Ghidul dvs. pentru obținerea de produse productive prin Gmail Gestionarea fluxului

Ultima dată când am redirecționat toate conturile noastre de e-mail la un singur loc, centrul nostru de e-mail central la Gmail. Odată ce toate conturile dvs. se strecoară în Gmail, trebuie să gestionați acel flux de informații astfel încât a) să puteți trece prin toate e-mailurile în cincisprezece minute sau mai puțin și b) este ușor de găsit săptămâna viitoare, luna viitoare și anul viitor.

Mesajele primite sunt Sacre

Trebuie să înveți să vezi căsuța poștală ca pe un loc aproape sacru: cel mai rău păcat pe care îl poți comite împotriva ei este să lași mesaje acolo să putrezească. Nu vorbesc zile sau săptămâni. Trebuie să rezolvați fiecare mesaj din căsuța dvs. poștală în timpul sesiunii de procesare a e-mailului. Nu poate fi în căsuța poștală odată ce ați terminat.

Deoarece utilizăm mai multe conturi de e-mail, le filtram într-o varietate de etichete. Dacă nu, limitele dintre roluri și informațiile asociate fiecărui cont devin încețoșate și destul de des, pur și simplu confuze. Căsuța poștală este un instrument foarte util pentru procesare și această separare este o necesitate nefericită.

În ultimul post am discutat despre utilizarea funcției All Mail pentru a înlocui acest lucru, însă problema cu această abordare este că nu puteți “procesează” informațiile primite în acest fel. Există câteva soluții alternative pe care le vom aborda într-un moment, dar cea mai simplă cale în acest moment este de a face față tuturor mesajelor de poștă ca și cum ar fi în căsuța de e-mail - este o atitudine de hack, mai degrabă decât una tehnologică. reclamă

Confruntarea cu mesajele din Mesaje primite

Primul pas în procesarea e-mailului dvs. este, evident, citirea acestuia. Din păcate, aici se oprește mulți oameni (și este frustrant atunci când încercați să obțineți comunicarea solidă).

Citiți inteligent, nu greu. Dați subiectului și primului paragraf din e-mail o scanare pentru a determina relevanța acestuia, deoarece vor exista întotdeauna e-mailuri care nu au rost și nu trebuie să le citiți. Dacă este total inutil pentru dvs., puteți șterge mesajul. “Nu mai ștergeți niciodată un e-mail” nu este o mantra în care cred în totalitate.

Dacă ați păstrat mesajul, îl puteți citi în mod corespunzător. Apropo, ar trebui să menționez că, dacă mai mult de 15% din procesarea primitelor tale constă în ștergerea mesajelor, probabil că nu creezi suficiente precalificatoare și inteligente “obstacole” pentru persoanele care doresc adresa dvs. de e-mail. Hack-ul funcționează bine aici, pe care o vom ajunge în curând.

După ce ați terminat de citit mesajul, tu trebuie sa proceseaza-l. Există câteva rezultate:

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

• Răspundeți și arhivați,
• Răspundeți și ștergeți,
• Răspundeți, transformați-o într-o acțiune, arhivă
• Transformați-l într-o acțiune, arhivă
• Arhiva
• Șterge

Dacă transformați e-mailul într-o acțiune, veți dori aproape întotdeauna să o arhivați, să nu o ștergeți, pentru a vă putea consulta ulterior. Pentru mesajele de care aveți nevoie să faceți mai târziu sau care vă solicită să efectuați o sarcină, transformați-o într-o acțiune din lista de sarcini sau din programul GTD imediat apoi ștergeți mesajul din căsuța de e-mail. reclamă

Crearea de acțiuni din e-mailuri înainte de a le elimina din drum este cel mai bun lucru pe care îl puteți face pentru productivitatea e-mailului. Păstrarea e-mailurilor în căsuța de e-mail, deoarece există o sarcină în așteptare creează “mail apatia” iar lucrurile devin neorganizate și aglomerate.

Soluții alternative pentru utilizarea întregii corespondențe

Utilizarea All Mail ar trebui să funcționeze perfect dacă procesați fiecare mesaj necitit de îndată ce îl deschideți și îl citiți, dar poate că nu funcționează pentru dvs. Există și alte câteva modalități de a rezolva acest lucru.

