Productivitatea a devenit simplă Cheia GTD - graficul zilnic de activitate

Sună serios, nu-i așa? Din fericire, întreaga idee se dovedește a fi destul de ușor de înțeles.

Dar mai intai…

În acest moment știți deja care sunt principalele elemente ale productivității și de unde să începeți cu GTD. Acest lucru este minunat, dar încă lipsește o informație importantă ...

Ce naiba să faci cu toate astea?!

Și astăzi, vom acoperi exact acest lucru.

Înțelegerea diagramei de acțiune

Atunci când lucrezi cu GTD, faci unul din trei lucruri în orice moment: Publicitate

• Aveți grijă de sarcinile definite.
• Aveți grijă de sarcini nedefinite.
• Planificați (definiți) sarcinile dvs..

Aceste lucruri se încadrează într-o buclă și se repetă pe parcursul zilei, săptămânii, lunii și așa mai departe.

Planificarea sarcinilor dvs. va fi subiectul următorului post din această serie, așa că lăsați-l acum și să vă concentrați pe primele două lucruri.

• Sarcinile / activitățile definite sunt tot ceea ce este în lista de proiecte, lista de sarcini următoare, lista viitoare / poate și calendarul. Știi, toate lucrurile pe care le-ai planificat să le faci în cele din urmă.
• Sarcini / activități nedefinite sunt tot ce vine de la tine prin surprindere, forțându-vă să luați un fel de acțiune. Ca și când soțul dvs. vă cheamă și strigă că casa dvs. este în foc. (Acesta este un exemplu extrem, dar încerc doar să-mi pun punctul de vedere.)

Definit și nedefinit sunt singurele tipuri posibile de sarcini pe care s-ar putea să le împiedici pe drumul prin viață. Totul vă fie familiar (lucruri pe care le-ați planificat) sau noi și neașteptate (lucruri pe care nu le-ați prezis că s-ar întâmpla).

Sarcinile astfel definite ne-am acoperit. Ori de câte ori aveți chef de lucru, alegeți una din lista următoarelor activități și executați-o. Dar ce să faci când se întâmplă sarcini nedefinite? Îi facem pur și simplu sau ce?

Acesta este locul în care joacă graficul zilnic al activității.

Cunoașterea graficului zilnic de activitate

În primul rând, graficul în sine. Nu vă descurajați chiar de la început, deoarece lucrurile sunt destul de ușor de înțeles - așa cum explic mai jos.

reclamă

E un lucru numit lucruri în partea de sus a graficului. Lucrurile sunt tot ceea ce vă traversează calea în timpul zilei - tot ceea ce viața dvs. vă lovește (sarcinile nedefinite). Obținerea unui e-mail este a lucru. Vino cu o idee nouă pentru ceva este a lucru. Primirea unui apel telefonic este a lucru. Obținerea unei comenzi directe de la seful dvs. este, de asemenea, a lucru. Într-o propoziție - tot ceea ce necesită orice fel de reacție din partea dvs. este a lucru.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Deci lucrurile merg în căsuța poștală. Mesajele primite nu trebuie să fie o căsuță poștală, cum ar fi o căsuță poștală de poștă electronică sau o cutie poștală tradițională în curtea din față. Acesta este pur și simplu un loc în care toate lucrurile care intră.

Puteți crea, de exemplu, un dosar pe desktop-ul computerului. Sau scrieți totul pe note lipicioase și le lipiți pe ecranul computerului. Sau aveți un container special lângă biroul dvs. Alegerea este cu adevărat la discreția dvs. Orice ar face cel mai mult sens pentru dvs. poate fi folosit ca intrări.

Deci totul intră acolo și așteaptă până la o acțiune suplimentară din partea dvs. Ce faceți este să ridicați ceva din căsuța de e-mail și să răspundeți la prima întrebare: Ce este? Trebuie să fac ceva (sau să vreau) să fac ceva?

Dacă răspunsul este Nu atunci aveți patru opțiuni principale pe care le puteți face în continuare.

• Tras cu chestia. Destul de explicativ.
• Punerea în Lista ta Viitor / Posibil. Dacă credeți că ați putea dori să lucrați cu acest lucru în viitor.
• Programarea în Calendar. Dacă trebuie să luați măsuri la o anumită dată și o oră (amintiți-vă, Calendarul este sacru).
• Punerea în fișierele dvs. de referință. Dacă este doar o bucată de informații pe care doriți să o păstrați, dar nu este acționabilă în nici un fel.

Dacă răspunsul este da apoi apare oa doua întrebare: Este următoarea acțiune posibilă?

