Theodore Horn
0 
2148
117
Pentru mulți oameni în zilele noastre, e-mail = muncă.
Este doar adevărul trist (sau nu atât de trist) al lumii moderne a profesioniștilor, antreprenorilor, creatorilor și tuturor celorlalți.
Destul de sincer, dacă nu ești eficient cu e-mailul tău, ai putea chiar să nu te deranjezi să vii la muncă.
Deci, să examinăm mai atent acest subiect astăzi și să încercăm să devenim mai productivi cu e-mailurile noastre. Cheia pentru toate acestea este stăpânirea anumitor abilități de administrare a e-mailurilor, zece dintre ele, pentru a fi mai exacte.
1. Alegeți e-mail-urile cu bani și prioritizați-le
Managementul e-mail-urilor este un joc de a ști unde să plătești cea mai mare atenție și de ce să ignori complet.
Indiferent de profesia dvs. sau de tipul de afacere în care vă aflați, ar trebui să căutați o anumită categorie de e-mailuri care se întâmplă să fie mai valoroase decât orice altceva.
Dacă sunteți în orice fel de agenție de afaceri (design, scris, freelancing, etc), aceste e-mail-uri sunt, de obicei e-mail-uri de vânzări sau alte e-mail-uri care conduc un client să semneze un acord cu tine. Stăpânirea lor este modul în care faceți bani. Ea vă transformă orele în producție productivă.
Acesta este ceva care Ruben Gamez - fondator al software-ului de propunere Bidsketch - subliniază atunci când este întrebat: “Care este abilitatea de gestionare a e-mail-ului # 1 pe care antreprenorii și profesioniștii ar trebui să o cunoască?”
Răspunsul lui:
Învățați cum să segmentați e-mailurile pentru timpul de răspuns. De exemplu, la Bidsketch am aflat că clienții cu cel mai rapid timp de răspuns la propuneri, închideți mai multe vânzări.
Deci, cum puteți răspunde în timp ce nu vă distrugeți productivitatea? Tu ar trebui tratați e-mailurile legate de vânzări în mod diferit, și trimiteți-le fie într-un alt folder, fie în adresa de e-mail. Acest lucru lasă un număr mult mai ușor de gestionat, la care se poate răspunde la scurt timp după ce au intrat. Alte tipuri de mesaje pot (și ar trebui) să aștepte.
2. Atingeți fiecare e-mail o singură dată
Iată ce vreau să spun. Este foarte obișnuit pentru noi să marcăm în mod natural un e-mail important cu o stea și să ne spunem că ne vom întoarce mai târziu. Apoi, vine mai târziu și repetăm procesul din nou, gândindu-ne, “Mă ocup eu mâine.”
Aceasta este o mare pierdere de timp.
O soluție mai simplă?
Încearcă o variație a “Atingeți-o odată” principiu că Ann Gomez ma învățat.
Pe scurt, procesați fiecare e-mail prima oară “atingere” aceasta. Aceasta înseamnă fie să răspundeți imediat la acel e-mail, fie să creați o sarcină separată pentru aceasta în altă parte. În acest fel, căsuța dvs. poștală rămâne clară.
3. Nu tratezi căsuța poștală ca listă de sarcini
Mesajele primite nu sunt organizate într-un mod care să justifice tratarea lor ca listă de sarcini. Dacă faceți acest lucru, vă veți găsi rapid pierduți în marele e-mailuri cu stea, curenți pe jumătate făcuți și, probabil, mai mult de o mână de oameni supărat pe tine.
În schimb, transformați e-mailurile în activități și apoi le deplasați la alte instrumente.
Recomandarea mea este de a folosi Todoist în acest scop. Pe scurt, este o listă de sarcini bazată pe cloud și un manager de activități. În plus, are o foarte bună integrare cu Gmail, ceea ce ar trebui să facă lucrurile mai ușoare pentru dvs..
Pe scurt, ori de câte ori vă împingeți la un e-mail care necesită o acțiune, transformați-l într-o sarcină Todoist și ștergeți-l imediat din căsuța de e-mail. reclamă
4. Utilizați doar o aplicație / instrument pe toate dispozitivele dvs.
Acest lucru poate suna simplu, dar este surprinzător faptul că mulți oameni intră într-o capcană de a folosi mai multe aplicații pentru a-și gestiona e-mailurile. Acum, unicul multitudine de instrumente nu este problema. Problemele reale încep când aceste instrumente nu sunt sincronizate între ele.
Ce ați terminat este o inbox inconsistentă, o căsuță poștală care arată diferit în funcție de instrumentul pe care îl accesați.
Soluție simplă: utilizați doar un singur instrument pe toate dispozitivele. De exemplu, dacă sunteți în Gmail, utilizați instrumentul Gmail nativ peste tot. Dacă vă place Outlook, atunci folosiți numai acest lucru. Doar nu combinați diferite instrumente de e-mail.
5. Faceți e-mailuri de două ori pe zi
Chiar dacă aș fi spus asta “e-mailul este de lucru” la începutul acestui post, este rareori cazul.
Pentru majoritatea oamenilor, e-mailul nu este ceea ce face banii și, prin urmare, nu ar trebui să-și ia majoritatea orelor de lucru.
O soluție simplă este de a trata e-mailurile de două ori pe zi: o dată dimineața și o dată după-amiaza.
