10 obiceiuri de e-mail rău trebuie să încetați să faceți acum

Un lucru e sigur: lucrăm cu toții prin e-mail. Chiar le folosim pentru a comunica și organiza viețile noastre personale. Dar dacă te gândești cu adevărat, pentru ce sunt cu adevărat e-mailurile? Colaborarea? Planificare? Gestionarea? Discuții de grup? De fapt, nici unul dintre cele de mai sus.

E-mailurile au fost concepute pentru conversații pe o singură conversație (sau conversații la nivel de grupuri mici). Acestea nu ar trebui folosite pentru a sincroniza o echipă sau pentru a planifica un eveniment, deoarece e-mailurile cu utilizare excesivă duc pur și simplu la pierderea productivității și pierderea timpului.

Iată 10 obiceiuri de e-mail rău care trebuie să vă opriți acum. reclamă

1. CC'ing oameni inutile pentru "FYI"

Cunoașterea de către oameni a informațiilor lor aproape întotdeauna duce la confuzie. Persoana CC se întreabă dacă are nevoie să acționeze. Ar trebui să răspundă? Ar trebui să transmită informațiile dvs.? Un e-mail CC conține informații pe care majoritatea oamenilor nu le vor putea procesa oricum.

2. Utilizând butonul «Răspunde tuturor»

Când primiți un e-mail cu mai multe persoane CC'ed, nu trimiteți automat răspunsul dvs. tuturor! Veți termina poluarea căsuței poștale a tuturor celorlalți. Încercați să răspundeți numai persoanei în cauză; aceasta nu trebuie neapărat să devină o discuție de grup.

3. Selectarea liniei subiectului greșit

Subiectul ar trebui să fie bine ales. Nu scrieți doar "Bună ziua de la ..."; în schimb, încercați să oferiți cât mai multe detalii posibil în formatul cel mai scurt posibil. De exemplu: «Întâlnirea documentelor 02/15». Când primești e-mailul, corespondentul tău trebuie să înțeleagă ce înseamnă e-mail-ul tău doar citind subiectul său. Nu-i face să ghicească ce este înăuntru; să fie explicită și concisă. reclamă

4. Folosind litere mari

Folosirea literelor CAPITALIZATE nu va face ca e-mailul dvs. să fie mai urgent decât altele, și, apropo, nu ar trebui să decideți ce este urgent în căsuța de e-mail a altcuiva. Într-un e-mail, scrisorile cu majuscule sunt interpretate ca SCREAMING agresive și intruzive, și nu construiesc o conversație constructivă.

5. Nu acordați prioritate răspunsurilor

Nu este nevoie să răspundeți imediat la fiecare e-mail. Deci, trebuie să le clasificați și să le acordați prioritate în consecință. Problema este că inbox-ul este cel mai rău instrument de utilizat. De fapt, cel mai bun pariu ar putea fi o aplicație externă. E-mailul perfect este un e-mail care poate fi șters; nu ar trebui să dețină informații. Deci, trebuie să acordați prioritate răspunsurilor dvs. în lista dvs. de lucru și să transferați informațiile pe care un e-mail conține într-un alt loc.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

6. Folosind cuvinte inutile

La fel ca linia de subiect pentru e-mail, corpul dvs. de e-mail ar trebui să fie foarte explicit și concis. Mergeți direct la punct și evitați cât mai mult posibil bla-bla inutile. Cei mai mulți oameni nu citesc totul în e-mailurile lor, așa că dacă facilitezi slujba prin oferirea de informații utile scurte, prin împiedicarea conținutului tău și prin a spune care acțiuni ar trebui să fie luate, salvezi toată lumea de multe ori (și faci oameni fericiti). reclamă

7. Utilizarea e-mailului pentru tot

Indiferent dacă aveți nevoie să spuneți ceva cuiva, să trimiteți informații și documente, să vă împărtășiți o idee și să obțineți feedback, să planificați un eveniment sau să vă sincronizați echipa, nu utilizați e-mailuri de fiecare dată. Încercați să vă gândiți la mesajul pe care doriți să îl trimiteți și să utilizați instrumentul potrivit pentru fiecare mesaj specific. E-mailurile nu sunt întotdeauna mediul potrivit pentru a comunica ceea ce aveți nevoie.

8. Gestionarea unui proiect de echipă prin e-mail

Gestionarea unui proiect de echipă cu e-mail duce adesea la frustrare, neînțelegere, confuzie și, în cele din urmă, la un rezultat rău. Când organizați un proiect de echipă, trebuie să delegeți sarcini, să împărtășiți informații și să continuați activitatea tuturor. Dar e-mailurile sunt doar o modalitate de a comunica, nu de a planifica. Modificați-vă obiceiurile și găsiți o modalitate mai bună de a vă gestiona munca în echipă fără e-mail!

9. Clasificarea e-mailului

Nu vă pierdeți timpul clasându-vă e-mailurile. Un lucru bun despre inbox-urile de e-mail este că există o bară de căutare. Această caracteristică vă permite să găsiți orice informație în orice moment. Clasificarea e-mailurilor va dura mult timp pentru îmbunătățiri foarte scăzute ale productivității. reclamă

10. Lipirea cu e-mail deoarece ...

Este singura modalitate de a vă organiza munca și singurul instrument de comunicare pe care îl cunoașteți? Poate că e timpul să schimbi modul în care lucrezi cu echipa ta și cu clienții tăi, și să nu mai vorbim, așa cum îți planifici ziua.