Lucrurile nedefinite cu care te-ai lovit în timpul zilei pot fi construite foarte diferit. Ele pot fi simple acțiuni cu o singură acțiune (cum ar fi un mesaj prin e-mail, “Du gunoiul”, sau ar putea, de asemenea, să înceapă proiecte masive (cum ar fi, “Începeți campania de marketing pentru Coca-Cola”). Deci, întrebarea de mai sus este locul unde decideți dacă este vorba despre prima sau despre cea din urmă. reclamă

Dacă într-adevăr este ceva care sună ca un nou proiect, atunci trebuie să îl puneți în lista de proiecte și apoi să faceți niște planificări în jurul acestuia pentru a veni cu o listă de posibile sarcini pentru aceasta (voi acoperi mai mult în următoarea post în serie).

Cu toate acestea, dacă este vorba doar de o singură activitate / activitate, atunci trebuie să aveți în vedere îngrijirea imediat. Prin urmare, a treia întrebare de pe grafic: Pot să o fac în mai puțin de 2 minute?

De ce restul de 2 minute? Pentru că dacă ați avea grijă de fiecare sarcină de acțiune pe care o trimite cineva direct la fața locului, nu ați putea să faceți nimic altceva într-o zi. GTD vă protejează pur și simplu împotriva unei situații în care sarcinile de intrare vă sabotează modul de lucru.

Deci, dacă o puteți face într-adevăr în mai puțin de 2 minute atunci pur și simplu o face. Un exemplu al unei astfel de sarcini este unul în care v-am dat câteva paragrafe de mai sus - cineva care vă spune să scoateți gunoiul.

Din păcate, sarcinile cele mai nedefinite nu se pot realiza în mai puțin de 2 minute. Asta e doar viață.

Există două opțiuni pentru dvs. într-un astfel de caz. Puteți să le delegați sau să le amânați.

• delegând ceva înseamnă a trimite pur și simplu la altcineva. Asistentul tău, contractorul tău sau oricine altcineva trebuie să-l elibereze sau să-l găsească pentru a fi o sarcină potrivită. Odată ce le trimiteți sarcina, pur și simplu puneți-o în dumneavoastră “În așteptare” Listează astfel încât să nu uiți să te întorci la acea persoană și să întrebi despre progresul lor.
• amânând înseamnă că îl plasați într-unul din cele două locuri posibile: fie Calendarul dvs., fie lista următoarelor activități.

Puneți-o în Calendarul dvs. dacă este absolut necesar să se facă la o anumită dată, altfel puneți-o în lista următoarelor activități, pentru a vă putea reveni la aceasta atunci când decideți să lucrați la sarcinile definite. reclamă

Asta e tot ce este în grafic. În urma acestuia, vă permiteți să rezolvați foarte eficient toate sarcinile nedefinite.

Sarcini nedefinite sunt cele care vă pot distruge complet ziua perfect planificată; GTD vă poate ajuta să preveniți o astfel de situație.

Acum ce?

Știm ce să facem cu sarcinile definite (facem pur și simplu atunci când aveți ceva timp) și știm de asemenea ce să facem cu sarcinile nedefinite (definiți-le cum am explicat mai sus). Dar este un lucru mai rapid pe care vreau să-l împărtășesc astăzi. Iată cum puteți revizui munca dvs. în fiecare zi / săptămână și, de fapt, să știți ce se întâmplă.

Iată ce fac eu personal.

1. În fiecare zi, eu începeți cu Calendarul meu. Pentru că știu că cele mai importante sarcini pentru o anumită zi sunt chiar acolo. Sarcini care nu pot fi trecute cu vederea. Vă sfătuiesc să faceți același lucru și să vă începeți ziua vizionând Calendarul.
2. Când am terminat cu Calendarul, iau Lista mea de sarcini următoare, alegeți o sarcină și începeți să o executați. Apoi am ales o altă sarcină, apoi un altul și așa mai departe.
3. În plus, o dată pe săptămână fac o revizuire mai mare și aruncă o privire asupra tuturor listelor mele: Listă de proiecte, Lista de potențiali / potențiali, Așteaptă o listă și mă asigur că prioritățile mele sunt încă aceleași și că încă mai vreau să execut toate acele lucruri care sunt acolo. De asemenea, mi-am planificat săptămâna viitoare și am actualizat totul, astfel încât să fie perfect în concordanță cu obiectivele și problemele mele actuale. De asemenea, este timpul să creați proiecte noi și să ștergeți cele vechi - știi, să curățați lucrurile.

Si asta e. Această metodologie se bazează pe aceste activități simple:

1. Aveți grijă de calendarul dvs..
2. Aveți grijă de lista următoare a sarcinilor.
3. Revedeți totul.
4. Repeta.

Și de aceea GTD este atât de eficient într-un mediu real.

(Foto de credit: Fraza de luare a deciziilor prin Shutterstock)