12 Secretele unei întâlniri super productive ar trebui să știți

În cei patruzeci de ani de muncă, m-am plâns întotdeauna de întâlniri lungi, plictisitoare și neproductive, aderați-vă la club! Da, întâlnirile de stil vechi au efecte negative asupra moralului, productivității și motivației.^[1]

“El (Warren Buffett) nu lasă calendarul să se umple de întâlniri inutile.”- Bill Gates

Deci, de ce întâlnirile nu pot fi mai scurte, mai productive și chiar, îndrăznesc să spun, amuzant?

Vestea bună este că multe companii conduc acum modul în gestionarea întâlnirilor.

Iată 12 secrete la o întâlnire productivă. Dacă sunteți un manager sau un lider de echipă, vă recomandăm să le implementați. Dacă sunteți membru al unei echipe, puteți face oricând sugestii, astfel încât întâlnirile să devină super productive.

1. Timpul nu este problema reală

Majoritatea oamenilor se plâng că nu au suficient timp, iar întâlnirile îi pot jefui pe acest bun prețios. O altă modalitate de a vă uita este să vă concentrați pur și simplu asupra nivelurilor de energie pe care le aveți.

Planificați în pauze, astfel încât nivelurile de productivitate să fie menținute la maximum. reclamă

“Gestionați-vă energia, nu timpul.” - Tony Schwartz

2. Faceți întâlnirile mai scurte

Setarea unei limite de timp de 10 sau 15 minute poate ajuta într-adevăr. Unii manageri primesc de fapt un cronometru, astfel încât să se stingă când întâlnirea este terminată. Nu este un accident că discuțiile TED au o limită maximă de 18 minute.

Motivul este că toate cercetările arată că atenția noastră se îndreaptă spre un declin progresiv, dacă întâlnirile sau discuțiile durează mai mult. Studiile efectuate la Universitatea Creștină din Texas arată că elevii își amintesc mai multe informații după orele mai scurte.^[2]

3. Planificați întâlniri numai atunci când este necesar

Majoritatea companiilor au un timp și o zi stabilite pentru întâlniri. Aceasta înseamnă că productivitatea este încetinită, doar din cauza unui program stabilit.

Este mult mai bine să se întâlnească atunci când trebuie să se facă lucrurile, deciziile luate și punctele de acțiune finalizate.

4. Întâlniți-vă în picioare sau în altă parte

O cercetare foarte interesantă arată că așezarea în jos mărește problemele teritoriale.^[3]

Oamenii se simt confortabil și, de asemenea, doresc să-și afirme poziția sau autoritatea. Acest lucru nu este atât de ușor de făcut când se ridică. reclamă

Participanții se simt mai puțin în largul lor și doresc să facă lucrurile mai repede. Există și alte modalități inovatoare de a avea întâlniri.

“Dar oriunde te afli, fii inovatoare cu spatiul tau. Încercați o întâlnire de stand-up sau părăsiți birourile și mergeți în parc. Ieșiți din mediul dvs. de zi cu zi.”- Richard Branson

5. Planificați Agenda în avans

O scurtă întâlnire are încă nevoie de o agendă și aceasta ar trebui să fie difuzată înainte de întâlnire, dacă este posibil. El ajută oamenii să se pregătească și să se concentreze asupra problemelor care trebuie discutate.

Iată cum să construiți o agendă de întâlnire a ucigașilor, care este simplă și eficientă.

6. Creați o zonă liberă pentru Smartphone

Adresați-le oamenilor despre colegii lor care folosesc smartphone-uri sau tablete în timpul întâlnirilor. Majoritatea resimte acest lucru, deoarece arată o lipsă de respect și, de asemenea, afirmă că participarea deplină este neuniformă sau absentă.^[4]

Este mult mai bine să faceți din zona de întâlnire o zonă liberă de telefon inteligent și să încurajați oamenii să lase telefoanele afară într-un coș, cu postul atașat. Casa Albă face deja acest lucru.