Folosind toate e-mailurile - caracteristica Star a Gmail este utilă pentru marcarea elementelor de interes pe care doriți să reveniți mai târziu (chiar dacă în acest sistem încercăm să evităm acest lucru). Dacă nu aveți nevoie sau nu utilizați această funcție, o puteți face să funcționeze ca o căsuță poștală falsă. Steaua va indica faptul că trebuie procesat un mesaj.

Reveniți la fereastra de configurare Filtru sub Setări și setați câmpul Către: la un asterisc (*). Câmpul Către: spune Gmail să selecteze e-mailuri pe baza cărora e-mailul este trimis, dar * îi spune să ia toate e-mailurile. Vom merge în asterisc și utilitatea sa de a filtrează într-un moment.

Faceți clic pe Pasul următor și bifați “Fii atent” cutie. Aveți acum un filtru care vă uită toată e-mailurile primite și, pe măsură ce procesați fiecare element, îl puteți elimina din listă făcând clic pe steaua, care este de obicei lângă “Din” câmp în vizualizarea listei. reclamă

Nu utilizează filtre automate este o altă soluție pe care o fac nu recomanda. Aceasta elimină toată puterea din sistem, dar va determina fiecare e-mail să treacă direct în căsuța poștală, unde puteți să o procesați manual în etichete. Cred că acest lucru învinge scopul și adaugă munca suplimentară pe care computerul o poate face pentru dvs. și, din experiența mea, a fost departe de a găsi o soluție optimă.

Folosirea asteriscurilor în filtre

Am menționat deja asteriscul când am vorbit despre înființarea unui filtru care să stea în postul dvs. de poștă. Asteriscul, simplu, așa cum este, oferă un instrument foarte util și oferă o filtrare e-mail mai dinamică.

Să aruncăm o privire la modul în care funcționează. Spuneți că am un client obișnuit care mi-a dat trei adrese de e-mail diferite (se întâmplă cu adevărat). Nu vreau să am trei etichete pentru fiecare dintre aceste adrese de e-mail și vreau să le tratez pe toate ca pe unul. Folosind asteriscul putem realiza acest lucru cu ușurință.

În câmpul Către: din configurația filtrului, plasați un * înainte de restul numelui de domeniu. Deci, să spunem că am [email protected], [email protected] și [email protected]. Pentru a direcționa toate aceste adrese de e-mail într-un singur loc, utilizând un singur filtru, trebuie doar să setați câmpul Către: ca *@unproductiveclient.com.

Acest lucru funcționează și cu celelalte câmpuri. De exemplu, dacă primesc e-mailuri de la o grămadă de persoane dintr-o companie la adresa mea principală și vreau să o despart de toate celelalte corespondențe, pot să creez câmpul De la: *@thatonecompany.com. reclamă

The + Hack

Și, în cele din urmă, avem + hack-ul. Acest lucru este minunat pentru pre-calificarea e-mailului. În ciuda faptului că expeditorul poate fi un străin pe care nu l-ați mai întâlnit sau auzit niciodată, știi despre ce e vorba despre e-mail, deoarece a aterizat în eticheta potrivită. Aproape sună ca magie.

Cu Gmail, puteți adăuga un + adăuga sfârșitul numele de utilizator cu un cuvânt cheie atașat. De exemplu, dacă adresa dvs. de e-mail este [email protected], puteți primi în continuare mesaje direcționate către [email protected]. Mai bine, puteți aplica filtre la aceste adrese de e-mail. Folosesc acest lucru pe site-ul meu, unde nume de [email protected] merge la o etichetă Post Ideas și așa mai departe.

Mai bine, puteți crea adrese de e-mail semi-dezafectabile fără a trebui să creați unul cu un serviciu de e-mail de unică folosință. Dacă un site solicită adresa dvs. de e-mail și sunteți îngrijorat că vă vor trimite spam, trebuie doar să adăugați un nume site-ului la adresa dvs. și puteți oricând să îl puteți filtra în Coșul de gunoi ulterior.

Rămâi acordat pentru mai multe sfaturi privind crearea unui sistem de e-mail productiv cu Gmail.