Productivitate Made Simple Cele 7 elemente principale ale GTD

La fel ca cele cinci elemente (Foc, Pământ, Metal, Apă și Lemn), GTD are propriile sale elemente. Doar sunt șapte în loc de cinci ... și nu sunt la fel de epice.

În părțile anterioare ale acestei serii am vorbit despre lucruri cum ar fi cum să selectați ce trebuie să faceți în continuare și cum să compilați lista de proiecte (și lista următoarelor sarcini). Astăzi este timpul să ajungem mai adânc în acest subiect și să explicăm mai detaliat elementele principale.

Să nu vă mai agățați ... permiteți-mi să vă spun care sunt cele șapte elemente principale ale GTD:

• Lista proiectelor
• Următoarea listă a sarcinilor
• Viitor / poate lista
• Calendar
• “În așteptare” Listă
• Fișiere de resurse
• Cel intangibil (așteptați-l ...)

Fiind familiarizați cu aceste elemente, știind cum să le folosiți și înțelegând scopul lor este cheia implementării cu succes a GTD.

Știu că sună multă muncă și că unele elemente nu sunt clare în acest moment, dar vă asigur că este mult mai ușor decât pare.

Să o luăm de sus și să vorbim despre primul element din listă:

Lista proiectelor

Am vorbit pe scurt despre acest lucru în postul precedent - Selectând ce trebuie să faceți în continuare cu GTD. Simțiți-vă liber să verificați dacă nu ați făcut-o deja. Postul explică, de asemenea, semnificația proiectelor definite în GTD.

În esență, lista de proiecte este locul în care sunt listate toate proiectele dvs. curente. reclamă

Fiecare proiect are o secțiune proprie în Lista proiectelor. Fiecare secțiune este o colecție oarecum completă de diverse lucruri referitoare la un proiect.

O astfel de secțiune de proiect conține de obicei lucruri precum:

• O scurtă descriere a proiectului. Acest lucru este util atunci când doriți să vă întoarceți la un anumit proiect după o perioadă de inactivitate și nu vă puteți aminti despre proiectul exact.
• O listă de sarcini care trebuie făcute pentru a finaliza proiectul.
• Referințe la alte materiale care ar putea fi utile atunci când lucrează la proiect.

Primul element este destul de auto-explicativ. Al doilea a fost explicat în postul anterior. Așa că am rămas cu ultima - referințe la alte materiale. Adevărul este că ori de câte ori lucrați la ceva, aveți nevoie de un set de lucruri diferite pentru referință (sau alte informații care vă vor ajuta să finalizați proiectul).

Să folosim cele mai simple exemple doar pentru a explica acest lucru pe scurt - exemplul nostru de fixare a mașinii. Unele referințe la alte materiale pot include: lista tuturor garajelor profesionale din zona dvs., numere de telefon, documente importante pentru mașină.

Desigur, fiecare proiect are caracteristici diferite, deci nu există un șablon universal pentru aceste referințe, dar sunt sigur că veți obține ideea.

Următoarea listă a sarcinilor

Asa cum spuneam in postul anterior, acesta este locul în care vă petreceți cea mai mare parte a timpului când lucrați cu GTD.

În esență, lista Următoarele activități conține doar o singură sarcină din fiecare dintre proiectele dvs. Nu mai mult, doar o singură sarcină.

Din nou, postul anterior (Selectând ce trebuie făcut în continuare cu GTD) explică în detaliu scopul și construcția Listei de sarcini următoare în detaliu.

Viitor / Poate Lista

Acesta este un element nou. Nu am vorbit încă despre asta. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Scopul acestei liste este foarte simplu. Conține tot ceea ce știi că nu vei putea să acționezi chiar acum (viitor) sau lucruri pe care nu ești sigur dacă vei lua măsuri împotriva lor vreodată (Poate).

Scopul acestei liste este să vă ofere un loc pentru a vă păstra toate ideile, proiectele posibile, lucrurile care par pur și simplu interesante, lucrurile pe care nu doriți să le uitați, etc..

Construcția listei nu este definită exact, astfel încât orice doriți doriți să-și găsească locul acolo. În special, lucruri precum:

• Descrieri scurte ale proiectelor noi.
• Sarcinile singulare pe care te gândești să le faci.
• Gânduri aleatorii, dar care pot fi acționate asupra oricărui lucru.
• Lucruri (solicitări, proiecte, sarcini) alte persoane v-au trimis.
• Rezumate ale articolelor / posturilor interesante pe care ați putea dori să le acționați în viitor.

Practic, tot ceea ce este demn de păstrare pentru posibile acțiuni viitoare își găsește locul în Lista Viitoare / Poate. Nu există alte reguli mai importante decât acesta.

Calendar

Un calendar pare un lucru destul de evident. Dar nu este. Mulți oameni intră într-o capcană de a pune totul într-un calendar. Este un obicei. Și este unul rău.

