Calea cea bună de a face o listă de lucru și de a face lucrurile terminate

Una dintre cele mai puternice metode de reducere a stresului și de copleșire atunci când vă simțiți neliniștită în privința muncii dvs. este să vă așezați cu un stilou și o bucată de hârtie și să scrieți toate lucrurile pe care trebuie să le faceți. Ce autor al lui Lucrurile au fost terminate, David Allen sună “o minte minte”. Îți ușurează creierul de supraîncărcare cognitivă și când vezi toate lucrurile pe care trebuie să le faci, primești un sentiment de confort, știind că nu este la fel de rău cum ți-a spus creierul tău.

Cu toate acestea, doar obtinerea tuturor acelor lucruri pe care trebuie sa le faci din cap, nu face treaba. Este doar primul pas.

Pentru a obține cu adevărat avantajul de a face o listă de sarcini, există puține lucruri pe care le puteți face, ceea ce va face ca lista dvs. de sarcini să fie mult mai eficientă.

1. Fii clar despre ceea ce trebuie să faci

Adesea văd să fac liste cu sarcini scrise ca “Vorbește cu Tim” sau “Pregătiți prezentarea”. Problema cu scrierea unor astfel de sarcini este că nu sunt clare. Există o serie de întrebări care rămân fără răspuns. Vorbești cu Tim despre ce? Ce prezentare? Ce trebuie pregătit?

Când scrieți o sarcină, veți ști ce vreți să faceți; dar după un week-end sau câteva zile, ceea ce doriți să realizați a devenit nerăbdător și neclar. Este mult mai bine să scrii “Vorbește cu Tim despre călătoria de săptămâna viitoare spre Berlin” sau “să pregătească o prezentare a Consiliului de administrație pentru prezentarea săptămânii viitoare”. Sigur, s-ar putea să dureze câteva secunde mai mult pentru a scrie cuvintele suplimentare, dar, vă mulțumiți mai târziu când veniți să faceți această sarcină.

Scriind sarcini de genul asta face foarte clar ceea ce vrei să faci. Și când vă așezați să vă începeți munca, veți ști exact ce este implicat în îndeplinirea acestor sarcini, astfel încât să puteți lua decizii mai bune cu privire la ce să lucrați. reclamă

De asemenea, economisiți mult timp, deoarece claritatea înseamnă că veți putea obține fișierele potrivite și veți începe imediat, în loc să trebuiască să petreceți câteva minute încercând să vă amintiți ce trebuie să faceți.

2. Nu efectuați sarcini în mod aleatoriu

Este foarte tentant să adăugați o dată la fiecare sarcină pe care o scrieți - nu doriți să uitați să o faceți, nu? Problema întâlnirii la întâmplare a fiecărei sarcini pe care o puneți în lista de sarcini este că ați terminat cu o copleșitoare lista zilnică de sarcini care nu au nevoie de a face în ziua în care ați ales și fie veți reprograma sarcinile sau le veți ignora.

În schimb, să devii mai strategic. Doar puneți o dată la o sarcină dacă intenționați să o faceți în acea zi. Am văzut zilnic să fac liste cu douăzeci până la treizeci de sarcini atunci când persoana are o zi de întâlniri înapoi înapoi. În aceste circumstanțe, nu există nici un fel în care să se facă sarcinile.

Este bine să puneți o sarcină de memento în lista dvs. de zi cu zi - ceva de genul “ADUCERE AMINTE: Proiect de revizuire X - Are nevoie de ceva?” Sau creați o listă de apeluri de efectuat și aveți o sarcină zilnică care vă spune să revizuiți lista de apeluri. Doar lucrați la menținerea listei dvs. zilnice de rezolvare, ușor de gestionat și realist.

Cheltuind puțin timp în fiecare săptămână pentru a vă planifica săptămâna pe baza a ceea ce este în calendarul dvs. vă va ajuta să vă mențineți lista de sarcini mai eficace. Puteți adăuga date la sarcinile dvs. atunci. Când aveți o zi liniștită în birou fără întâlniri, aveți o listă mai lungă de dos. Dacă vă aflați într-o călătorie de afaceri, reduceți numărul de sarcini din listă.

