Productivitate Made Simple Selectarea Ce trebuie să faceți Mai departe cu GTD

În episodul precedent al Productivitate Made Simple (folosind GTD pentru a-ți îmbunătăți productivitatea), vorbeam despre unde să începem cu GTD - exercițiul de creier. Astăzi este timpul să vă luați o listă masivă de lucruri și să creați un plan care să permită selectarea a ceea ce trebuie să faceți în continuare foarte usor.

Dacă nu utilizați nicio metodologie în munca dvs., selectarea următoarei sarcini poate fi dificilă. Sunt atât de multe lucruri de făcut, dar atât de puțin timp. Puteți încerca să faceți mai întâi cele mai importante sarcini, dar cum decideți ce este cu adevărat important și ce pare doar că este? Mai mult, este ceva important sau chiar urgent?

Rezolvarea unor astfel de provocări este acolo unde GTD strălucește cu adevărat. Puteți folosi metodologia pentru a vă lua lista de dumpări ale creierului și ao împărți în secțiuni de acțiune, într-un mod cât mai confuz posibil.

Împărțiți lista în proiecte

Lista dvs. de pierderi de creier nu este ceva cu care puteți lucra eficient. Dacă vrei să fii productiv ai nevoie de ceva mai mic și mai ușor de gestionat.

Primul pas către crearea unui astfel de lucru este să transformi lista dvs. de sarcini într-o lista de proiecte. Acum, cum faci asta??

Luați lista și colectați împreună toate sarcinile similare. În mod similar, vreau să spun că sarcinile care ating, în esență, aceeași zonă.

Să spunem doar că sunteți un designer independent și un blogger, ca exemplu. În lista dvs. principală s-ar putea să fie sarcini precum: să îmbunătățească meniul pentru clientul X, să proiecteze butoane personalizate pentru clientul X, să facă unele atingeri finale pe site-ul clientului Y, să scrie un nou post pentru blogul meu, să actualizeze WordPress. reclamă

Puteți lua astfel de sarcini și le puteți împărți în grupuri de: client X, sarcini client Y, sarcinile mele de blog - acestea sunt proiectele tale.

Folosesc un exemplu specific, pentru că este cel mai simplu mod de a explica cele mai multe lucruri, dar conceptul poate fi aplicat cu ușurință în orice alte domenii și diferite tipuri de sarcini. Principala regulă de recunoaștere a unui proiect este de a găsiți cel puțin două sarcini care sunt strâns legate între ele.

Aceasta este prima abordare - luarea sarcinilor și colectarea lor în proiecte. Există și cea de-a doua abordare - alegerea unor sarcini complexe și crearea de proiecte în jurul lor. Prin complexitate, vreau să spun totul necesită mai mult de o acțiune pentru a le completa.

Iată un alt exemplu. Ceva asemănător cu “aveți mașina fixată” este probabil să apară pe lista dvs. Sună ca o singură sarcină, dar nu este. Pentru a obține acest lucru, trebuie să aveți grijă de o serie de sarcini. În acest caz: alege un mecanic, chemați-i și faceți o programare, luați mașina la mecanic, ridicați mașina. În cele din urmă, o sarcină aparent simplă de a fixa mașina a devenit un proiect. Și e în regulă.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

În cele din urmă, ceea ce doriți să obțineți este un număr de proiecte, în care fiecare proiect are cel puțin două sarcini. De aici puteți trece la pasul următor.

Următoarea listă de sarcini

Aici petreceți majoritatea timpului când lucrați cu GTD.

Deocamdată, aveți o listă de proiecte, dar nu știți încă ce să faceți cu ea încă. Începeți prin selectarea doar o sarcină din fiecare proiect, și apoi punerea pe o listă separată.

Această sarcină ar trebui să fie următorul lucru rezonabil pe care îl puteți face pentru a obține un proiect dat. Fiecare proiect are o astfel de sarcină, deci selectarea acestuia nu ar trebui să fie o problemă. reclamă

Pentru exemplul nostru de fixare a mașinii, următoarea sarcină ar fi alegerea unui mecanic.