Cea mai mare problemă cu un calendar este că îl folosim adesea pentru a lista câteva lucruri despre care credem că vom putea face într-o anumită zi. Așadar, ajungem la zeci de sarcini, unul peste celălalt, fiecare nefăcut în ziua dorită. Acest lucru face, de asemenea, foarte ușor să treceți peste anumite sarcini care trebuie absolut necesare într-o anumită zi.

Calendarul este sacru. Scopul real al unui calendar GTD este să vă anunțe că, dacă puneți ceva în ea, înseamnă că acest lucru specific se poate face doar la data exactă pe care ați ales-o sau NICIODATĂ.

Sunt serios. Chiar este singura ta șansă să faci chestia asta. După ce o pierzi, e pierdută pentru veșnicie.

Care este scopul tuturor astea? E simplu. Este pentru ca toate sarcinile cu adevărat dependente de timp să nu fie trecute cu vederea. reclamă

Să presupunem că aveți numirea unui medic. Aceste numiri sunt întotdeauna stabilite la o anumită dată și oră. Dacă ți-e dor de tine, ai pierdut-o și trebuie să faci altă rezervare. Nu puteți să vă arătați a doua zi și să spuneți “Scuze am intarziat.” Acest lucru nu va funcționa.

Exemplul medicului este de fapt perfect pentru a explica scopul unui calendar GTD. Este într-adevăr un loc sacru. Dacă se pune ceva în calendar, nu există nici o modalitate de a le replanifica sau de ao amâna. E ca și cum ar fi scris în piatră.

Care este beneficiul principal? Veți fi uimit cât de puțin lucruri veți avea în calendarul dvs. odată ce implementați acest lucru.

“În așteptare” Listă

Acesta este și un element nou. Pur și simplu, această listă conține toate lucrurile pe care le așteptați.

“Lucruri pe care le așteptați” este o explicație vagă, așa că lasă-mă să vă dau câteva exemple:

• E-mailurile pe care le așteptați ca alți oameni să vă trimită.
• Un telefon pe care ar trebui să-l facă agentul tău imobiliar.
• Prețul peso mexican să coboare pentru a putea cumpăra niște valute pentru concediul tău.
• Mașina dvs. să fie fixată, astfel încât să o puteți ridica.
• Mesajul dvs. să fie publicat pe Lifehack.org.

Această listă este un loc pentru toate lucrurile care sunt oarecum independente de acțiunile dvs., totuși încă așteptați să se întâmple.

Care este scopul? Pur și simplu să nu uitați de faptul că cineva trebuia să facă ceva pentru dvs. și au întârziat. E așa că nu te trezești într-o zi și nu spui, “Stai puțin, articolul meu trebuia să fie publicat ca acum 2 luni!”

Fișiere de resurse

Fișierele de resurse conțin toate informațiile pe care le-ați putea avea nevoie pentru a vă ajuta cu proiectele, munca și ... în mod esențial ... viața. ”Fișiere de resurse” nu este cel mai bun nume din lume, așa că să arătăm câteva exemple:

• Articolele care ar putea fi utile.
• Articole de blog pe care le-ați citit (sau scrise).
• Directorul dvs. de file și note (dacă sunteți, de exemplu, un chitarist).
• Notebook-ul tău de contacte.
• Lista ta cu cele mai bune restaurante din oraș.
• Anumite cărți pe care doriți să le revizuiți.
• Fiecare informație importantă stocată pe unitatea hard disk a computerului.
• Imagini de la ultima ta vacanță.
• si asa mai departe…

Cred că singura regulă este de a stoca tot ceea ce nu este acționabil în nici un fel, dar doriți să-l păstrați totuși. reclamă

După cum v-ați imagina, acesta este probabil cel mai mare element din volumul tuturor. Nimic altceva nu vine aproape de fișierul de resurse. Din fericire, în zilele noastre facem majoritatea lucrurilor pe computer, deci nu trebuie să ne jucăm cu tone de hârtie.

Elementul intangibil

Acesta este elementul final și cel mai important din toate acestea. Este intangibilul: Încredere.

Dacă nu aveți încredere în GTD, atunci nimic altceva nu poate face ca sistemul să funcționeze pentru dvs.. Dacă doriți ca GTD să vă ajute să vă faceți viața și munca mai organizată, trebuie să aveți încredere că GTD vă poate face asta cu adevărat.

Încrederea nu este atât de importantă pentru alte metodologii mai simple. Dar GTD este diferit. Este oarecum complexă. Nu a fost inventat peste noapte. Este rezultatul anilor de muncă și experienței autorului său - David Allen. Nu este accidental. Și de aceea funcționează.

Dar pentru a face să funcționeze trebuie să ai încredere în el, sau - așa cum o numesc unii - suspendă-ți neîncrederea în timp ce înveți GTD. Se va plăti în curând.

Au existat deja trei părți din seria Productivitate Made Simple. În acest moment, aveți încredere că poate schimba modul în care lucrați? Împărtășiți-vă gândurile în comentarii.

(Creditul fotografie: Tutorial sau Concept Concept prin Shutterstock)