Și cel mai important, dezactivați toate notificările prin e-mail. Notificările provoacă întreruperi. Aceste întreruperi sunt mai costisitoare decât v-ați aștepta. De exemplu, după cum sa explicat în această resursă de către Harvard Business Review:
Potrivit unui studiu al Universității California-Irvine, recâștigarea momentului nostru inițial după o întrerupere poate dura, în medie, peste 20 de minute.
Citiți Următorul
7 moduri de a scăpa de energia negativă și de a deveni pozitivi
10 lucruri pe care o persoană fericită le face diferit
7 obiceiuri puternice pentru a câștiga în politica de birou
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul
6. Utilizați răspunsurile șablonului
Cheia pentru productivitatea multor oameni este capacitatea lor de a nu reinventa roata cu răspunsurile lor prin e-mail, ca să spunem așa.
Întregul truc identifică momentul exact în care ar putea fi folosit un răspuns de șablon, în loc să re-scrieți același e-mail de mai multe ori. reclamă
Există doar doi pași pentru a stăpâni această abilitate:
- Identificați scenariile comune și tipurile de e-mail pe care le trimiteți cel mai des.
- Creați răspunsuri șablon pentru ele.
O modalitate de a face acest lucru este cu un instrument ca Yesware. Printre alte caracteristici, vă permite să creați astfel de șabloane de e-mail personalizate și apoi să le trimiteți ori de câte ori este necesar.
7. Îmbunătățiți abonamentele dvs. de buletine informative
Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, probabil că sunteți abonat la o mulțime de lucruri online (buletine de știri). Indiferent dacă acestea sunt buletine de știri de la echipele dvs. preferate de sport, știri din industrie, site-uri de hobby, este probabil o tona dintre ele.
Check out Unroll.Me. Este un instrument all-in-one pentru gestionarea abonamentelor dvs. de e-mail. Puteți să-l setați să vă trimită unul digera mail decât să primească zeci de e-mailuri individuale de buletine de știri.
8. Țineți minte ce se întâmplă în căsuța de e-mail
“O mie de lucruri care țipă pentru atenția ta” - doar despre o descriere bună a căsuței poștale, nu-i așa??
I-am cerut lui Catalin Zorzini, fondatorul Matcha-Tea.com, să explice această problemă și să răspundă la o întrebare simplă: “Care este cel mai valoros obicei de email?”
Sfatul lui:
“Timp de fabricare.
Dacă în loc să ne pregătim să lucrăm mai mult, să devenim mai rapizi sau mai eficienți, am putea fabricați mai mult timp, astfel încât să putem gestiona căsuțele primite într-un mod mai relaxat, fără un sentiment de urgență?
Din ceea ce am învățat, acest lucru este în întregime posibil și poate fi realizat destul de ușor.
Două lucruri: Atenție la practică și aplicați oricare dintre ele “HELL YEAH!” sau nu aveți acces la mesajele primite.
Cultivați un mod mai relaxat de “de viață în timp ce lucrați.” Ceea ce vreau să spun este să-i depășesc “pilot automat” modul de a învăța cum să devenim mai conștienți de fiecare sarcină pe care o facem pe computer (în special cu privire la e-mail), să facem alegeri dintr-o poziție mai întemeiată și să ne amestecăm “muncă” cu “distracţie” astfel încât să simțim că avem mai mult timp.
În acest fel, devenim capabili nu numai să realizăm căsuța de e-mail zero, ci să ne bucurăm de miracolul de a fi în viață, pe care o considerăm de la sine înțeles când suntem pe autopilot.”
Pe scurt, dați seama că ceea ce faceți în căsuța dvs. poștală are un impact direct asupra a ceea ce veți face în restul zilei (sau săptămânii). Deci, fiți atenți la acest lucru și doar dedicați timp lucrurilor care vă pot aduce beneficii. Tricoul # 1 pentru gestionarea e-mailurilor ignoră cea mai mare parte a acestuia.
9. Trimiteți e-mailuri scurte. Numai.
Dacă ați fost în armată, atunci probabil știți ce BLUF - “linia de jos în față” standuri pentru.
Pe scurt, este un principiu de comunicare care ne încurajează să începem fiecare mesaj cu cererea la început, în loc să îl îngropăm sau să-l construim.
Tindem să presupunem în mod greșit că noi “cere” are nevoie de o construcție suficientă sau altfel persoana pe care o contactăm va spune Nu. Dar, după cum se dovedește, oamenii omit în mod natural partea de construcție oricum și merg direct la “carne” a mesajului.
10. Găsiți instrumente de înlocuire pentru lucruri pe care altfel le-ați face prin e-mail
Deși s-ar putea să fim obișnuiți să trimitem prin e-mail și suntem familiarizați cu instrumentele și procesul de utilizare a acestora, de cele mai multe ori vom fi mai bine să renunțăm la e-mail în favoarea altor soluții.
De exemplu:
- Efectuați propuneri de clienți prin e-mail? Nu te. Utilizați în schimb Bidsketch-ul menționat mai sus. Acesta nu numai că va urmări fiecare propunere, dar vă va informa, de asemenea, când clienții dvs. văd.
- Folosirea căsuței de e-mail ca CRM? Din nou, nu. Check out Nutshell CRM sau ceva similar. Cât de eficientă și mai ușor de înțeles.
Exemplele sunt multe. Regula generală este aceea de a identifica întotdeauna sarcinile de e-mail care vă costă o mulțime de timp și apoi încercați să găsiți soluții de înlocuire mai eficiente. Există întotdeauna ceva. reclamă