11 Hacks pentru a gestiona eficient e-mailurile

Odată, cu un coleg și cu mine am discutat despre modalități de a gestiona mai eficient e-mailurile. Ea a spus “Am chestia asta. Aceasta răsfoiește pe ecranul meu, așa că nu pot să o ignor de fiecare dată când vine un e-mail. În acest fel, mă asigur că nu pierd nimic.”

Aceasta nu a fost ideea mea de gestionare eficientă a timpului.

E-mailul este important. Este un mijloc de comunicare între dvs. și clienții dvs. și angajații dvs. Aveți o problemă atunci când ajungeți într-un punct în care e-mailul vă gestionează în locul administrării mesajelor de e-mail, ceea ce părea a fi cazul cu această mică minge de bouncing pe care a avut-o membrul echipei.

Primesc peste 300 de e-mailuri pe zi. Am putut răspunde cu ușurință la e-mail-uri toată ziua, dar nu s-ar fi făcut altceva. Gestionarea eficientă a acestor e-mailuri este esențială pentru concentrarea și productivitatea mea în timpul zilei. reclamă

Iată câteva sfaturi despre gestionarea căsuței poștale electronice hiperactive, astfel încât și dvs. să vă puteți concentra pe ceea ce este cel mai important în afacerea dvs..

1. Ia organizat

Configurați dosare pentru toate e-mailurile pe care trebuie să le păstrați, astfel încât să aveți o modalitate eficientă de a depune și de a stoca e-mailuri, în loc să le lăsați în căsuța de e-mail.

2. Dezactivați notificările

Notificările reprezintă întreruperi constante ale zilei dvs..

Citirea unui e-mail durează mai mult de câteva secunde. Prin urmare, trebuie să vă concentrați complet atenția asupra acelui e-mail și să vă îndepărtați de proiectul pe care lucrați. Un e-mail vă solicită să îl citiți, să luați o decizie, să luați măsuri sau să trimiteți e-mailul mai târziu, apoi să vă reorientați la ceea ce faceți înainte de a intra în e-mail.

De fiecare dată când vă distrugeți atenția, este mai greu pentru dvs. să îndepliniți sarcina la îndemână într-o manieră eficientă și eficientă.

3. Aveți un plan de urgență

Clienții mei știu că dacă au nevoie de un răspuns urgent decât pot să mă contacteze prin mesaj text sau pot să mă sune. E-mailul este raspuns la 24-48 de ore. Nu toate e-mailurile sunt urgente, dar de multe ori tratăm fiecare e-mail, cum ar fi cel care vă scoate energia de la prioritățile dvs..

4. Dezabonați-vă

Îndepărtați căsuța de e-mail prin ștergerea și dezabonarea la buletine de știri și liste de e-mail pe care nu le citiți. Nu mai puneți buletinele de știri și e-mailurile pe care nu le veți citi mai târziu, deoarece dacă nu aveți timp să le citiți acum, este posibil să nu le citiți când este “vechi”. Dă-ți voie să spui “Am avut intenții foarte bune când le-am păstrat, dar nu voi avea niciodată timp să le citesc și este timpul ca ei să meargă.”

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

5. Ștergeți masa

Controlul tuturor - ștergerea este un lucru minunat. Fac acest lucru atât de des pentru orice e-mail pe care nu l-am citit sau am depus în ultimele șase luni, ceea ce înseamnă de obicei că șansa mea de fapt citirea este subțire pentru nici unul. reclamă

6. Utilizați dispozitivul mobil

Aflați cum să răspundeți utilizând telefonul inteligent și dacă aveți un iPhone, apoi utilizați funcția VIP pentru a scana cu ușurință mesajele de la contactele cheie, clienții și angajații. În acest fel, veți putea să sortați rapid volumul și să aflați ce este important.

7. Acționați odată

De îndată ce citiți și răspundeți la un e-mail, acesta trebuie șters sau arhivat. Acest lucru va lăsa căsuța de e-mail cu doar un număr ușor de gestionat de e-mailuri noi sau cele care încă au nevoie de atenția dumneavoastră.

Am un dosar în căsuța de e-mail special pentru elementele pe care trebuie să le iau sau să răspund. Acest lucru îmi permite să merg rapid la un fișier și să răspund la cererile restante.

8. Programarea timpului pentru e-mail

Nu verificați e-mailul la fiecare 5 minute. Programați de câteva ori pe zi pentru a scana, a răspunde și a gestiona e-mailurile. Dați-vă o limită de timp și veți fi uimiți de cât de mult puteți face. reclamă

9. Auto-respondenți

Utilizare “In afara serviciului” răspunde când sunteți în vacanță sau în afara unei zile. Acest lucru le permite acelor utilizatori de e-mail să știi că nu le ignorați și vor fi o prioritate pentru dvs. atunci când vă întoarceți.

10. Ora și locul

Fiți conștienți de e-mail-ul de întrerupere poate fi creat pentru relațiile importante din viața ta. Verificarea e-mailului dvs. în seara este bine, atâta timp cât nu interferează cu viața dvs. în afara muncii.

Toți am avut pe cineva să verifice e-mailul pe dispozitivul mobil atunci când vorbim cu ei și am simțit înțepătură. Nu oferiți acest lucru altora.

11. Închiriez ajutor

Dacă nu reușiți să gestionați e-mailuri decât să puteți angaja pe cineva care să vă ajute. Găsiți pe cineva care vă poate gestiona căsuța poștală și vă răspunde la e-mail pentru dvs..

Pentru a câștiga războiul din căsuța poștală de e-mail bombardată, faceți un plan folosind cele 11 sfaturi de mai sus și vedeți cum crește productivitatea dvs. cu adevărat importantă drastic.

Credit de fotografie recomandat: White Workspace cu MacBook / Viktor Hanecek prin picjumbo.com