12 sfaturi pentru o mai bună scriere în afaceri

Lumea de afaceri din prezent este aproape în întregime orientată spre informare. Indiferent dacă conduceți o mică afacere sau ocupați un mic colț al graficului org la o corporație multinațională masivă, este posibil ca cea mai mare parte a meseriei dvs. să constată comunicarea cu ceilalți, cel mai adesea în scris. Desigur, există e-mail și scrisoarea tradițională de afaceri, însă majoritatea oamenilor de afaceri sunt, de asemenea, chemată să scrie prezentări, memorii, propuneri, cerințe de afaceri, materiale de curs, copie promoțională, propuneri de finanțare și o gamă largă de alte documente.

Iată rubul: cei mai mulți oameni de afaceri au puțină experiență în scris. În timp ce cei cu grade de afaceri probabil că au scris puțin în școală, rar sunt subliniate în programele de afaceri, iar învățarea de a scrie bine nu este cu adevărat forța motrice din spatele dorinței majorității oamenilor de a merge la școala de afaceri. Persoanele fără studii universitare nu ar fi fost niciodată împinse să scrie deloc, cel puțin de la școala publică.

Dacă sunteți unul dintre cei mai mulți oameni în afaceri pentru care scrisul nu a fost niciodată o preocupare majoră, ar trebui să știți asta lipsa abilităților de scris este un handicap mai mare și mai mare cu fiecare an care trece. Cheltuielile de timp pentru îmbunătățirea scrisului dvs. pot duce la o îmbunătățire semnificativă a perspectivelor de închiriere și de promovare. Nu există nici un substitut pentru practică, dar aici sunt câteva indicii pentru a vă pune pe calea cea bună. reclamă

1. Mai puțin este mai mult.

În scrisul de afaceri ca și în aproape orice alt tip de scriere, contează lucrurile. În mod ironic, pe măsură ce informațiile scrise devin din ce în ce mai importante pentru buna funcționare a afacerilor, oamenii sunt din ce în ce mai puțin dispuși să citească. Din ce în ce mai mult, revistele și alte puncte de desfacere care utilizează funcții de 2 000 de cuvinte reduc înapoi la schițele de 500 de cuvinte. Folosește cuvintele cu cuvinte limitate, tăie proza ​​florală și evită fraze lungi, meandre. Zorro ia învățat pe fiul său, “Intrați, faceți-vă Z și ieșiți!” - du-te direct la punct, spune ce vrei să spui și fă-o cu ea.

2. Evitați jargonul.

Toată lumea în afaceri urăște scrierea de afaceri, toate astea “albastru-soluționare a cerului” si acelea “sinergii strategice” că, în cele din urmă, nu înseamnă nimic; “brainstorming” și “oportunități de a lucra împreună” sunt mai semnificative, fără să arate ridicol. În timp ce uneori jargonul este inevitabil - de exemplu, într-un document cu cerințe de afaceri sau caiet de sarcini tehnice - încercați să utilizați un limbaj extraordinar. Chiar și pentru oamenii din același câmp ca tine, jargonul este adesea ineficient - ochiul alunecă chiar de-a lungul acestuia, fără să atragă cu adevărat sensul. Există un motiv în care jargonul este folosit atât de des când un scriitor dorește nu spune ceva. reclamă

3. Scrieți o dată, verificați de două ori.

Corectați-vă imediat după ce scrieți, apoi din nou ore sau, mai bine, zile mai târziu. Nimic nu este mai jenant decât o tipo stupidă într-un alt document delicat. E greu de corect - se întâmplă să se întâmple! - dar oamenii te judecă pentru aceste greșeli oricum și cu asprime. Cu excepția cazului de urgență directă, întotdeauna acordați-vă timp pentru a vă lăsa scrisoarea deoparte și pentru a reveni la ea mai târziu. Creierul este complicat și va ignora erorile pe care le-a făcut; un timp lucra pe altceva vă va oferi detașamentul de care aveți nevoie pentru a prinde aceste erori înainte ca oricine altcineva să le citească.

4. Scrieți o dată, verificați de două ori.

Știu, tocmai am spus asta, dar vreau să spun altceva aici. În plus față de prinderea greșelilor și alte erori, punând ceva timp între scrierea și re-citirea lucrării vă poate ajuta să surprindeți erori de ton care altfel ar putea să vă scape și să provoace probleme. De exemplu, când suntem supărați sau furioși, scriem adesea lucruri pe care nu le dorește să le citească altcineva. Asigurați-vă că munca dvs. spune ceea ce doriți să spună, cum doriți să spună acest lucru, înainte de al lăsa să ajungă la audiența sa.

5. Acordați o atenție specială numelor, titlurilor și sexelor.

OK, există un lucru mai jenant decât o tipo: sunând pe domnul Smith “Doamna Smith” în mod constant pe tot parcursul unui document. Dacă nu sunteți pozitiv cu privire la ortografia numelui cuiva, titlul postului (și ceea ce înseamnă) sau genul său, fie: a) verificați cu cineva care știe (ca și asistentul) sau b) în cazul sexului , utilizați un limbaj neutru în funcție de gen. “ei” și “al lor” devin repede acceptabile pronume singulare neutre din punctul de vedere al genului, în ciuda a ceea ce ar spune profesorul tău de gramatică și gramatica auto-dreaptă din sala de jos. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

6. Salvați șabloanele.

De fiecare dată când scrieți o scrisoare, o scrisoare de e-mail, o notă sau un alt document deosebit de bun, dacă există cea mai mică șansă de a scrie un document similar în viitor, salvați-l ca un șablon pentru utilizare ulterioară. Deoarece grăbirea prin scriere este una dintre principalele cauze ale greșelilor și alte erori, economisind timp folosind un document pre-scris vă poate salva jena unor astfel de erori. Doar asigurați-vă că eliminați orice informație specifică - nume, companii, etc. - înainte de al re-utiliza - nu doriți să trimiteți o scrisoare domnului Sharif care este adresată doamnei O'Toole!