7. Limitați numărul de participanți

Aceasta este una dintre recomandările menționate în postul lui Kristen Gil, "Start-Up Speed".^[5] Ea este VP al Afacerilor de Afaceri la Google. reclamă

Citiți Următorul

6 obiceiuri simple la locul de muncă care vă va crește instantaneu productivitatea

Modul în care formula de productivitate poate motiva angajații să lucreze eficient

Cum să construiți o agendă de întâlnire a ucigașilor, care este simplă și eficientă

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Dacă limitați participanții la cei implicați direct într-un proiect sau procedură, îi lasă celorlalți mai mult timp pentru a-și continua activitatea.

8. Rulați întâlnirea ca o lucrare cu ceas

Președinția unei întâlniri este o sarcină cu adevărat abilă. În mod ideal, trebuie să faceți unele sau toate din următoarele:

• Menționați scopul reuniunii, de ex. - “Ne întâlnim astăzi pentru a finaliza vizita auditorilor”.
• Păstrați pe ordinea de zi intervențiile în afara subiectului. Acestea pot fi puse în parcare dacă există timp la sfârșit.
• Încurajați-i pe toți să intre.
• Descurajează show-off-urile.
• Urmează timpul alocat.

9. Scoateți puncte de acțiune

Persoana care conduce întâlnirea trebuie să țină totul pe drumul cel bun, în intervalul scurt de timp.

În practică, aceasta înseamnă că, la sfârșit, oamenii au o listă cu punctele de acțiune și că acestea sunt etichetate de DRI (Persoana responsabilă direct).^[6]

10. Permiteți timpul de tranzit

Asigurați-vă că este programat suficient timp înainte de întâlnire, astfel încât oamenii să poată ajunge acolo la timp.

Permiterea cu zece minute înainte și după alte angajamente îi ajută pe oameni să-și facă actul împreună și să-și planifice absența, deși este foarte scurtă.

Se ține o evidență a deciziilor și acestea pot fi trimise prin e-mail ca reamintește tuturor participanților. reclamă

11. Rezultatele outline și planul pentru următoarea întâlnire

Presupunând că punctele de acțiune vor produce rezultatele necesare, este întotdeauna o idee bună să se precizeze ce ar trebui să acopere următoarea întâlnire.

Acest lucru nu trebuie să fie pus în piatră, ci ar trebui să se potrivească cu planurile de afaceri și de marketing. De asemenea, ajută la evidențierea obiectivelor pe termen lung.

12. Încurajați formarea pentru abilitățile de reuniune

Delegarea unor sarcini de întâlnire atât înainte, cât și în timpul întâlnirii este o modalitate excelentă de abordare a formării abilităților de întâlnire.

Decideți cine va fi responsabil pentru notarea punctelor de acțiune, calendarul și agendele. Acest lucru se poate face în rotație, astfel încât să aveți în continuare responsabilitatea generală pentru desfășurarea ședinței. Pentru a vă ajuta să scrieți minutele de întâlnire în mod eficient, aruncați o privire la aceste sfaturi: Cum să scrieți minutele minunate ale întâlnirilor, astfel încât nimic nu se pierde în traducere

Mai multe despre productivitate la locul de muncă

• Cum să fii productiv la locul de muncă: 9 Reguli de bază
• 6 obiceiuri simple la locul de muncă care vă va crește instantaneu productivitatea
• Tehnica Pomodoro: este bine pentru tine să sporiți productivitatea?
• Modul în care formula de productivitate poate motiva angajații să lucreze eficient

Credite foto recomandate: Unsplash prin unsplash.com

Referinţă

[1]	^	The Guardian: Întâlniri plictisitoare
[2]	^	Carmine Gallo: știința din spatele regulii de 18 minute a TED
[3]	^	Publicații SAGE: Între timp, grupurile sunt mai multe persoane implicate în munca în echipă
[4]	^	Forbes: De ce oamenii de succes nu aduc niciodată smartphone-uri în întâlniri
[5]	^	Gândiți-vă cu Google: viteza de pornire
[6]	^	Muse: legăturile pe care le iubim: stăpânirea artei întâlnirii