam vor merge în coșul tău.
• Arhivate marcaje. Dacă utilizați del.icio.us și alte servicii de marcare, le puteți arhiva toate într-o etichetă Gmail (“marcaje”). Obțineți url-urile de feed pentru fiecare dintre serviciile dvs. de marcare, introduceți-le într-un serviciu de redirecționare precum rssfwd.com și apoi configurați un filtru pentru a le eticheta pe toate “marcaje”. Acum, toate marcajele se află într-un singur loc, cu căutarea extraordinară a Gmail.
• Fișiere atașate. Dacă sunteți ca mine, vă place să treceți prin e-mailurile voastre vechi și să ștergeți o grămadă de ele la un moment dat. Fac căutări comune în timpul procesului de curățare, cum ar fi “are: atașament”, astfel încât să mă pot uita prin toate e-mailurile mele mai mari și să le pot șterge. Faceți acest proces mai rapid, făcând o etichetă și un filtru pentru această căutare, și pentru oricare dintre căutările dvs. comune, de pildă.
• Mass-media. Dacă primiți o mulțime de materiale media, cum ar fi fișiere de muzică, videoclipuri și fotografii, setați filtrele (“fișier: wmv | numele fișierului: mov” pentru videoclipuri, “fișier: mp3 "pentru muzică, nume fișier: jpg | nume fișier: gif” pentru fotografii sau “fișier: pdf | numele fișierului: doc” pentru documente). Acum puteți găsi rapid orice suport media.
• Copiile de rezervă. Creați un al doilea cont Gmail pentru stocare și creați un filtru pentru a redirecționa automat orice e-mailuri cu atașamente (“are: atașamente”) la această a doua adresă. Acum puteți să ștergeți vechile mesaje de poștă electronică fără vină sau îngrijorare.
• Grupuri de știri sau feed-uri. Puteți seta filtre pentru grupurile dvs. de știri, astfel încât acestea să nu vă înfundă mesajele primite. Sau trimiteți feedurile preferate în Gmail și le etichetați automat și le arhivați pentru lectură ulterioară. Acum nu le puteți accesa de oriunde, ci le puteți căuta și pe ele.
• Bloggeri. Dacă rulați un blog, aveți posibilitatea ca toate comentariile și pingback-urile blogului dvs. să fie arhivate și etichetate automat (“blogul”), astfel că primirea dvs. nu se umple rapid. De asemenea, aveți rapoartele dvs. de stat pe blog trimise prin poștă și ați evitat această etichetă, astfel încât să puteți obține o privire rapidă asupra succesului blogului dvs. dintr-o privire.
• Ștergeți vechile e-mailuri trimise. Nu există nici un motiv, în majoritatea cazurilor, să păstrați e-mailurile vechi trimise cu adevărat vechi. Ștergeți-le. Creați un filtru cu “înainte de: 2006/06/01 etichetă: trimisă” cu “Sterge-l” ca acțiune (va trebui să faceți clic pe “O.K” la dialogul de avertizare Gmail). În fiecare lună, actualizați data acestui filtru.
• Nu se șterge. Unele e-mailuri pe care nu doriți să le ștergeți - cele prețioase de la copii, de exemplu, sau, poate, de la șeful dvs. Configurați o etichetă (“nodelete”) și un filtru care pune eticheta nodelete pe e-mailuri de la (sau la) adresele pe care le doriți. Acum, unele dintre filtrele de mai sus, adăugați șirul “-nodelete” astfel încât să nu fie afișate aceste e-mailuri. Acum, puteți să ștergeți vechile e-mailuri trimise sau e-mailurile de atașament, de exemplu, fără să vă faceți griji că e-mailurile copiilor sau ale șefului dvs. vor fi trasate împreună cu restul riffraff-ului.
• Flickr. Redirecționați feedul contului dvs. Flickr în Gmail, cu un filtru care să îl eticheteze automat, iar acum fotografiile dvs. pot fi căutate prin Gmail. De asemenea, puteți seta filtre pentru a trimite notificări că anumite etichete din contul dvs. Flickr au fotografii noi unor rude.
• notițe. Trimiteți-vă e-mail-uri cu privire la cercetările pe web, la întâlniri, la cărțile pe care le citiți, la orele pe care le luați. Configurați un filtru pentru arhivarea și etichetarea acestora (dacă trimiteți note la numele dvs. + note, de exemplu). Acum sunt căutate, arhivate și accesibile de oriunde.
• Stare de nervozitate. Utilizați telefonul mobil pentru a trimite mesaje text sau mesaje chat pe Twitter, cu un cuvânt cheie la începutul fiecărui mesaj Twitter (NOTĂ, TODO, BLOG, FOLOW, etc.). Transmiteți fluxul contului dvs. Twitter în Gmail și setați filtre pentru fiecare tip de cuvânt cheie (“note twitter” vor fi etichetate “Notă” de exemplu). Acum puteți utiliza dispozitivul mobil pentru a trimite note, to-dos, mementouri de urmărire și multe altele pentru Gmail prin Twitter.
• wildcard. Utilizați caracterul cu machetă (*) pentru companiile care folosesc mai multe tipuri de adrese din același domeniu. O mare utilizare pe care am văzut-o este să folosești caracterul "wildcard" pentru furnizori, cum ar fi Amazon sau eBay, pentru a facilita urmărirea achizițiilor online. Creați o etichetă (“cumparaturi online”) și un filtru cu astfel de adrese de e-mail ca “*@amazon.com | *@ebay.com | *@paypal.com | *@barnesandnoble.com”.

reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul