15 cele mai bune sfaturi de organizare pentru organizarea biroului și obținerea mai multor lucrări

S-ar putea să credeți că nu aveți timp să vă organizați biroul, dar dacă știți cu adevărat cât timp vă va costa dezorganizarea, veți reconsidera.

Reportarea și mutarea piloților ocazional nu se iau în considerare. Nici nu vă îndepărtează biroul, dacă mutați mizeria într-un coș de gunoi sau într-un sertar de birou.

Un spațiu de birou relativ curat și ordonat elimină calea pentru o productivitate mai mare și un timp mai mic.

Organizarea biroului dvs. nu trebuie să dureze zile, se poate face puțin câte puțin. De fapt, menținerea unui birou organizat este mult mai eficient dacă îl tratezi ca un proiect în desfășurare, în loc de un atac masiv.

Deci, dacă sunteți gata să începeți, următoarele sfaturi de organizare vă vor ajuta să vă transformați biroul într-un spațiu de lucru eficient.

1. Purtați-vă biroul

De-aglomerat, gol, scobit, scapa de tot ceea ce nu ai nevoie sau vrei. Uită-te in jur. Ce nu ai folosit într-un timp?

Luați o zonă la un moment dat. Dacă nu funcționează, trimiteți-l pentru reparare sau aruncați-l. Dacă nu l-ați folosit luni întregi și nu vă puteți gândi când veți avea nevoie de ea, atunci mergeți. Aceasta se referă la mobilier, echipamente, consumabile etc. Publicitate

Nu uitați de vrăjitoare, plante (reale sau artificiale) și decorațiuni - dacă sunt acoperite cu praf și dacă biroul tău arată a fi dezordonat, sunt un joc corect.

2. Colectați și redistribuiți

Strângeți fiecare element care nu este locul în care acesta aparține și puneți-l unde se află.

3. Stabilirea muncii “zone”

Decideți ce tip de activitate se întâmplă în fiecare zonă a biroului dvs. Veți avea probabil un spațiu de lucru principal (cel mai probabil biroul dvs.), o zonă de referință (dulap de depozitare, rafturi, lianți) și o zonă de aprovizionare (dulap, rafturi sau sertare).

Așezați echipamentul adecvat și consumabilele sunt situate în zona potrivită cât mai mult posibil.

4. Apropiere apropiată

Poziționați echipamentele și consumabilele pe care le utilizați cel mai mult. Lucrurile pe care le utilizați rar pot fi stocate sau îndepărtate.

5. Obțineți un etichetator bun

Alegeți un producător de etichete care este simplu de utilizat. Luați timp pentru a eticheta rafturi, containere, sertare pentru coșuri. Nu numai că vă va aminti unde se întâmplă lucrurile, dar va ajuta și pe alții care ar putea avea nevoie să găsească, să utilizeze sau să pună ceva în spațiul dvs. de lucru.

6. Revizuiți sistemul de depozitare

Pe măsură ce ne mutăm complet în era digitală, nevoia de a stoca fișiere de hârtie a scăzut. reclamă

Ce poate face magazinul dvs. digital? Dublați fișierele? Este posibil să eliminați unele dintre fișierele și folderele pe care le-ați utilizat în trecut. Dacă stocați fișiere pe computer, asigurați-vă că efectuați copii de siguranță periodice.

Iată câteva idei de stocare pentru crearea unui sistem de arhivare netedă:

• Creați un dosar de întâlnire - Pune tot “elemente care urmează să fie discutate” acolo, împreună cu elementele care trebuie să fie predate, rapoartele care trebuie furnizate etc. Vă va ajuta să fiți pregătiți pentru întâlniri și să vă salvați stresul chiar și atunci când o întâlnire este urgentă.
• Creați un folder WOR - Atât de multe dintre documentele noastre murdare sunt lucruri care sunt în așteptare până când cineva răspunde sau acționează. Corral-le într-un folder WOR (așteaptă răspuns). Verificați-l la fiecare câteva zile pentru acțiuni excepționale pe care va trebui să le urmați.
• Cutii de depozitare - Utilizați casetele de stocare ieftine pentru a păstra fișierele arhivate și a le scoate din spațiul de fișiere curent.
• Magazine de cutii - Utilizați cutii de reviste sau lianți pentru a stoca revistele și cataloagele pe care doriți să le stocați cu adevărat. Asigurați-vă că într-adevăr aveți nevoie de ele pentru referință sau cercetare, altfel reciclați-le sau dați-le departe.
• Citirea dosarului - Desemnați un fișier pentru articolele și documentele pe care doriți să le citiți și care nu sunt urgente.
• Arhiva fișierelor - Când un proiect este finalizat, puneți toate materialele împreună și le îndepărtați. Tine-ti “dosare de lucru” pentru proiectele aflate în derulare.
• Fișier săptămânal - Nu vă lăsați să se încarce. Puneți hârtiile într-un “La dosar” dosarul și fișierul totul o dată pe săptămână.