Cu toate acestea, nu încercați să selectați mai mult de unul. Știu că pentru unele proiecte s-ar părea că trebuie făcute mai multe sarcini în același timp, dar nu este adevărat. Chiar și atunci când aveți două sarcini pe care le credeți că va trebui să faceți în același timp, veți începe să începeți cu una și apoi să faceți cealaltă. Nu este posibil să faci o sarcină cu mâna stângă și cealaltă cu mâna dreaptă. Alegeți o singură sarcină următoare pentru fiecare proiect.

Lista pe care o creați chiar acum (una care conține doar o singură sarcină din fiecare proiect) se numește lista de sarcini următoare. Numele îl explică destul de bine. Aceasta este lista care conține toate sarcinile de care aveți nevoie pentru a avea grijă de următorul; nimic mai mult.

Selectarea lucrurilor de făcut din lista de sarcini următoare

Lista însăși este încă un set de sarcini diferite, deci trebuie să găsiți o modalitate de a decide care dintre ele ar trebui să faceți mai întâi.

Există patru factori principali care vă pot ajuta să decideți ce să faceți atunci când vă uitați la următoarea listă de sarcini.

1. Contextul dvs..

Suna fantezie, dar ceea ce inseamna de fapt este mediul in care esti in prezent. Unele contexte posibile ar putea fi: la birou, la domiciliu, pe telefonul meu, la mall, si asa mai departe.

Este evident că unele sarcini se pot face numai atunci când sunteți în contextul potrivit. Dacă aveți o slujbă de birou, nu puteți face nici o sarcină legată de locul de muncă dacă nu vă aflați la birou, așa că nici măcar nu vă agitați mintea cu ei când sunteți acasă. reclamă

Acest principiu al contextualului este destul de evident, dar este încă bine să-l ținem în minte pentru a putea ieși din gândirea neproductivă care ne unește uneori de pază.

2. Timpul disponibil.

Sarcinile diferite consumă diferite sume de timp. Dacă aveți doar 30 de minute la dispoziție, nu are rost să începeți să lucrați la noua strategie de marketing pentru compania dvs. ...

Când selectați o sarcină, încercați întotdeauna să anticipați cât de mult timp poate dura și să o comparați cu timpul pe care îl aveți în realitate.

3. Energia disponibilă.

Poate că pur și simplu nu simți că faci o lucrare creativă ... Poate că o lucrare fizică simplă ar fi mai potrivită acum ... ca spălarea mașinii sau ceva.

Acest lucru este bine, nu trebuie să fii la puterea mentală de 100% în permanență. Uneori este bine să folosiți celelalte momente pentru a face alte activități.

4. Priorități. reclamă

Aici începe distracția. Ultimul element în decizia de a face ce urmează.

Practic, sunt sigur că aveți o idee despre ce priorități sunt. Fie ceva important pentru tine în acest moment sau nu.

De exemplu, ieri te-ai simțit bine, dar astăzi te simți rău, așa că mergi la doctor este cea mai mare prioritate, deși ieri nu avea prioritate.

Prioritățile se pot schimba zilnic; asta este normal. Nu înseamnă că ești o persoană neorganizată. Aș spune altfel: dacă aveți aceleași priorități în ultimii 10 ani, poate că este timpul să le gândiți.

Acesta este doar un model simplificat de priorități, și deocamdată o va face. Cu toate acestea, GTD ia mult mai mult ideea de priorități și o transformă în ceva mult mai util. Vom vorbi despre priorități într-unul dintre posturile următoare, dar acum gândiți-vă la ele ca la răspunsul la întrebarea “care este cea mai importantă sarcină pentru mine în acest moment precis?”

Aceasta este în esență atunci când vine vorba de a selecta ce trebuie să faceți în continuare. Doar pentru a recapitula:

1. Creați lista de proiecte.
2. Luați o sarcină din fiecare proiect și puneți-o în lista de sarcini următoare.
3. Alegeți ce să faceți în continuare pe baza contextului, a timpului disponibil, a energiei disponibile și a priorităților (în această ordine).
4. Faceți sarcina.
5. Puneți o altă sarcină din același proiect pe următoarea listă de sarcini.
6. Du-te înapoi la punctul # 3.

O întrebare pentru tine. Considerați că GTD este complex și provocator pentru implementare? Pentru a fi sincer, aceasta a fost prima mea impresie. Dar mă bucur că am ajuns să o pun în aplicare oricum, asta e sigur.

(Creditul foto: Următorul pas prin Shutterstock)