7. Fii profesionist, nu neapărat formal.

Există tendința de a se gândi la toate comunicările de afaceri ca fiind formale, care nu sunt necesare sau chiar foarte productive. Limbajul formal este bine pentru documentele juridice și cererile de locuri de muncă, dar, la fel ca jargonul, devine adesea invizibil, mai degrabă ascuns decât dezvăluind semnificația sa. În același timp, amintiți-vă informale nu ar trebui să însemne neprofesionale - păstrați comentariile personale, glumele în afara culorii și bârfele zgomotoase din comunicările dvs. de afaceri. Amintiți-vă că multe companii (eventual ale dvs.) sunt obligate prin lege să păstreze copii ale corespondenței - să nu trimiteți prin e-mail, să trimiteți poștă electronică sau să circulați cu ceva care nu vă simțiți confortabil citit în înregistrare într-un proces public.

8. Rețineți cele 5 W (și H)

Ca povestea de știri a jurnalistului, comunicațiile dvs. ar trebui să răspundă la toate întrebările relevante pentru publicul dvs.: Cine? Ce? Cand? Unde? De ce? si cum? De exemplu, cine este această notă relevantă, ce ar trebui să știe, când și unde se va aplica, de ce este important și cum ar trebui să folosească aceste informații? Utilizați formula 5W + H pentru a încerca să anticipați orice întrebări pe care le-ar putea citi cititorii dvs. reclamă

9. Apel la acțiune.

Conținutul documentelor care sunt pur informative este rar păstrat foarte bine. Majoritatea comunicărilor de afaceri sunt menite să atingă un anumit scop, deci asigurați-vă că acestea includ un apel la acțiune - ceva de care se așteaptă cititorul do. Chiar mai bine, ceva ce ar trebui să facă cititorul chiar acum. Nu lăsați cititorii să decidă ce să facă cu informațiile pe care le-ați furnizat - majoritatea nu se vor deranja nici măcar și destul de mulți dintre cei care o fac vor face greșit că veți avea o mizerie pe mâini înainte de prea mult timp.

10. Nu dați prea multe alegeri.

În mod ideal, nu dă nici unul. Dacă doriți să stabiliți un timp pentru o întâlnire, dați o singură dată și rugați-i să confirme sau să prezinte un alt moment. La cel mai mult, dați două opțiuni și cereți-le să aleagă una. Prea multe alegeri conduc deseori la paralizia deciziei, care, în general, nu este efectul dorit.

11. Ce este în cititorii dvs.??

O piatră de temelie a scrisului eficient descrie avantajele, nu caracteristicile. De ce ar trebui cititorul să aibă grijă? De exemplu, nimănui nu-i pasă că Windows 7 poate rula în modul pe 64 de biți - ceea ce le interesează este că poate gestiona mai multă memorie și astfel poate rula mai repede decât sistemul de operare pe 32 de biți. 64 biți este o caracteristică; lăsându-mă să-mi fac munca mai rapidă este beneficiul. Beneficiile îi angajează pe cititori, deoarece sunt în mod firesc mai preocupați de a afla cum își pot face viața mai ușoară sau mai bună.

12. Închiriați un freelancer.

Nu este un sfat scris în sine, Știu, dar sfaturi bune, totuși. Scrierea nu este cel mai probabil costumul dvs. puternic - dacă este important, angajați pe cineva pentru care scrie este costumul lor puternic. S-ar putea sa credeti ca freelancerii sunt doar pentru materialele de marketing, dar asta nu este adevarat - un bun scriitor independent poate produce note, manuale de instruire, scrisori interne, buletine informative corporative, posturi pe blog, intrari wiki si aproape orice fel de scris despre care te poti gandi . În funcție de nevoile dvs., puteți lucra la fermă după cum este necesar sau puteți muta un agent independent într-o cabină la fața locului sau puteți lucra cu orice alte aranjamente care se potrivesc cel mai bine necesităților dvs. Așteptați să plătiți cel puțin 30 de dolari pe oră și mai probabil 50 de dolari - 125 dolari pe oră, pentru o bună scriere - oricine plătește mai puțin este fie nu foarte bun, fie nu este foarte priceput în afaceri. (Aceste rate sunt pentru scriitorii din zonele metropolitane americane - tarifele pot diferi în alte părți ale lumii.)

Marea scriere poate necesita un talent pe care mulți dintre noi îl au, dar efectiv scris este o abilitate de învățat. În cazul în care scrisul dvs. de afaceri nu este de până la snuff, urmați sfaturile de mai sus și a vedea dacă nu se poate îmbunătăți. Dacă scrisul tău face treci coleg, ce zici de a lăsa un sfat sau doi în comentariile de mai jos?