Consultați mai multe sfaturi despre organizarea fișierelor dvs. aici.

Citiți Următorul

Cum de a arunca lucrurile departe fara nici un regret

10 strategii simple pentru a vă face viața mai bună începând de astăzi

30 Citate cele mai bune pentru amânare pentru a te întoarce la muncă

7. Goliți-vă biroul

Îndepărtați totul, curățați-l complet și puneți înapoi numai acele elemente care sunt esențiale pentru utilizarea zilnică.

Dacă întâmpinați dificultăți în ceea ce privește declutatorul, această formulă Declutter vă va ajuta să aruncați lucruri fără a vă regreta mai târziu.

8. Organizați-vă desktopul

Acum că ați simplificat desktopul, este o idee bună să o organizați.

Utilizați organizatorii de desktop sau containerele pentru a organiza elementele de pe birou. Utilizați tăvi pentru hârtie, containere pentru obiecte mai mici. reclamă

Nu uitați desktop-ul computerului! Asigurați-vă că fișierele sau imaginile sunt toate în foldere organizate. Vă recomandăm să vă ștergeți zilnic computerul înainte de a vă părăsi locul de muncă.

9. Organizați sertarele

Puneți obiectele folosite împreună în același spațiu pentru sertar, ștampile cu plicuri, plăcuțe lipicioase cu jachete, etc..

Utilizați organizatorii sertarelor pentru obiecte mici - cleme de hârtie, cârlige etc. Utilizați un sertar separat pentru articolele personale.

10. Inboxes separate

Dacă lucrați în mod regulat cu alte persoane, creați câte un dosar, o tavă sau o intrare pentru fiecare.

11. Goliți grămada

Sperăm că, odată cu noul birou organizat, nu mai veți crea grămezi de hârtie, dar tot trebuie să sortați pe cele vechi.

Treceți prin grămadă (puțin câte puțin, dacă este necesar) și puneți-l în locul potrivit sau aruncați-l.

12. Sortați mesajele de poștă electronică

Nu trebuie doar să lipiți corespondența într-o grămadă pentru a fi sortată sau să faceți pușcă și să scoateți piesele de care aveți nevoie chiar acum. Sortați-l de îndată ce îl obțineți - A acționa, A citi, A da dosar, Pentru a delega sau elibera ... Publicitate

13. Alocați datele de aruncare

Nu aveți nevoie să păstrați fiecare bucată de hârtie la nesfârșit. Marcați pe fișiere sau documente atunci când pot fi aruncate sau zdrobite.

Anumite documente juridice sau financiare trebuie păstrate pentru o perioadă de timp specificată. Asigurați-vă că știți ce sunt aceste cerințe.

14. Filtrează și e-mailurile tale

Unele e-mailuri sunt importante pentru a citi, altele nu sunt atât de importante.

Când utilizați sistemul de filtrare pentru a eticheta diferite tipuri de e-mailuri, știți prioritatea acestora și pe care să le răspundeți mai întâi.

Aruncati o privire la acesti 4 pasi pentru a obtine inbox-ul zero.

15. Îndreptați biroul

La sfârșitul zilei, faceți o îndreptare rapidă, deci aveți un start curat a doua zi.

Gânduri finale

Utilizați un sfat sau încercați-le pe toate. Suma efortului depus în crearea și menținerea unei zone de lucru eficiente va fi plătită în mare măsură.

În loc să vă petreceți timp în căutarea unor lucruri și să amestecați grămezi, veți putea să vă petreceți timpul ... bine ... lucru și vă veți bucura de distracție!

Credit de fotografie recomandat: Alesia Kazantceva prin unsplash.com