3. Mențineți lista dvs. zilnică la maxim zece sarcini

Când o sugerez oamenilor, râd de multe ori de mine. Ei cred că sunt mult mai ocupați decât aceștia și trebuie să aibă cel puțin douăzeci de sarcini pe lista lor. reclamă

Problema este aici cu toate distragerile, urgențele și întreruperile pe care le veți obține în fiecare zi; nu veți reuși să faceți cele douăzeci de sarcini. Veți ajunge la sfârșitul zilei frustrat pentru că vă reorițiți douăzeci și cinci la cincizeci la sută din sarcinile pe care le-ați avut în lista dvs..

În schimb, la sfârșitul zilei, petreceți în jur de zece până la cincisprezece minute cu prioritate în ziua următoare. Alege cele zece cele mai importante sarcini din lista ta și să le evidențiați într-un fel. Mulți dintre managerii listei au o modalitate de a semnala activități și astfel puteți adăuga un steag la cele 10 sarcini pe care doriți să le faceți în ziua următoare.

Nu numai că acest lucru vă face să vă concentrați asupra a ceea ce este important, dar, de asemenea, vă obligă să alegeți sarcinile care vor avea cel mai mare impact pozitiv asupra zilei dvs..

Când începeți să prioritizați lista dvs. de sarcini în acest fel, veți deveni în mod firesc mai concentrat și vă veți petrece mai mult din timpul dvs. valoros pe sarcini care vă deplasează înainte pe proiectele și obiectivele dvs..

4. Sarcini similare grupului Împreună

Când vă uitați la lista de sarcini, veți observa că multe sarcini sunt similare în natură.

Apelați-vă clienții, de exemplu. Dacă aveți două sau trei sarcini în lista dvs. zilnică care implică apelarea clienților, grupați-i împreună și faceți-i simultan. Programați aproximativ treizeci de minute pentru a vă face apelurile și a le face unul după altul. De asemenea, dacă aveți sarcini care implică e-mail, grupați-i și pe aceștia. Veți găsi că faceți mult mai mult și că mintea dvs. este mult mai concentrată asupra muncii pe care o faceți. reclamă

Poate deveni haotic atunci când treceți între diferite tipuri de muncă toată ziua. Este mult mai bine pentru eficacitatea și productivitatea dumneavoastră faceți sarcini similare împreună. Aveți la dispoziție instrumentele potrivite (aplicații, e-mail pentru telefon etc.) și vă va economisi mult timp.

5. Faceți Motivația pentru lista dvs. de sarcini

Când scrieți sarcini cum ar fi “răspundeți la e-mail” sau “efectuați apeluri pentru clienți,” nu există o motivație reală acolo. Se simte ca și cum ați trece prin rutina de a face munca. Unde este posibil, scrieți sarcini cum ar fi “primiți căsuța poștală de e-mail la zero” și “chemați clienții să vă asigurați că sunt fericiți”. Acest lucru poate părea simplist, dar o mulțime de timp o listă de sarcini nu are valoare emoțională. Este doar o listă de lucru de făcut.

Pentru a ajuta lista să devină mai inspirată, să scrie sarcini astfel încât să evocă un răspuns emoțional. A face ca clienții dvs. să fie fericiți vor fi mai motivați decât să-i apeleze, pentru că asta e treaba ta sau dacă te lupți cu tine însuși pentru a-ți primi poșta electronică la zero la fiecare zi adaugă o scânteie mai mică.

Citiți Următorul

Cum să vă concentrați și să maximizați productivitatea (Ghidul definitiv)

10 strategii simple pentru a vă face viața mai bună începând de astăzi

30 Citate cele mai bune pentru amânare pentru a te întoarce la muncă

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Un alt mod de a face lista de sarcini mai motivantă este țineți scurt lista zilnică. După cum am scris mai sus, atunci când lista zilnică de activități nu are mai mult de zece sarcini pe aceasta, se va simți realizabilă. Dacă are între douăzeci și treizeci de sarcini pe ea, se va simți doar copleșitoare. Este mult mai bine să te uiți la lista ta zilnică și să te simți inspirat decât să te uiți la lista ta și să te simți demotivat.

6. Faceți o analiză săptămânală

Pentru oricine la citit pe David Allen Lucrurile au fost terminate carte, veți ști tot despre revizuirea săptămânală. Cu toate acestea, mă surprinde câți oameni o sărind. Dacă doriți ca lista dvs. de sarcini să rămână eficace și actualizată, atunci revizuirea săptămânală este vitală.

În cursul săptămânii în care vă grăbiți și faceți lucruri, veți pierde lucrurile. Suntem ființe umane și vom uita să verificăm sarcinile pe care le-am făcut, vom adăuga sarcini sensibile la timp și nu vom adăuga o dată și vom uita să adăugăm sarcini. Revizuirea săptămânală este locul în care vă opriți o oră și faceți o imagine de ansamblu asupra a ceea ce trebuie să faceți. reclamă

În mod ideal, examinarea dvs. săptămânală ar trebui făcută într-un loc fără distragere, astfel încât să vă puteți concentra doar asupra muncii pe care trebuie să o faceți și să planificați săptămâna următoare. Obțineți toate sarcinile împreună - este posibil să aveți sarcini scrise într-un notebook și să nu le adăugați în lista de sarcini - și să eliminați sarcinile care nu mai sunt necesare sau au fost făcute.

Efectuarea unei examinări săptămânale vă pune în control complet. Vă permite să rămâneți în fruntea muncii dvs., să decideți ce trebuie să faceți în continuare și ce poate fi amânat ulterior. Este cel mai bun mod de care știu începând săptămâna cu un plan și o direcție și este o modalitate de a vă asigura că faceți lucrurile potrivite și că nu vă prindeți în sarcini minore care nu vă mișcă înainte în proiectele sau obiectivele dvs..

Linia de fund

Atunci când este folosit corect, o listă de sarcini poate fi motivația și conducătorul auto care vă propulsează să vă faceți cea mai bună muncă și să obțineți lucruri uimitoare. Vă ține să vă concentrați asupra lucrurilor importante și vă oprește să vă lipsiți de sarcini care altfel ar putea fi pierdute.

Pentru a face liste, de asemenea, vă ajuta să reduceți stresul și copleșiți, pentru că, mai degrabă decât să încercați să vă amintiți totul în cap, ați externalizat toată munca pe care trebuie să o faceți eliberând spațiul în mintea dvs. pentru mai mult eforturi creative.

Să recapitulăm principalele tacâmuri:

• Scrieți sarcini, astfel că este foarte clar ce trebuie să faceți. Dacă trebuie să sunați pe cineva, puneți-i numărul de telefon în sarcină pentru a economisi timp pentru căutarea numărului.
• Adăugați date care sunt semnificative și nu aleatoare. Atunci când lista dvs. zilnică de sarcini are doar sarcini care trebuie făcute în acea zi, veți fi mult mai concentrat asupra muncii potrivite.
• Permiteți numai o maximă de zece până la doisprezece sarcini semnalate pe zi în lista de sarcini. Aceasta nu înseamnă că faci numai acele sarcini. Dacă aveți timp și energie la sfârșitul zilei, puteți face întotdeauna mai mult.
• Grupați sarcini similare, astfel încât să vă puteți concentra pe tipul de muncă pe care îl faceți în același timp. Acest lucru contribuie la evitarea riscurilor de multi-tasking.
• Scrieți sarcinile astfel încât acestea să fie semnificative și motivante. Vrei să te uiți la lista ta și să fii motivat să rămâi blocat și să faci munca.
• Nu pierdeți niciodată o examinare completă săptămânală. Acesta este cleiul care păstrează totul împreună și relevant.

Instrumente de productivitate utile

• Tehnica Pomodoro: este bine pentru tine să sporiți productivitatea?
• 18 aplicații și instrumente pentru gestionarea timpului cel mai bun
• 7 Sfaturi eficiente de gestionare a timpului pentru a vă maximiza productivitatea
• Cum să vă concentrați și să maximizați productivitatea (Ghidul definitiv)

Creditul foto recomandat: Cathryn Lavery prin unsplash.com